Le tableau de bord des prévisions est une interface modernisée pour gérer les allocations budgétaires prévues dans Versaic. Il offre une vue consolidée de toutes les prévisions dans les groupes de budget, avec des totaux récapitulatifs, un filtrage flexible et des outils pour créer, modifier, exporter et supprimer des prévisions.
Naviguer dans le tableau de bord des prévisions
- Sélectionnez Budgets et paiements dans la navigation principale.
- Sélectionnez l'onglet Prévisions dans le contexte de la catégorie de budget.
Le tableau de bord s'ouvre avec une disposition à deux panneaux :
- Panneau latéral gauche : un arbre hiérarchique de groupes de budget. Développez et réduisez les groupes à l'aide des icônes chevron, et utilisez les cases à cocher pour filtrer le tableau de bord sur un ou plusieurs groupes de budget. Sélectionnez Tous les groupes de budget pour revenir à la vue complète du programme.
- Zone de contenu principale : contient la section récapitulative, les filtres, la barre d'actions principale et la grille de prévisions.
Comprendre la section récapitulative
La section récapitulative en haut du tableau de bord affiche les totaux pour la portée actuelle :
- Montant total prévu : la valeur prévue combinée de toutes les prévisions dans la portée.
- Montant total restant : la valeur restante combinée après déduction des paiements effectués sur les prévisions.
- Nombre total de prévisions : le nombre de prévisions actuellement dans la portée.
Ces totaux se mettent à jour automatiquement lorsque vous changez le groupe de budget actif ou appliquez des filtres.
Filtrer les prévisions
Le panneau de filtres est rétractable. Sélectionnez Afficher plus de filtres pour le développer, ou réduisez-le pour ne garder visibles que les filtres actifs.
Les filtres étendus incluent :
- Statut : filtrez par Disponible ou Distribué.
- Devise : filtrez par code de devise. Ce filtre n'apparaît que dans les programmes où la multi-devise est activée et où plus d'une devise est utilisée.
- Date de paiement prévue : filtrez par plage de dates (de et à).
Sélectionnez Appliquer les filtres pour actualiser la grille avec vos sélections, ou Effacer les filtres pour réinitialiser toutes les valeurs de filtre.
Créer une prévision
Utilisez le bouton Créer une prévision dans la barre d'actions principale pour réserver un montant prévu sur un budget pour une date de paiement future.
- Accédez à Budgets et paiements > Prévisions.
- Sélectionnez Créer une prévision dans la barre d'actions principale.
- Dans l'étape Sélectionner un budget, filtrez la liste par groupe de budget, nom de budget ou exercice fiscal au besoin.
- Sélectionnez le dossier de budget à utiliser pour cette prévision, puis sélectionnez Sélectionner pour continuer.
- Remplissez les détails de la prévision :
- Prévue pour : sélectionnez une organisation spécifique, ou choisissez Ne pas allouer pour laisser la prévision non allouée. Si vous assignez une organisation lors de la création, ce choix est définitivement verrouillé et ne peut pas être modifié ultérieurement, même si aucun paiement n'est lié. Si vous choisissez Ne pas allouer, vous pourrez peut-être assigner une organisation lors de la modification de la prévision.
- Détails : entrez une description ou un contexte facultatif pour la prévision.
- Montant prévu : entrez le montant à réserver. Ce montant doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser le montant du budget disponible. Vous pouvez modifier cette valeur ultérieurement.
- Date de paiement prévue : entrez une date approximative entre aujourd'hui et la date de fin du budget. Vous pouvez modifier cette valeur ultérieurement.
- Sélectionnez Créer une prévision.
La prévision est créée et apparaît dans la grille. Si vous avez alloué la prévision à une organisation, le système vous notifiera lorsqu'un paiement est créé pour une proposition liée à cette organisation, vous donnant la possibilité de prélever sur la prévision à ce moment.
Remarque : Le bouton Créer une prévision n'est disponible qu'aux utilisateurs ayant le droit d'accès Forecast.Manage. Si le bouton n'apparaît pas, contactez votre administrateur de programme.
Afficher et modifier les détails d'une prévision
Ouvrir une prévision
Depuis la grille de prévisions, sélectionnez le menu à trois points sur n'importe quelle ligne et choisissez Ouvrir, ou sélectionnez directement le lien de l'identifiant de prévision s'il apparaît en tant que colonne.
La page de détail de la prévision s'ouvre avec :
- En-tête : l'identifiant de la prévision et la description facultative, avec un badge de statut lorsque la prévision a un statut assigné.
- Carte d'aperçu : un résumé du budget lié (avec un lien vers le dossier de budget), le montant total prévu et le montant total restant.
- Section Détails : le dossier de prévision complet, incluant Prévue pour (l'organisation liée ou « Non allouée »), Détails, Montant prévu et Date de paiement prévue.
- Section Distributions : lorsqu'elle est activée pour votre programme, cette section répertorie toutes les distributions de paiement liées à la prévision. Vous pouvez filtrer, sélectionner des lignes et exporter des distributions depuis cette section.
- Panneau latéral : actions contextuelles pour modifier et supprimer la prévision.
Modifier une prévision
La modification des prévisions nécessite le droit d'accès Forecast.Manage.
- Ouvrez la page de détail de la prévision (voir « Ouvrir une prévision » ci-dessus).
- Sélectionnez Modifier la prévision dans le panneau latéral droit.
- Mettez à jour les champs selon les besoins. Les modifications apportées à Prévue pour suivent ces règles :
- Si une organisation a été assignée lors de la création, Prévue pour est définitivement verrouillé et ne peut pas être modifié.
- Si la prévision a été créée avec Ne pas allouer, vous pouvez assigner une organisation, mais uniquement lorsque tous les paiements liés appartiennent à la même organisation.
- Si des paiements sont liés à plusieurs organisations différentes, Prévue pour est verrouillé et un message informatif apparaît dans le formulaire de modification.
- Sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Remarque : Les prévisions avec un statut Distribué ne peuvent pas être modifiées. Une prévision est automatiquement réglée sur Distribué lorsque son montant prévu total a été dépensé. Si le bouton Modifier la prévision est indisponible, la prévision a déjà été entièrement distribuée.
Supprimer une prévision
La suppression des prévisions nécessite le droit d'accès Forecast.Delete.
- Ouvrez la page de détail de la prévision.
- Sélectionnez Supprimer sous Plus d'actions dans le panneau latéral droit.
- Confirmez la suppression lorsqu'on vous le demande. Cette action est irréversible et la prévision ne peut pas être récupérée.
Vous pouvez également supprimer une prévision directement depuis la grille du tableau de bord en utilisant le menu à trois points sur la ligne de la prévision.
Remarque : Les prévisions auxquelles des paiements sont liés ne peuvent pas être supprimées.
Exporter des prévisions et gérer les colonnes
Exporter des prévisions
Le menu Exporter dans la barre d'actions principale offre les options suivantes :
- Tous (avec le nombre) : exporte toutes les lignes de prévision dans la portée filtrée actuelle.
- Sélectionnés (avec le nombre) : exporte uniquement les lignes que vous avez sélectionnées dans la grille. Cette option est désactivée si aucune ligne n'est sélectionnée.
- Afficher les résultats : ouvre la page des résultats d'exportation pour vérifier l'état des tâches d'exportation récentes.
Les prévisions sont exportées sous forme de fichiers Excel. Pour les grandes exportations, le système met la tâche en file d'attente et vous redirige vers la page des résultats d'exportation lorsqu'elle est prête. Pour les petites exportations, le fichier se télécharge directement.
Si aucune ligne n'est sélectionnée lorsque vous choisissez Sélectionnés, un message indique qu'aucun élément n'est sélectionné.
Gérer les colonnes
Sélectionnez Gérer les colonnes dans la barre d'actions principale pour ouvrir le panneau de configuration des colonnes. Vous pouvez :
- Ajouter ou supprimer des colonnes de la grille.
- Réordonner les colonnes actives.
- Réinitialiser la disposition à l'ensemble de colonnes par défaut.
- Sélectionnez Appliquer pour enregistrer vos modifications.
Les préférences de colonnes sont enregistrées par utilisateur et persistent d'une session à l'autre.
Utiliser la recherche rapide
Le champ Rechercher / Filtrer dans la barre d'actions principale offre une recherche textuelle rapide dans la liste des prévisions. Entrez n'importe quel texte pour affiner les résultats en faisant correspondre les champs suivants : identifiant, Prévue pour, Détails, Budget, Statut, Montant prévu, Montant restant et Date de paiement prévue.
La recherche rapide fonctionne conjointement avec le panneau de filtres. Utilisez les filtres pour les critères structurés et la recherche rapide pour les recherches à texte libre.