L'espace Gérer les formulaires permet à votre équipe de consulter, de modifier, de prévisualiser et d'exporter les formulaires de demande de subvention directement depuis le menu Configuration. Cette capacité en libre-service élimine la nécessité de soumettre des demandes de modification à Benevity pour les mises à jour de routine, ce qui permet à votre équipe d'agir plus rapidement sur le contenu des formulaires à mesure que votre programme de subventions évolue.
Accéder à Gérer les formulaires
Pour utiliser Gérer les formulaires, votre compte doit disposer des autorisations nécessaires pour accéder à la fois au menu Configuration et à l'entrée Gérer les formulaires qui s'y trouve. Si Gérer les formulaires n'apparaît pas sous Configuration, contactez le soutien technique pour demander l'accès.
Une fois vos autorisations en place :
- Sélectionnez Configuration dans la navigation en en-tête.
- Sélectionnez Gérer les formulaires.
La grille Gérer les formulaires s'ouvre et répertorie tous les formulaires actuellement liés à au moins un programme.
Parcourir, rechercher et filtrer les formulaires
La grille Gérer les formulaires affiche tous les formulaires liés à au moins un programme actif. Les formulaires qui ne sont assignés à aucun programme, ou qui ont été supprimés ou désactivés, ne sont pas affichés.
La grille comporte trois colonnes :
- Nom du formulaire : le nom d'affichage du formulaire. Sélectionnez le nom pour ouvrir les détails du formulaire.
- Identifiant : l'identifiant unique du formulaire.
- Utilisé dans les programmes : les programmes utilisant actuellement le formulaire. Les longues listes se réduisent aux cinq premiers éléments, avec un bouton bascule Afficher plus / Afficher moins.
Au-dessus de la grille, vous pouvez :
- Faire une recherche par mot-clé dans la barre de recherche. La recherche porte sur le nom du formulaire, l'identifiant du formulaire et le nom du programme.
- Filtrer par programme à l'aide du filtre à sélection multiple Utilisé dans les programmes.
- Trier par Nom du formulaire ou Identifiant.
La recherche, le filtrage et le tri peuvent être combinés et sont conservés lors de la pagination. Utilisez les contrôles de pagination en bas de la grille pour régler le nombre de lignes affichées (10, 25, 50 ou 100 par page).
Exporter les formulaires
Gérer les formulaires vous permet d'exporter les détails des questions d'un formulaire sous forme de tableau pour une révision hors ligne ou la tenue de dossiers. Le fichier exporté comprend l'étiquette de chaque question, les options de réponse et les conditions d'affichage.
- Pour exporter tous les formulaires, sélectionnez Exporter – Tout.
- Pour exporter des formulaires spécifiques, sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la grille, puis sélectionnez Exporter – Sélection.
Une notification de confirmation s'affiche lorsque l'exportation se termine avec succès, et le fichier se télécharge au format xlsx. Un message d'erreur s'affiche si l'exportation échoue.
Modifier les formulaires
Sélectionnez un nom de formulaire dans la grille pour ouvrir sa page Détails du formulaire. Cette page affiche les pages du formulaire et les questions sur chaque page. Un panneau latéral propose trois actions : Prévisualiser, Propriétés et Consulter l'historique.
Modifier les propriétés d'un formulaire
- Sélectionnez Propriétés dans le panneau latéral.
- Mettez à jour le nom du formulaire, la description ou les deux.
- Sélectionnez Enregistrer.
Après l'enregistrement, la page des détails du formulaire se recharge avec les informations mises à jour.
Modifier le titre d'une page
- Sélectionnez la page dont vous souhaitez mettre à jour le titre.
- Sélectionnez le titre de la page pour activer l'éditeur en ligne.
- Saisissez le nouveau titre et sélectionnez Enregistrer.
Les détails de la page sont actualisés pour refléter le titre mis à jour.
Modifier une question
- Sélectionnez la question que vous souhaitez mettre à jour.
- Modifiez les attributs de la question dans l'éditeur. Les champs modifiables varient selon le type de question et peuvent inclure l'étiquette, les options de réponse et les conditions d'affichage.
- Sélectionnez Enregistrer.
Après l'enregistrement, la page des détails du formulaire se recharge pour refléter la modification.
Prévisualiser un formulaire
L'action Prévisualiser ouvre le formulaire en mode prévisualisation, affichant les questions telles qu'elles apparaissent aux demandeurs.
- Sélectionnez Prévisualiser dans le panneau latéral.
- Associez éventuellement la prévisualisation à une proposition ou à une organisation spécifique afin que les expressions dynamiques du formulaire se résolvent avec des données réelles.
- Si aucune proposition ni organisation n'est disponible, sélectionnez Continuer sans proposition ou Continuer sans organisation pour poursuivre avec une prévisualisation générique.
La prévisualisation du formulaire s'ouvre dans une vue distincte.
Consulter l'historique des modifications d'un formulaire
L'action Consulter l'historique ouvre le journal des modifications du formulaire, répertoriant les modifications dans le temps pour vous permettre de vérifier qui a modifié quoi et quand.
- Sélectionnez Consulter l'historique dans le panneau latéral.
- Consultez la liste des modifications. Chaque entrée indique la description de la modification, la date à laquelle elle a été effectuée et l'utilisateur responsable.
Comprendre la suspension de la modification
Benevity peut temporairement suspendre la modification des formulaires lorsque votre équipe de soutien interne travaille activement sur une demande de modification que vous avez soumise pour vos formulaires. La suspension de la modification pendant cette période évite que des modifications concurrentes soient apportées au même espace simultanément, garantissant ainsi que le travail en cours est accompli avec précision avant que vous repreniez vos modifications.
Lorsqu'une suspension est en vigueur, une bannière d'avertissement s'affiche en haut de la page des détails du formulaire et les actions de modification (comme la modification des propriétés, des titres de page ou des questions) sont désactivées. Les actions en lecture seule comme l'ouverture des formulaires, la prévisualisation, la consultation de l'historique et l'exportation restent disponibles.
La bannière indique que la modification est temporairement indisponible pendant que des travaux sont en cours et que l'accès sera rétabli une fois terminé. Si vous avez des questions sur une suspension ou souhaitez vérifier le statut de votre demande, contactez votre équipe de soutien Benevity.