Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Les paiements sont ajoutés aux propositions conformément à votre processus interne. Vous pouvez créer des paiements et les répartir en une ou plusieurs distributions allouées aux budgets. Les paiements peuvent être gérés via différents statuts, notamment Brouillon, Préapprouvé, Planifié, En cours de traitement et Payé. D'autres statuts personnalisés sont également disponibles.
Des modèles de paiement et de distribution sont configurés pour simplifier et rationaliser le processus de paiement et sont disponibles selon la boîte aux lettres de proposition. Ils fournissent des champs par défaut aux utilisateurs et contrôlent quels budgets peuvent être utilisés.
Il n'y a pas de limite au nombre de paiements créés dans une proposition ou au nombre de distributions dans un paiement. Le montant total de tous les paiements ne doit pas dépasser le montant recommandé ou approuvé.
Créer un paiement
Généralement, un seul paiement est créé pour chaque proposition. Vous pourriez créer plusieurs paiements s'ils ont des dates d'échéance différentes, comme cela peut être le cas dans un accord de subvention pluriannuel.
Pour créer un paiement pour une proposition :
- Trouvez et ouvrez la proposition à laquelle vous souhaitez ajouter un paiement.
- Sélectionnez l'onglet Paiements situé sous les détails de la proposition.
- Sélectionnez Créer un paiement. Le formulaire de paiement s'ouvre dans un nouvel onglet.
- Choisissez un Mode de paiement. Si vous avez activé Benevity comme mode de paiement, vous pouvez sélectionner cette méthode ou envoyer via votre service de comptes créditeurs interne (manuel).
Avantages de subvention
Pour les paiements via Benevity, spécifiez si vous ou votre entreprise recevez un avantage pour le paiement. Les Avantages de subvention ne peuvent pas être identifiés pour les paiements via les comptes créditeurs (manuel).
Un avantage est un cadeau d'une valeur supérieure à quelques dollars, comme des billets d'événements, des repas, des vêtements ou des opportunités de marketing, reçu en échange d'une subvention.
Si vous choisissez Non, je déclare ne pas recevoir d'avantage, la plateforme déterminera si le paiement est admissible à des avantages fiscaux et le dirigera vers le bon partenaire fondation. Par exemple, si une subvention est faite en USD à un OSBL américain et que vous choisissez « Non, je n'ai pas reçu d'avantage », les fonds sont envoyés via AOGF. Si la subvention est destinée à un OSBL australien, les fonds sont envoyés via UKOGF.
Si vous sélectionnez Oui, je reçois un avantage, le paiement est achiminé via Global Online Giving Organization, Inc (GOGO). Si vous ne pouvez pas sélectionner cette option, contactez votre gestionnaire du succès client pour activer GOGO.
Détails du paiement
Saisissez les autres détails du paiement :
- Type de paiement : options personnalisées pour le type de paiement.
- Date d'échéance : la date à laquelle le paiement est dû.
- Description : contexte supplémentaire pour le paiement.
Créer une distribution
Au moins une distribution doit être créée pour un paiement.
Pour créer une distribution avec un budget connu :
- Sélectionnez Créer une distribution en bas du formulaire de paiement.
- Filtrez et choisissez un modèle de distribution et sélectionnez Sélectionner.
- Saisissez ou vérifiez les détails de la distribution. Certains détails sont copiés du modèle :
- Montant
- Code d'entreprise
- Centre de coûts
- Compte GL
Généralement, une seule distribution est créée pour chaque paiement, cependant, plusieurs distributions sont créées pour répartir les montants sur plusieurs budgets ou codes budgétaires. Sélectionnez Créer une distribution pour ajouter une autre entrée.
Montants en brouillon
Si vous n'êtes pas prêt à créer une distribution détaillée, vous pouvez ajouter un montant en brouillon.
Pour ajouter un montant en brouillon sans budget connu :
- Sélectionnez Définir un montant en brouillon en bas du formulaire.
- Saisissez un montant.
Le montant en brouillon est maintenant ajouté au paiement. Lorsque vous êtes prêt à procéder avec le paiement en brouillon, sélectionnez Attribuer au budget pour choisir un modèle de distribution et un budget.
Finaliser le paiement
Lorsque tous les détails du paiement et de la distribution sont confirmés, sélectionnez Créer un paiement pour les ajouter à la proposition.