Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Si vous avez activé une intégration avec DocuSign, vous pouvez envoyer des documents pour signature en toute sécurité et conserver un journal d'audit du processus de signature. Le processus peut également être automatisé dans le cadre d'un flux de travail.
Un exemple clé de son utilité est lorsqu'une convention de subvention, décrivant les termes et conditions de la subvention, doit être signée par le bénéficiaire avant le déboursement des fonds. La convention peut être envoyée via DocuSign, qui gère les signatures et les documents lorsque la convention est envoyée, signée et retournée. Des rappels sont envoyés hebdomadairement via DocuSign au signataire autorisé.
Tous les documents gérés par DocuSign se trouvent dans l'onglet DocuSign d'une proposition.
Envoyer automatiquement des documents via DocuSign
Si des documents sont envoyés via DocuSign dans le cadre de vos flux de travail existants, vous n'avez rien à faire pour demander une signature. La plateforme envoie un lien vers le document par courriel à la bonne étape du flux de travail lorsque les conditions requises sont remplies. Les liens expirent après 48 heures.
Le ou les signataires sont notifiés par courriel lorsque le document est signé et retourné. Vous pouvez également demander que des utilisateurs internes spécifiques soient notifiés.
Envoyer manuellement des documents via DocuSign
Pour choisir un document et l'envoyer manuellement à un signataire autorisé via DocuSign :
- Ouvrez une proposition et accédez à l'onglet DocuSign.
- Sélectionnez Créer un document et choisissez un gabarit de document. Le document est ajouté au tableau avec la date et l'heure actuelles.
- Si vous êtes prêt à envoyer le document, sélectionnez Envoyer pour signature.
Un lien vers le document est envoyé au(x) signataire(s) autorisé(s) spécifié(s) dans la proposition ou à un individu pour tous les documents, selon votre configuration. Les liens expirent après 48 heures.
Pour personnaliser un document avant de l'envoyer pour signature :
- Sélectionnez Créer un document et choisissez un gabarit de document. Le document est ajouté au tableau avec la date et l'heure actuelles.
- Sélectionnez le nom du document pour le télécharger. Ouvrez et modifiez le document et enregistrez-le dans un dossier local.
- Supprimez le document existant dans l'onglet DocuSign.
- Sélectionnez Téléverser un document personnalisé, choisissez le type de document et localisez le fichier enregistré. Puis, Téléversez-le.
- Sélectionnez Envoyer pour signature pour initier le processus DocuSign avec le document personnalisé.
Le(s) signataire(s) autorisé(s) recevront une notification qu'il y a un document à consulter. Les liens expirent après 48 heures.
Actions sur les documents
Supprimer : cette action est disponible si le document n'a pas encore été envoyé.
Envoyer pour signature : envoyer le document au signataire autorisé.
Détails : affiche les détails du statut du document et les dates de mise à jour.
Mettre à jour : met à jour le document avec les informations de la proposition qui ont été modifiées depuis la dernière génération.
Annuler : annule le document et informe le signataire.
Changer le signataire autorisé
Pour changer le signataire autorisé d'un document :
- Ouvrez une proposition et localisez le formulaire où le signataire est spécifié.
- Sélectionnez Modifier et mettez à jour les questions spécifiant le(s) signataire(s) autorisé(s).
- Si le signataire est assigné automatiquement et non spécifié dans une question du formulaire, vous devrez contacter Benevity pour le modifier.
- Sélectionnez Enregistrer au bas de la page.
- Annulez le document précédemment envoyé.
- Créez un nouveau document et Envoyez pour signature.
Refus du signataire autorisé
Le signataire autorisé peut refuser de signer le document dans DocuSign. L'utilisateur gérant la proposition et le processus de document est informé de la décision du signataire et peut agir en conséquence. Il peut être nécessaire de changer le signataire autorisé ou d'annuler la subvention selon la raison.
Réassignation par le signataire autorisé
Dans DocuSign, le signataire autorisé peut réassigner l'autorité de signature à quelqu'un d'autre. Aucune action n'est nécessaire pour ce faire.