La zone Gestion des formulaires permet à votre équipe de trouver, modifier, prévisualiser et exporter les formulaires de demande de subvention directement depuis le menu Configuration. Cette capacité en libre-service élimine le besoin de soumettre des demandes de modification à Benevity pour les mises à jour de routine des formulaires, donnant à votre équipe un contrôle plus rapide sur le contenu des formulaires à mesure que votre programme de subventions évolue.
Accéder à la gestion des formulaires
Pour utiliser la Gestion des formulaires, votre compte doit disposer des autorisations requises pour accéder à la fois au menu Configuration et à l'entrée Gestion des formulaires dans ce menu. Si Gestion des formulaires n'apparaît pas sous Configuration, contactez le soutien technique pour demander l'accès.
Une fois vos autorisations en place :
- Sélectionnez Configuration dans la navigation principale.
- Sélectionnez Gestion des formulaires.
La grille de gestion des formulaires s'ouvre, affichant tous les formulaires actuellement associés à au moins un programme.
Parcourir, rechercher et filtrer les formulaires
La grille de gestion des formulaires affiche tous les formulaires associés à au moins un programme actif. Les formulaires qui ne sont assignés à aucun programme, ou qui ont été supprimés ou désactivés, ne sont pas affichés.
La grille comporte trois colonnes :
- Nom du formulaire : le nom d'affichage du formulaire. Sélectionnez le nom pour ouvrir les détails du formulaire.
- ID : l'identifiant unique du formulaire.
- Utilisé dans les modèles : les modèles de soumission utilisant actuellement le formulaire. Les longues listes se replient aux cinq premières entrées, avec un bouton Afficher plus / Afficher moins.
Au-dessus de la grille, vous pouvez :
- Rechercher par mot-clé à l'aide de la barre de recherche. La recherche porte sur le nom du formulaire, l'identifiant du formulaire, le nom du programme et le texte des questions dans chaque formulaire.
- Filtrer par modèle à l'aide de la sélection multiple Utilisé dans les modèles.
- Trier par Nom du formulaire ou ID.
La recherche, le filtrage et le tri peuvent être combinés et sont conservés lors de la pagination. Utilisez les contrôles de pagination en bas de la grille pour ajuster le nombre de lignes affichées (10, 25, 50 ou 100 par page).
Exporter des formulaires
La Gestion des formulaires vous permet d'exporter les détails des questions d'un formulaire sous forme de tableur pour un examen hors ligne ou la conservation des dossiers. Le fichier exporté inclut l'étiquette, les options de réponse et les conditions d'affichage de chaque question.
- Pour exporter tous les formulaires, sélectionnez Exporter - Tous.
- Pour exporter des formulaires spécifiques, sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la grille, puis sélectionnez Exporter - Sélectionnés.
Une notification de confirmation s'affiche lorsque l'exportation se termine avec succès, et le fichier est téléchargé au format xlsx. Une notification d'erreur s'affiche si l'exportation échoue.
Modifier des formulaires
Sélectionnez un nom de formulaire dans la grille pour ouvrir sa page Détails du formulaire. Cette page affiche les pages du formulaire et les questions de chaque page. Un panneau latéral propose trois actions : Aperçu, Propriétés et Historique des modifications.
Lorsqu'un formulaire a une description, elle est affichée sous le nom du formulaire sur la page des détails. Si aucune description n'est définie, le message suivant est affiché à la place : « Cette page vous permet de gérer les détails du formulaire et d'apporter de simples modifications aux questions directement. Si des modifications plus complexes sont nécessaires, veuillez contacter le soutien technique Benevity. »
Vous pouvez modifier le nom du formulaire en ligne sur la page des détails. Pour mettre à jour la description du formulaire, utilisez Propriétés.
Modifier les propriétés du formulaire
- Sélectionnez Propriétés dans le panneau latéral.
- Mettez à jour le nom, la description ou les deux du formulaire.
- Sélectionnez Enregistrer.
Une notification de succès confirme la modification et la page des détails du formulaire se recharge avec les informations mises à jour.
Modifier le titre d'une page
- Sélectionnez la page dont vous souhaitez mettre à jour le titre.
- Sélectionnez le titre de la page pour activer l'éditeur en ligne.
- Entrez le nouveau titre et sélectionnez Enregistrer.
Les détails de la page se rechargent pour refléter le titre mis à jour.
Modifier une question
- Sélectionnez la question que vous souhaitez mettre à jour.
- Mettez à jour les attributs de la question dans l'éditeur. Les champs modifiables varient selon le type de question et peuvent inclure l'étiquette, les options de réponse et les conditions d'affichage. L'identifiant de la question est affiché à côté de l'étiquette afin que vous puissiez distinguer les questions ayant le même texte.
- Sélectionnez Enregistrer.
Après l'enregistrement, la page des détails du formulaire se recharge pour refléter la modification.
Lorsqu'une question est conditionnelle à une autre question, la question parente référencée apparaît sous forme de lien cliquable qui navigue vers cette question parente.
Prévisualiser un formulaire
L'action Aperçu ouvre le formulaire en mode aperçu, affichant les questions telles qu'elles apparaissent aux demandeurs.
- Sélectionnez Aperçu dans le panneau latéral.
- Facultativement, associez l'aperçu à une proposition ou à un organisme spécifique afin que les expressions dynamiques du formulaire soient résolues avec des données réelles.
- Si ni une proposition ni un organisme n'est disponible, sélectionnez Continuer sans proposition ou Continuer sans organisme pour accéder à un aperçu générique.
L'aperçu du formulaire s'ouvre dans une vue distincte.
Consulter l'historique des modifications du formulaire
L'action Historique des modifications ouvre le journal des modifications pour le formulaire, répertoriant les éditions au fil du temps afin que vous puissiez vérifier qui a modifié quoi et quand.
- Sélectionnez Historique des modifications dans le panneau latéral.
- Consultez la liste des modifications. Chaque entrée affiche la description de la modification, la date à laquelle elle a été effectuée et l'utilisateur responsable. Les horodatages sont affichés dans le fuseau horaire local du lecteur.
- Sélectionnez une entrée pour ouvrir ses détails. Chaque type de modification affiche une différence complète avant/après, incluant les modifications de texte, les mises à jour du texte d'aide, les réordinations d'options et les mises à jour des valeurs d'options.
Activer la modification des formulaires en libre-service
La modification des formulaires en libre-service doit être activée pour votre organisation avant que les utilisateurs puissent apporter des modifications dans la Gestion des formulaires. Lorsqu'elle est activée, les utilisateurs disposant des autorisations requises peuvent modifier les propriétés des formulaires, les titres de pages et les questions. Lorsqu'elle est désactivée, les actions de modification sont bloquées.
Pour les clients existants, la modification des formulaires en libre-service est activée par défaut. Si la modification est désactivée pour votre organisation, contactez le soutien technique pour demander son activation.
Comprendre la suspension des modifications
Benevity peut temporairement suspendre la modification des formulaires lorsque votre équipe de soutien interne travaille activement sur une demande de modification que vous avez soumise pour vos formulaires. La suspension des modifications pendant cette période prévient les conflits en empêchant que des modifications simultanées soient apportées à la même zone, afin que le travail en cours soit terminé avec précision avant que vous repreniez vos modifications.
Lorsqu'une suspension est en vigueur, une bannière d'avertissement rouge apparaît en haut de la page des détails du formulaire, et les actions de modification (comme la modification des propriétés, des titres de pages ou des questions) sont désactivées. Les actions en lecture seule telles que l'ouverture de formulaires, la prévisualisation, la consultation de l'historique et l'exportation restent disponibles.
La bannière indique que la modification est temporairement indisponible pendant que le travail est en cours et que l'accès sera rétabli une fois terminé. Si vous avez des questions sur une suspension ou souhaitez vérifier l'état de votre demande, contactez le soutien technique.