Remarque : Cet article décrit le comportement par défaut d’un système hautement configurable. Votre programme de subventions peut s’afficher ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Help > Request Help pour demander des autorisations supplémentaires.
Le journal d’audit des modèles de courriel suit les modifications apportées à chaque modèle, afin que vous puissiez confirmer rapidement qui a mis à jour un modèle, ce qui a changé et quand cela s’est produit. Utilisez-le pour appuyer la conformité, résoudre des modifications inattendues et comparer des versions historiques d’un modèle. Pour les étapes permettant de modifier le contenu d’un modèle, consultez Modification des modèles de courriel existants.
Cet article porte sur Configuration > Manage Emails dans Grants Advanced, où l’action d’historique s’appelle Review History. Si vous gérez les modèles à partir de Tools > Email Manager, utilisez plutôt Gestion des modèles de courriel. Cette interface utilise Actions > Audit Log.
Le journal d’audit conserve l’historique à partir du moment où la fonctionnalité a été activée, et les entrées ne peuvent pas être supprimées ni modifiées.
Examen du journal d’audit
Chaque modèle de courriel a son propre journal d’audit. Lorsque vous ouvrez un modèle à partir de Manage Emails, la page de détails du modèle affiche le contenu du modèle dans la zone principale et une section More Actions dans le panneau de droite. More Actions n’est pas un onglet. Il s’agit d’une liste de liens dans la barre latérale, à côté d’actions comme Edit Email et Preview.
Review History apparaît dans More Actions lorsque la journalisation d’audit des modèles de courriel est activée pour votre programme.
- Ouvrez Configuration dans le menu de navigation principal et sélectionnez Manage Emails.
- Sélectionnez le nom du modèle de courriel que vous voulez examiner.
- Sélectionnez Review History dans la section More Actions du panneau de droite.
- Examinez la liste des modifications pour ce modèle.
Pour examiner un autre modèle, retournez à Manage Emails et sélectionnez un autre modèle.
Le tableau du journal d’audit affiche une ligne par modification. Chaque ligne comprend les colonnes suivantes :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Date | Moment de la modification (affiché avec une étiquette UTC) |
| User | Qui a effectué la modification |
| Type | Le type de modification (dans Examen des types d’événements du journal d’audit) |
| Details | Un résumé de ce qui a changé. Pour certains types d’événements, un lien Show all changes ouvre le détail complet avant/après. |
Examen des types d’événements du journal d’audit
Les types d’événements courants du journal d’audit comprennent :
| Type d’événement | Signification |
|---|---|
| Email Template Created | Un nouveau modèle a été créé. |
| Email Template Modified | Des champs du modèle ont été mis à jour sur le modèle publié. |
| Email Template Published | Le modèle a été publié. |
| Email Template Version Restored | Une version précédente a été restaurée. |
| Email Template Draft Updated | Une version brouillon a été enregistrée. |
| Email Template Draft Reset | Les modifications du brouillon ont été écartées. |
| Email Template Attachments Updated | Les pièces jointes ont été modifiées. |
| Email Template Configuration Added | Des paramètres d’utilisation ont été ajoutés. |
| Email Template Configuration Deleted | Des paramètres d’utilisation ont été retirés. |
Lorsqu’une version publiée précédente est restaurée et que les champs du modèle changent, le journal enregistre à la fois Email Template Version Restored et Email Template Modified. L’entrée Version Restored affiche un résumé dans Details (par exemple, que le modèle a été restauré à une version précédente). L’entrée Modified enregistre les modifications au niveau des champs sous forme de résumé. Aucune des deux entrées liées à la restauration n’affiche de lien Show all changes.
Examen des modifications détaillées
Show all changes apparaît dans la colonne Details pour les entrées Email Template Published. Pour les autres types d’événements, y compris Email Template Modified, la colonne Details affiche seulement un résumé (par exemple, « Email template edited. »).
Lorsque vous publiez des modifications, le journal peut comprendre à la fois une entrée Email Template Published et une entrée Email Template Modified si les champs du modèle ont changé. Les valeurs avant/après au niveau des champs sont stockées avec l’entrée Email Template Modified. Si vous sélectionnez Show all changes sur une entrée Published, la fenêtre de cet événement publié s’ouvre, et elle peut afficher No changes recorded lorsque les différences au niveau des champs appartiennent plutôt à l’entrée Modified associée.
Lorsque Show all changes est disponible :
- Trouvez l’entrée que vous voulez examiner dans le tableau du journal d’audit.
- Sélectionnez Show all changes dans la colonne Details.
- Examinez la fenêtre Email details audit log.
La fenêtre énumère seulement les champs qui ont changé dans cet événement. Elle n’énumère pas tous les champs du modèle pour chaque entrée.
Pour la plupart des champs modifiés, la fenêtre affiche une valeur Changed from (avant) et une valeur To (après). Les champs qui ne faisaient pas partie de la modification sont omis.
Le champ Body fonctionne différemment lorsqu’il a changé :
- La fenêtre affiche Edited au lieu du texte avant/après sur la même ligne.
- Sélectionnez Show full difference pour développer les versions nouvelle et précédente du corps du courriel.
Si aucune modification au niveau des champs n’est disponible pour une entrée, la fenêtre affiche No changes recorded.
Les champs qui peuvent apparaître lorsqu’ils ont changé comprennent :
- Name et subject
- To, CC et BCC
- Adresses From et reply-to
- Language, types (étiquettes) et library
- Body
Filtrage et recherche des entrées
Utilisez les filtres et la recherche pour restreindre les résultats et trouver les modifications plus rapidement :
- Définissez From Date et To Date pour filtrer par plage de dates.
- Sélectionnez un user dans la liste déroulante.
- Saisissez du texte dans Find / Filter pour rechercher par nom de type d’événement, description ou nom d’utilisateur (par exemple, Published ou Modified).
Vous pouvez aussi :
- Trier les entrées en sélectionnant un en-tête de colonne (ordre croissant ou décroissant).
- Passer d’une page à l’autre à l’aide des contrôles de pagination.
- Ajuster le nombre d’entrées affichées par page.
Exportation des données du journal d’audit
Exportez les journaux d’audit vers Excel pour une analyse hors ligne, des rapports ou l’archivage.
Exportation de toutes les entrées correspondantes
- Appliquez les filtres dont vous avez besoin.
- Sélectionnez Export, puis Export All.
- Le fichier Excel se télécharge automatiquement.
Exportation des entrées sélectionnées
- Cochez les cases des entrées que vous voulez exporter.
- Sélectionnez Export, puis Export Selected.
- Le fichier Excel se télécharge automatiquement.
Le fichier Excel comprend :
- Toutes les colonnes du journal d’audit (date, utilisateur, type d’événement et plus)
- Les modifications détaillées des champs (valeurs avant et après)
- Les horodatages et les renseignements sur l’utilisateur