Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Lorsque vous traitez des paiements sur des propositions, vous pouvez personnaliser les statuts de paiement et définir votre flux de paiement selon vos besoins organisationnels.
Les statuts standard fournis pour gérer les paiements sont les suivants :
- Brouillon
- Préapprouvé
- Planifié
- En cours de traitement
- Payé
- Annulé
Statuts de paiement
Vous devez d'abord ajouter un paiement à une proposition.
Brouillon
Un paiement peut initialement être ajouté comme brouillon, avec seulement un montant et aucun détail de paiement. Les montants en brouillon sont généralement ajoutés lorsque plusieurs paiements s'étendent sur des exercices financiers futurs et que les budgets sont inconnus. Pour finaliser un montant en brouillon, les utilisateurs peuvent Allouer au budget. Le statut de paiement est alors mis à jour à Préapprouvé ou Planifié.
Préapprouvé
Les paiements pour une proposition qui n'est pas approuvée sont au statut Préapprouvé. Si une proposition est À l'étude, les paiements sont dans ce statut (sauf s'ils sont des brouillons).
Planifié
Lorsqu'une proposition est approuvée, tous les paiements Préapprouvés sont mis à jour au statut Planifié. Les nouveaux paiements sur une proposition approuvée sont également Planifiés.
Payé
Le statut de paiement final est Payé, confirmant qu'il a été traité avec succès. Pour les décaissements Benevity, les paiements sont automatiquement mis à jour au statut Payé. Les paiements internes doivent être clôturés manuellement. Pour marquer un paiement comme Payé :
- Consultez l'onglet Paiements d'une proposition ou trouvez le paiement directement.
- Sélectionnez Afficher les détails à côté du paiement pertinent.
- Sélectionnez Marquer comme payé et saisissez une Date de paiement et d'autres détails.
- Sélectionnez Marquer comme payé pour mettre à jour le statut de paiement.
Dans cet état, vous ne pouvez pas apporter de modifications au paiement, sauf pour modifier la Description, la Date de paiement ou le Numéro de document de paiement. Il peut être annulé.
En cours de traitement
Si vous avez activé le Décaissement Benevity comme mode de paiement dans votre programme, vous pouvez le choisir pour de nouveaux paiements. Tout paiement utilisant cette méthode dont le statut est Planifié affiche l'action Envoyer à Benevity au lieu de Marquer comme payé. Cela engage le paiement à l'une des fondations de Benevity et il suit le processus de décaissement.
Un paiement en cours de traitement ne peut pas être modifié ni supprimé, sauf pour modifier la Description.
Annulé
Si un paiement est au statut Planifié ou si un paiement interne est au statut Payé et qu'il y a une erreur, vous pouvez l'Annuler et créer un nouveau paiement.
Pour marquer un paiement comme Annulé :
- Consultez l'onglet Paiements d'une proposition ou trouvez le paiement directement.
- Sélectionnez Afficher les détails à côté du paiement pertinent.
- Sélectionnez Annuler et saisissez une Date d'annulation et une description ou raison de l'annulation.
- Sélectionnez Marquer comme annulé pour mettre à jour le statut de paiement.
Mettre à jour plusieurs statuts de paiement
Pour mettre à jour plusieurs statuts de paiement en même temps :
- Accédez à l'espace de travail Budgets et paiements et ouvrez Paiements.
- Filtrez les résultats et cochez la case à côté de chaque paiement que vous souhaitez mettre à jour.
- Sélectionnez Mettre à jour le statut de paiement en haut du tableau des paiements.
- Choisissez un statut de paiement et une date le cas échéant.
- Sélectionnez Modifier pour lancer la mise à jour du statut.
La plateforme traite la mise à jour en arrière-plan, vous permettant de continuer à gérer votre programme sans interruption. Les mises à jour de progression vous sont envoyées via le Centre de notifications, situé dans le coin supérieur droit. Les mises à jour réussies des statuts de paiement sont consignées dans l'Historique des paiements.
Si des statuts de paiement ne peuvent pas être mis à jour, vous en êtes informé par une notification.
Sélectionnez Afficher les détails pour comprendre pourquoi la mise à jour a échoué pour chaque paiement. Vous y trouverez un lien vers chaque paiement spécifique, où vous pouvez apporter les ajustements nécessaires.
Paiements sur une proposition refusée
S'il y a un problème avec la proposition, vous pouvez la refuser. Si une proposition est refusée et a des paiements Préapprouvés, le système supprime ces paiements et masque complètement l'onglet Paiements de la proposition.