Le tableau de bord des prévisions est une interface modernisée pour gérer les allocations budgétaires prévisionnelles dans Versaic. Il offre une vue consolidée de toutes les prévisions entre les groupes de budget, avec des totaux récapitulatifs, des filtres flexibles et des outils pour créer, modifier, exporter et supprimer des prévisions.
Naviguer dans le tableau de bord des prévisions
- Sélectionnez Budgets et paiements dans la navigation principale.
- Sélectionnez l'onglet Prévisions dans le contexte de la catégorie de budget.
Le tableau de bord s'ouvre avec une disposition à deux panneaux :
- Barre latérale gauche : Un arbre hiérarchique des groupes de budget. Développez et réduisez les groupes à l'aide des icônes en chevron, et utilisez les cases à cocher pour filtrer le tableau de bord selon un ou plusieurs groupes de budget. La sélection de Tous les groupes de budget revient à la vue complète du programme.
- Zone de contenu principal : Contient la section récapitulative, les filtres, la barre d'actions principale et la grille de prévisions.
Comprendre la section récapitulative
La section récapitulative en haut du tableau de bord affiche les totaux pour la portée actuelle :
- Montant total prévu : La valeur prévisionnelle combinée de toutes les prévisions dans la portée.
- Montant total restant : La valeur restante combinée après déduction des paiements effectués sur les prévisions.
- Nombre total de prévisions : Le nombre de prévisions actuellement dans la portée.
Ces totaux se mettent à jour automatiquement lorsque vous changez le groupe de budget actif ou appliquez des filtres.
Filtrer les prévisions
Le panneau de filtres est réductible. Sélectionnez Afficher plus de filtres pour le développer, ou réduisez-le pour ne garder visibles que les puces de filtres actifs.
Les filtres développés comprennent :
- Statut : Filtrer par Disponible ou Distribué.
- Devise : Filtrer par code de devise. Ce filtre n'apparaît que dans les programmes où la multidevise est activée et plus d'une devise est utilisée.
- Date de paiement prévue : Filtrer par plage de dates (de et à).
Sélectionnez Appliquer les filtres pour actualiser la grille avec vos sélections, ou Effacer les filtres pour réinitialiser toutes les valeurs de filtre.
Créer une prévision
Utilisez le bouton Créer une prévision dans la barre d'actions principale pour réserver un montant prévisionnel sur un budget pour une date de paiement future.
- Accédez à Budgets et paiements > Prévisions.
- Sélectionnez Créer une prévision dans la barre d'actions principale.
- Dans l'étape Sélectionner un budget, filtrez la liste par groupe de budget, nom de budget ou exercice financier selon les besoins.
- Sélectionnez l'enregistrement budgétaire à utiliser pour cette prévision, puis sélectionnez Sélectionner pour continuer.
- Complétez les détails de la prévision :
- Prévu pour : Sélectionnez un organisme spécifique, ou choisissez Ne pas allouer pour laisser la prévision non allouée.
- Détails : Saisissez une description ou un contexte facultatif pour la prévision.
- Montant prévu : Saisissez le montant à réserver. Ce montant doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser le montant disponible du budget. Vous pouvez modifier cette valeur ultérieurement.
- Date de paiement prévue : Saisissez une date approximative entre aujourd'hui et la date de fin du budget. Vous pouvez modifier cette valeur ultérieurement.
- Sélectionnez Créer une prévision.
La prévision est créée et apparaît dans la grille. Si vous avez alloué la prévision à un organisme, le système vous informera lorsqu'un paiement sera créé pour une proposition liée à cet organisme, vous donnant la possibilité de puiser dans la prévision à ce moment-là.
Remarque : Le bouton Créer une prévision n'est disponible qu'aux utilisateurs disposant du droit d'accès Forecast.Manage. Si le bouton n'apparaît pas, contactez votre administrateur de programme.
Consulter et modifier les détails d'une prévision
Ouvrir une prévision
Dans la grille de prévisions, sélectionnez le menu à trois points sur n'importe quelle ligne et choisissez Ouvrir, ou sélectionnez directement le lien de l'identifiant de prévision s'il apparaît comme colonne.
La page de détails de la prévision s'ouvre avec :
- En-tête : L'identifiant de la prévision et la description facultative, avec un badge de statut lorsque la prévision a un statut attribué.
- Carte d'aperçu : Un résumé du budget lié (avec un lien vers l'enregistrement budgétaire), le montant total prévu et le montant total restant.
- Section Détails : L'enregistrement complet de la prévision, incluant Prévu pour (l'organisme lié ou « Non alloué »), Détails, Montant prévu et Date de paiement prévue.
- Section Distributions : Lorsqu'activée pour votre programme, cette section répertorie toutes les distributions de paiement liées à la prévision. Vous pouvez filtrer, sélectionner des lignes et exporter des distributions depuis cette section.
- Barre latérale : Actions contextuelles pour modifier et supprimer la prévision.
Modifier une prévision
La modification des prévisions requiert le droit d'accès Forecast.Manage.
- Ouvrez la page de détails de la prévision (voir « Ouvrir une prévision » ci-dessus).
- Sélectionnez Modifier la prévision dans la barre latérale droite.
- Mettez à jour les champs selon les besoins. Le champ Prévu pour ne peut être réalloué que si tous les paiements liés pointent vers le même organisme. Si des paiements sont liés à plusieurs organismes différents, le champ est verrouillé.
- Sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Remarque : Les prévisions avec un statut Distribué ne peuvent pas être modifiées. Une prévision est automatiquement définie comme Distribuée lorsque la totalité de son montant prévu a été dépensée. Si le bouton Modifier la prévision est indisponible, la prévision a déjà été entièrement distribuée.
Supprimer une prévision
La suppression des prévisions requiert le droit d'accès Forecast.Delete.
- Ouvrez la page de détails de la prévision.
- Sélectionnez Supprimer sous Plus d'actions dans la barre latérale droite.
- Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité. Cette action est irréversible et la prévision ne peut pas être récupérée.
Vous pouvez également supprimer une prévision directement depuis la grille du tableau de bord à l'aide du menu à trois points sur la ligne de prévision.
Remarque : Les prévisions auxquelles des paiements sont liés ne peuvent pas être supprimées.
Exporter les prévisions et gérer les colonnes
Exporter les prévisions
Le menu Exporter dans la barre d'actions principale offre les options suivantes :
- Tout (avec nombre) : Exporte toutes les lignes de prévision dans la portée filtrée actuelle.
- Sélectionné (avec nombre) : Exporte uniquement les lignes que vous avez sélectionnées dans la grille. Cette option est désactivée si aucune ligne n'est sélectionnée.
- Afficher les résultats : Ouvre la page des résultats d'exportation pour vérifier le statut des travaux d'exportation récents.
Les prévisions sont exportées sous forme de fichiers Excel. Pour les exportations volumineuses, le système met le travail en file d'attente et vous redirige vers la page des résultats d'exportation lorsqu'il est prêt. Pour les exportations plus petites, le fichier se télécharge directement.
Si aucune ligne n'est sélectionnée lorsque vous choisissez Sélectionné, un message s'affiche indiquant qu'aucun élément n'est sélectionné.
Gérer les colonnes
Sélectionnez Gérer les colonnes dans la barre d'actions principale pour ouvrir le panneau de configuration des colonnes. Depuis ici, vous pouvez :
- Ajouter ou supprimer des colonnes de la grille.
- Réorganiser les colonnes actives.
- Réinitialiser la disposition à l'ensemble de colonnes par défaut.
- Sélectionnez Appliquer pour enregistrer vos modifications.
Les préférences de colonnes sont enregistrées par utilisateur et persistent entre les sessions.
Utiliser la recherche rapide
Le champ Rechercher / Filtrer dans la barre d'actions principale permet une recherche textuelle rapide dans la liste des prévisions. Saisissez du texte pour affiner les résultats en faisant correspondre les champs suivants : Identifiant, Prévu pour, Détails, Budget, Statut, Montant prévu, Montant restant et Date de paiement prévue.
La recherche rapide fonctionne conjointement avec le panneau de filtres. Utilisez les filtres pour les critères structurés et la recherche rapide pour les recherches textuelles libres.