Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Les propositions soumises peuvent être modifiées à n'importe quelle étape, mais cela se fait généralement lors de la première évaluation. Vous pourriez remarquer des informations manquantes, des détails incorrects ou des pièces jointes erronées (p. ex., un nouveau W9, un budget réduit, etc.). Il existe deux façons de modifier une demande :
- Modifier
- Libérer pour modification
Modifier
Si vous souhaitez apporter des modifications directement à une proposition, sans impliquer le soumissionnaire, vous pouvez Modifier la proposition :
- Ouvrez une proposition et sélectionnez Modifier dans l'onglet Proposition.
- Mettez à jour la proposition selon les besoins.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé.
C'est souvent plus rapide que de demander au soumissionnaire d'apporter de simples modifications.
Libérer pour modification
Si vous souhaitez demander au soumissionnaire de mettre à jour sa proposition avec des changements importants, vous pouvez Libérer pour modification au soumissionnaire :
- Ouvrez une proposition et sélectionnez Libérer pour modification dans l'onglet Proposition.
- Choisissez un gabarit de courriel et sélectionnez Enregistrer – Envoyer le courriel
- Modifiez le courriel si nécessaire et sélectionnez Envoyer.
Le statut de la proposition sera mis à jour à Incomplet. Des courriels de rappel peuvent être configurés pour être envoyés automatiquement au soumissionnaire jusqu'à ce que les modifications soient complètes. Une fois les modifications terminées par le soumissionnaire, une notification peut être configurée pour être envoyée à l'utilisateur responsable de la boîte aux lettres.
Libérer pour modification peut être sélectionné sur n'importe quel formulaire du soumissionnaire, pas seulement la proposition principale (p. ex., un rapport final). Cette action peut également être révoquée en sélectionnant Annuler la libération pour modification.
Changer le soumissionnaire
Il peut arriver que vous deviez mettre à jour le soumissionnaire avant de libérer pour modification, ou pour une autre raison. Vous pouvez voir qui a soumis une proposition dans le champ Créé par dans les détails de la proposition. Pour changer le soumissionnaire d'une proposition à un autre utilisateur :
- Ouvrez la proposition.
- Sélectionnez Plus d'actions > Changer le soumissionnaire.
- Entrez l'adresse courriel du nouveau soumissionnaire et sélectionnez Appliquer.
- Choisissez un nom d'utilisateur dans les résultats et sélectionnez Définir comme utilisateur sélectionné.
Consulter les modifications dans l'historique de la proposition
Toute l'activité sur une proposition est consignée dans l'Historique des évaluations avec les détails suivants :
- Action
- Utilisateur
- Date
- Acteur (Client, Système, Soumissionnaire)
- Détails
- Données précédentes du champ
- Nouvelles données du champ
Pour consulter les modifications apportées à une proposition :
- Ouvrez une proposition et sélectionnez Historique des évaluations en haut.
- Localisez les entrées ayant le Type – Onglet enregistrement modifié.
- Sélectionnez une entrée. Les détails des champs mis à jour sont affichés au bas de la page.