Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Vous pouvez spécifier des budgets dans Community Investment Enterprise qui peuvent s'appliquer à une boîte aux lettres, un gabarit de proposition et une devise spécifiques. Lorsqu'un paiement est ajouté à une proposition, vous pouvez ajouter une ou plusieurs distributions pour fractionner les montants et spécifier le budget sur lequel un montant est imputé. Pour les rapports sur les budgets et leurs paiements en temps réel, vous ne pouvez voir que les détails des boîtes aux lettres auxquelles vous avez accès.
Autorisations
Les autorisations suivantes permettent aux utilisateurs d'interagir avec les budgets :
- Gestion du budget : L'utilisateur peut créer de nouveaux budgets ou supprimer des budgets existants (seuls les budgets sans paiements peuvent être supprimés).
- Modification du budget : L'utilisateur peut modifier des budgets existants.
- Verrouillage du budget : L'utilisateur peut verrouiller des budgets pour éviter qu'ils ne soient modifiés.
Un utilisateur disposant de l'une des autorisations ci-dessus ne peut gérer que les budgets des boîtes aux lettres auxquelles il a accès. Pour mettre à jour les autorisations, contactez votre Gestionnaire du succès client ou votre administrateur.
Gabarits de budget
Les gabarits de budget spécifient les configurations courantes de vos budgets de programme et sont créés par Benevity en partenariat avec vos administrateurs. Lors de la création d'un nouveau budget, la première étape consiste à sélectionner un gabarit de budget avec des paramètres préconfigurés. Plusieurs budgets peuvent être créés à partir d'un seul gabarit.
Si vous souhaitez en savoir plus sur vos gabarits ou y apporter des modifications, contactez votre Gestionnaire du succès client.
Créer un budget — ajout ou copie
Pour créer un nouveau budget à partir d'un gabarit :
- Accédez à Budgets et paiements dans la barre de navigation principale.
- Sélectionnez Budgets pour afficher un résumé des budgets.
- Sélectionnez Ajouter un budget au-dessus du tableau des budgets.
- Choisissez l'exercice financier pour lequel vous souhaitez créer un budget et sélectionnez un ou plusieurs gabarits de budget. Chaque gabarit sélectionné crée un budget pour l'année sélectionnée.
- Sélectionnez Créer pour ajouter le ou les nouveaux budgets.
Pour copier un budget existant avec des détails modifiés :
- Accédez à Budgets et paiements dans la barre de navigation principale.
- Sélectionnez Budgets pour afficher un résumé des budgets.
- Choisissez un budget dans le tableau des budgets et sélectionnez Copier le budget.
- Choisissez un exercice financier et sélectionnez Suivant pour ajouter le nouveau budget.
Trouvez et consultez vos budgets sur la page Budgets.
Modifier les détails d'un budget
Lorsqu'un budget est créé à partir d'un gabarit de budget, les détails du gabarit sont copiés dans le nouveau budget. Certains détails du budget peuvent être remplacés et modifiés par un utilisateur disposant des autorisations de gestion du budget ou de modification du budget.
Pour modifier un budget :
- Accédez à Budgets et paiements > Budgets.
- Mettez à jour les filtres et appliquez-les pour trouver le budget à modifier.
- Sélectionnez le nom du budget dans le tableau des résultats ci-dessous.
- Sélectionnez Modifier les détails du budget dans le nouvel onglet qui affiche le résumé du budget.
Les champs suivants sont modifiables :
- Nom : nom du budget
- Montant : la limite totale du budget.
- Début de la période : la date à laquelle le budget devient disponible.
- Fin de la période : la date à laquelle le budget n'est plus disponible.
- Exercice financier : l'exercice financier qui correspond aux dates de début et de fin de la période.
- Identifiant externe : utilisé par certains clients pour gérer les intégrations ou d'autres cas d'utilisation personnalisés.
- Description : contexte supplémentaire pour le budget.
- Actif : activez cette option pour rendre le budget disponible à la sélection lors de la gestion des paiements. Désactivez cette option lorsqu'il ne doit plus y avoir de paiements créés avec ce budget.
- Autoriser le dépassement du montant : par défaut selon les paramètres du gabarit de budget. Si coché, les utilisateurs peuvent créer des paiements qui dépassent le montant du budget. Si non coché, les utilisateurs ne peuvent pas créer de paiements dépassant le montant du budget.
- Autoriser le dépassement de la période : par défaut selon les paramètres du gabarit de budget. Si coché, les utilisateurs peuvent créer des paiements en dehors des dates de début/fin de la période. Si non coché, les utilisateurs ne peuvent pas créer de paiements en dehors de ces dates.
Changer le gabarit de budget
Si un budget a été créé à partir d'un gabarit de budget incorrect, vous pouvez changer le gabarit.
Pour mettre à jour le gabarit :
- Ouvrez un budget et sélectionnez Changer le gabarit de budget. Si vous poursuivez, le budget fonctionnera selon les paramètres du nouveau gabarit de budget.
- Sélectionnez Oui pour confirmer.
- Choisissez le nouveau gabarit en sélectionnant la ligne.
Sélectionnez Enregistrer pour confirmer le changement.