Utiliser le tableau de bord des distributions

Le tableau de bord des distributions offre à votre équipe un espace de travail consolidé pour examiner les distributions de paiements par catégorie budgétaire dans Versaic Grants Advanced. Il partage la même navigation, les mêmes modèles de filtrage et d'exportation que les tableaux de bord Paiements et Prévisions, ce qui vous offre une expérience cohérente dans l'ensemble de la section Budgets et paiements.

Naviguer dans le tableau de bord des distributions

1. Sélectionnez Budgets et paiements dans la navigation principale.
2. Sélectionnez l'onglet Distributions.
3. Sélectionnez une catégorie budgétaire en haut de la page. Le tableau de bord charge les distributions et les totaux sommaires pour cette catégorie.
4. Utilisez l'arborescence des groupes de budget dans la barre latérale gauche pour affiner les résultats :
   • Développez ou réduisez les groupes à l'aide des commandes en chevron.
   • Sélectionnez un ou plusieurs groupes de budget pour filtrer la grille et le sommaire.
   • Sélectionnez Tous les groupes de budget pour revenir à l'étendue complète de la catégorie.
5. Passez d'un tableau de bord connexe à l'autre à l'aide des onglets en haut de la section Budgets et paiements :
   • Paiements pour les enregistrements de paiement parents.
   • Prévisions pour les allocations prévues.
   • Budgets pour la gestion des budgets. Si le tableau de bord Budgets n'a pas encore été activé pour votre locataire, la sélection de cet onglet ouvre l'ancienne mise en page des budgets dans un nouvel onglet de navigateur.

La zone de contenu principale contient le sommaire des distributions, les filtres, les actions d'exportation et la grille des distributions.

Comprendre le sommaire des distributions

La section sommaire en haut du tableau de bord agrège les totaux de distribution pour votre catégorie budgétaire actuelle, votre sélection de groupe de budget et les filtres appliqués.

Lorsqu'il est réduit, le sommaire met en évidence trois chiffres principaux :

• Montant total : Valeur combinée des distributions dans la portée actuelle.
• Payé : Valeur totale des distributions ayant un statut payé.
• En cours : Valeur combinée des distributions toujours en traitement dans le flux de travail.

Développez le sommaire pour consulter d'autres regroupements :

• En cours, statuts tels que Brouillon, Préapprouvé, Prévu et En traitement.
• Ajustements, statuts tels que Échec, Annulé et Remboursement.

Les groupes de statut ayant un total nul pour l'ensemble de filtres actuel sont masqués afin que vous puissiez vous concentrer sur les montants significatifs. Les totaux du sommaire se mettent à jour automatiquement lorsque vous changez la catégorie budgétaire, la sélection de groupe de budget ou les filtres.

Pour les catégories budgétaires en nature, le sommaire peut inclure les quantités d'articles en plus des totaux monétaires (par exemple, montant et nombre d'articles). L'étiquette Date d'échéance devient Date d'expiration pour les catégories en nature.

Filtrer les distributions

Le panneau de filtres est réductible. Sélectionnez Afficher plus de filtres pour le développer, ou réduisez-le pour ne garder visibles que les puces de filtre actives dans la bande de mini-sommaire.

Filtres de statut et de paiement

1. Développez le panneau de filtres.
2. Définissez l'un des filtres à sélection multiple suivants :
   • Statut du paiement
   • Type de paiement
   • Mode de paiement
   • Statut d'intégration (uniquement lorsque la catégorie budgétaire sélectionnée prend en charge les intégrations)
   • Devise (uniquement lorsque le multidevises est activé et que la catégorie utilise plus d'une devise)
   • Exercice financier
3. Sélectionnez Sélectionner des codes de paiement pour ouvrir le sélecteur de codes de paiement, puis choisissez un ou plusieurs codes regroupés par catégorie.
4. Sélectionnez Appliquer les filtres.

Filtres de date

1. Saisissez des plages pour l'un des éléments suivants dans la section Filtres de date :
   • Date de création
   • Date de paiement
   • Date d'échéance (appelée Date d'expiration pour les catégories en nature)
2. Corrigez les messages de validation si une date De est postérieure à une date À. Appliquer les filtres reste désactivé jusqu'à ce que les plages de dates soient valides.
3. Sélectionnez Appliquer les filtres.

Les dimensions de filtre appliquées apparaissent sous forme de puces amovibles au-dessus de la grille. Sélectionnez la commande de suppression sur une puce pour effacer cette dimension sans réinitialiser l'ensemble de vos filtres. Sélectionnez Effacer les filtres pour réinitialiser toutes les valeurs de filtre.

Vos choix de filtre sont enregistrés par catégorie budgétaire et restaurés la prochaine fois que vous ouvrez le tableau de bord des distributions pour cette catégorie.

Examiner les distributions dans la grille

La grille des distributions liste les lignes de distribution individuelles correspondant à votre portée et vos filtres actuels.

Colonnes par défaut

La grille peut afficher des colonnes dans les groupes suivants :

• Détails : Budget, Proposition, Paiement, ID de paiement, Statut, Numéro de document de paiement, Type de paiement
• Dates : Date de création, Date d'échéance (ou Date d'expiration), Date de paiement
• Montants : Montant du paiement, Montant de la distribution
• Autre : Quantité (catégories en nature)

Sélectionnez les en-têtes de colonne pour trier, lorsque le tri est pris en charge. Utilisez les commandes de pagination pour changer de page ou ajuster le nombre de lignes affichées par page.

Trouver des enregistrements précis

1. Saisissez du texte dans la zone de recherche Rechercher / Filtrer au-dessus de la grille.
2. Appuyez sur Entrée ou soumettez la recherche pour actualiser les résultats.

La recherche rapide fonctionne en complément des filtres structurés. Utilisez les filtres pour des critères précis et la recherche rapide pour des recherches en texte libre dans les valeurs de la grille.

Sélectionner des lignes

1. Sélectionnez la case à cocher sur une ou plusieurs lignes pour les inclure dans une action en lot.
2. Consultez le nombre de lignes sélectionnées affiché au-dessus de la grille.
3. Sélectionnez Effacer la sélection pour désélectionner toutes les lignes.

La sélection de lignes s'efface automatiquement lorsque vous appliquez de nouveaux filtres.

Sélectionnez les valeurs liées dans la grille pour ouvrir les enregistrements connexes :

• Budget et Proposition s'ouvrent dans un nouvel onglet de navigateur lorsqu'un lien est disponible.
• Paiement ouvre l'enregistrement de paiement parent lorsque l'accès à la boîte aux lettres le permet.

Exporter les données de distribution

Les distributions s'exportent selon les modèles d'exportation configurés par votre organisation, en utilisant le même modèle d'exportation gouverné que le tableau de bord Paiements.

1. Appliquez les filtres ou sélections de lignes que vous souhaitez voir reflétés dans l'exportation.
2. Sélectionnez Exporter au-dessus de la grille.
3. Choisissez l'une des options suivantes :
   • Tout (avec le compte) : Exporte chaque ligne de distribution dans la portée filtrée actuelle.
   • Sélectionné (avec le compte) : Exporte uniquement les lignes que vous avez sélectionnées. Cette option est désactivée lorsqu'aucune ligne n'est sélectionnée.
   • Voir les résultats : Ouvre la page des résultats d'exportation pour vérifier les tâches d'exportation récentes.
4. Sélectionnez un modèle d'exportation dans le sous-menu lorsque vous y êtes invité.

Un modèle Rapport de distributions est fourni par défaut pour tous les locataires Grants Advanced. Votre organisation peut également avoir des modèles d'exportation personnalisés disponibles dans le sous-menu.

Les exportations génèrent des fichiers Excel. Les tâches volumineuses peuvent être mises en file d'attente en arrière-plan et apparaître sur la page des résultats d'exportation lorsqu'elles sont prêtes. Les tâches plus petites peuvent se télécharger directement dans votre navigateur.

Si vous choisissez une exportation Sélectionné sans lignes sélectionnées, l'option d'exportation reste désactivée.

Gérer les préférences de colonnes et de tableau de bord

Gérer les colonnes

1. Sélectionnez Gérer les colonnes au-dessus de la grille.
2. Ajoutez, retirez ou réorganisez les colonnes dans la boîte de dialogue.
3. Sélectionnez Appliquer pour enregistrer votre mise en page, ou réinitialisez à l'ensemble de colonnes par défaut.
4. Redimensionnez les colonnes directement dans la grille en faisant glisser les bordures de colonne. Les préférences de largeur et d'ordre sont enregistrées par catégorie budgétaire.

État du sommaire et du panneau de filtres

• Développez ou réduisez le sommaire des distributions. Votre préférence est enregistrée par catégorie budgétaire.
• Développez ou réduisez le panneau de filtres. L'état réduit est également enregistré par catégorie budgétaire.

Les préférences de colonnes, de tri, de taille de page, de filtre et de recherche rapide sont enregistrées par utilisateur et limitées à la catégorie budgétaire active.