Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Lorsqu'une proposition est soumise, la première étape consiste à confirmer si elle doit passer à l'évaluation officielle ou si elle doit être refusée, transférée à une autre équipe, ou convertie vers un autre type de demande.
Refuser une proposition
Vous pourriez avoir besoin de refuser une proposition si :
- Elle ne convient pas et devrait être refusée.
- Elle a été soumise par erreur.
Pour refuser une demande :
- Survolez Refuser et sélectionnez le gabarit de courriel approprié à envoyer au demandeur.
- Modifiez le courriel et sélectionnez Envoyer et refuser.
Le statut de la proposition changera à Refusé manuellement et la raison sera consignée.
Ajouter une proposition à la file d'attente de refus
Pour les boîtes aux lettres où la file d'attente de refus est activée, vous pouvez Ajouter à la file de refus pour refuser une proposition après un certain délai. La plateforme modifie le statut de la proposition après le délai défini et envoie un courriel au soumissionnaire. Le délai avant le refus peut être configuré pour chaque boîte aux lettres et est de 14 jours par défaut.
Ouvrez une proposition, survolez Plus d'actions et sélectionnez Ajouter à la file de refus. Choisissez un gabarit de courriel approprié à envoyer avec le refus et ajoutez la proposition à la file d'attente de refus.
Vous pouvez choisir d'utiliser la file d'attente de refus lorsque :
- Vous refusez une proposition peu après l'avoir reçue et souhaitez différer la réponse.
- Vous souhaitez accorder un délai de grâce à l'équipe d'évaluation.
Transférer une proposition
Si une demande se trouve dans la mauvaise boîte aux lettres, vous pouvez la transférer à une autre équipe et boîte aux lettres pour traitement.
Pour transférer une proposition à une autre équipe :
- Survolez Plus d'actions et sélectionnez Transférer.
- Choisissez la Boîte aux lettres de destination vers laquelle acheminer la proposition.
- Sélectionnez Transférer.
Un courriel peut être configuré pour être envoyé automatiquement à la personne principale de la nouvelle boîte aux lettres.
Vous ne pouvez transférer des propositions que lorsqu'il n'y a pas de flux de travail actifs ni de paiements créés.
Convertir une proposition
Si une proposition a été soumise en utilisant le mauvais type de demande, vous pouvez la convertir vers le type de demande correct. Une nouvelle proposition est créée avec les nouvelles questions de demande.
Pour convertir une proposition :
- Survolez Plus d'actions, sélectionnez Dupliquer, puis Convertir.
- Choisissez le nouveau Type de gabarit.
- Sélectionnez Continuer.
- Sélectionnez la Boîte aux lettres pour la nouvelle proposition.
- Spécifiez la Date de réception.
- Sélectionnez Soumissionnaire original et Continuer.
La nouvelle proposition utilise maintenant le nouveau type de gabarit et toutes les questions qui ne figuraient pas dans l'ancien gabarit ne sont pas copiées. Pour répondre à toutes les questions, vous pouvez Modifier ou Libérer pour modification au soumissionnaire.
La proposition originale est conservée à des fins d'audit et d'historique. Le journal d'audit des deux propositions enregistre la conversion, ainsi que l'identifiant de la proposition convertie.
Suivez les instructions ci-dessus pour refuser la proposition originale. Ensuite, nous recommandons :
- Changer le soumissionnaire pour vous-même afin que la proposition soit retirée du compte du soumissionnaire.
- Archiver la proposition pour la retirer de votre file d'attente active.