Utiliser le tableau de bord Distributions

Le tableau de bord Distributions offre à votre équipe un espace de travail consolidé pour examiner les distributions de paiements dans les catégories budgétaires de Versaic Grants Advanced. Il utilise les mêmes schémas de navigation, de filtrage et d'exportation que les tableaux de bord Paiements et Prévisions, vous offrant ainsi une expérience cohérente dans toute la section Budgets et paiements.

Naviguer dans le tableau de bord Distributions

1. Sélectionnez Budgets et paiements dans la navigation principale.
2. Sélectionnez l'onglet Distributions.
3. Sélectionnez une catégorie budgétaire en haut de la page. Le tableau de bord charge les distributions et les totaux récapitulatifs pour cette catégorie.
4. Utilisez l'arborescence Groupes budgétaires dans la barre latérale gauche pour affiner les résultats :
   • Développez ou réduisez les groupes à l'aide des contrôles en chevron.
   • Sélectionnez un ou plusieurs groupes budgétaires pour filtrer la grille et le résumé.
   • Sélectionnez Tous les groupes budgétaires pour revenir à la portée complète de la catégorie.
5. Passez d'un tableau de bord à l'autre en utilisant les onglets en haut de la section Budgets et paiements :
   • Paiements pour les enregistrements de paiement parents.
   • Prévisions pour les allocations prévisionnelles.
   • Budgets pour la gestion des budgets. Si le tableau de bord Budgets n'a pas encore été activé pour votre locataire, sélectionner cet onglet ouvre la présentation classique des budgets dans un nouvel onglet du navigateur.

La zone de contenu principale contient le résumé des distributions, les filtres, les actions d'exportation et la grille des distributions.

Comprendre le résumé des distributions

La section récapitulatif en haut du tableau de bord regroupe les totaux des distributions pour votre catégorie budgétaire, la sélection de groupes budgétaires et les filtres appliqués actuels.

Réduit, le résumé met en évidence trois chiffres clés :

• Montant total : valeur combinée des distributions dans la portée.
• Payé : valeur totale des distributions ayant un statut payé.
• En cours : valeur combinée des distributions encore en traitement.

Développez le résumé pour consulter des regroupements supplémentaires :

• Statuts En cours, tels que Brouillon, Préapprouvé, Planifié et En traitement.
• Statuts Ajustements, tels que Échoué, Annulé et Remboursement.

Les groupes de statuts dont le total est nul pour l'ensemble de filtres actuel sont masqués afin que vous puissiez vous concentrer sur les montants significatifs. Les totaux du résumé se mettent à jour automatiquement lorsque vous modifiez la catégorie budgétaire, la sélection de groupes budgétaires ou les filtres.

Pour les catégories budgétaires en nature, le résumé peut inclure les quantités d'articles aux côtés des totaux monétaires (par exemple, le montant et le nombre d'articles). L'étiquette Date d'échéance devient Date d'expiration pour les catégories en nature.

Filtrer les distributions

Le volet des filtres est repliable. Sélectionnez Afficher plus de filtres pour le développer, ou repliez-le pour conserver uniquement les puces de filtres actifs visibles dans la bande de résumé réduite.

Filtres de statut et de paiement

1. Développez le volet des filtres.
2. Définissez l'un des filtres à sélection multiple suivants :
   • Statut du paiement
   • Type de paiement
   • Mode de paiement
   • Statut d'intégration (uniquement lorsque la catégorie budgétaire sélectionnée prend en charge les intégrations)
   • Devise (uniquement lorsque le multidevise est activé et que la catégorie utilise plusieurs devises)
   • Exercice financier
3. Sélectionnez Sélectionner des codes de paiement pour ouvrir le sélecteur de codes de paiement, puis choisissez un ou plusieurs codes regroupés par catégorie.
4. Sélectionnez Appliquer les filtres.

Filtres de date

1. Saisissez des plages pour l'un des éléments suivants dans la section Filtres de date :
   • Date de création
   • Date de paiement
   • Date d'échéance (libellée Date d'expiration pour les catégories en nature)
2. Corrigez les messages de validation si une date Du est ultérieure à la date Au. Le bouton Appliquer les filtres reste désactivé tant que les plages de dates ne sont pas valides.
3. Sélectionnez Appliquer les filtres.

Les dimensions de filtres appliquées s'affichent sous forme de puces amovibles au-dessus de la grille. Sélectionnez le bouton de suppression sur une puce pour effacer cette dimension sans réinitialiser tous vos filtres. Sélectionnez Effacer les filtres pour réinitialiser toutes les valeurs de filtre.

Vos choix de filtres sont enregistrés par catégorie budgétaire et restaurés la prochaine fois que vous ouvrez le tableau de bord Distributions pour cette catégorie.

Consulter les distributions dans la grille

La grille des distributions répertorie les lignes de distribution individuelles correspondant à votre portée et à vos filtres actuels.

Colonnes par défaut

La grille peut afficher des colonnes dans ces groupes :

• Détails : Budget, Proposition, Paiement, Identifiant de paiement, Statut, Numéro de document de paiement, Type de paiement
• Dates : Date de création, Date d'échéance (ou Date d'expiration), Date de paiement
• Montants : Montant du paiement, Montant de la distribution
• Autre : Quantité (catégories en nature)

Sélectionnez les en-têtes de colonne pour trier là où le tri est pris en charge. Utilisez les contrôles de pagination pour changer de page ou régler le nombre de lignes affichées par page.

Trouver des enregistrements spécifiques

1. Saisissez du texte dans la zone de recherche Trouver / Filtrer au-dessus de la grille.
2. Appuyez sur Entrée ou soumettez la recherche pour actualiser les résultats.

La recherche rapide fonctionne conjointement avec les filtres structurés. Utilisez les filtres pour des critères précis et la recherche rapide pour des recherches en texte libre dans les valeurs de la grille.

Sélectionner des lignes

1. Cochez la case d'une ou de plusieurs lignes pour les inclure dans une action en lot.
2. Vérifiez le nombre de lignes sélectionnées affiché au-dessus de la grille.
3. Sélectionnez Effacer la sélection pour tout désélectionner.

La sélection de lignes s'efface automatiquement lorsque vous appliquez de nouveaux filtres.

Sélectionnez les valeurs liées dans la grille pour ouvrir les enregistrements connexes :

• Budget et Proposition s'ouvrent dans un nouvel onglet du navigateur lorsqu'un lien est disponible.
• Paiement ouvre l'enregistrement de paiement parent lorsque l'accès à la boîte aux lettres le permet.

Exporter les données de distribution

Les distributions sont exportées via les modèles d'exportation configurés de votre organisation, selon le même schéma d'exportation contrôlé que le tableau de bord Paiements.

1. Appliquez les filtres ou les sélections de lignes que vous souhaitez inclure dans l'exportation.
2. Sélectionnez Exporter au-dessus de la grille.
3. Choisissez l'une des options suivantes :
   • Tout (avec nombre) : exporte chaque ligne de distribution dans la portée filtrée actuelle.
   • Sélection (avec nombre) : exporte uniquement les lignes que vous avez sélectionnées. Cette option est désactivée si aucune ligne n'est sélectionnée.
   • Voir les résultats : ouvre la page des résultats d'exportation pour vérifier les travaux d'exportation récents.
4. Sélectionnez un modèle d'exportation dans le sous-menu lorsque vous y êtes invité.

Un modèle Rapport de distributions est fourni par défaut pour tous les locataires de Grants Advanced. Votre organisation peut également disposer de modèles d'exportation personnalisés dans le sous-menu.

Les exportations génèrent des fichiers Excel. Les travaux volumineux peuvent être mis en file d'attente en arrière-plan et apparaître sur la page des résultats d'exportation une fois prêts. Les travaux plus petits peuvent se télécharger directement dans votre navigateur.

Si vous choisissez une exportation Sélection sans sélectionner de lignes, l'option d'exportation reste désactivée.

Gérer les colonnes et les préférences du tableau de bord

Gérer les colonnes

1. Sélectionnez Gérer les colonnes au-dessus de la grille.
2. Ajoutez, supprimez ou réorganisez les colonnes dans la boîte de dialogue.
3. Sélectionnez Appliquer pour enregistrer votre présentation, ou réinitialisez l'ensemble de colonnes par défaut.
4. Redimensionnez les colonnes directement dans la grille en faisant glisser les bordures de colonnes. Les préférences de largeur et d'ordre sont enregistrées par catégorie budgétaire.

État du résumé et du volet des filtres

• Développez ou repliez le résumé des distributions. Votre préférence est enregistrée par catégorie budgétaire.
• Développez ou repliez le volet des filtres. L'état replié est également enregistré par catégorie budgétaire.

Les préférences de colonnes, de tri, de taille de page, de filtres et de recherche rapide sont enregistrées par utilisateur et limitées à la catégorie budgétaire active.