Créer une proposition interne

Vous avez la possibilité de soumettre des propositions au nom d'organismes. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de le faire :

• La direction souhaite que vous financiez un organisme qui n'a pas fait de demande via le système.
• Vous financez un partenaire annuellement et disposez déjà de ses informations de proposition.
• L'organisme ne peut pas accéder au système.

Lors de la création de propositions en interne, vous n'êtes pas obligé de répondre à toutes les questions obligatoires comme dans le portail public.

Il existe trois façons de créer une proposition interne :

• Sélectionnez Créer une proposition depuis l'espace de travail des propositions/boîtes aux lettres.
• Sélectionnez Créer une proposition depuis le profil d'un organisme. Cette option utilise les champs de l'organisme comme le Nom, l'Adresse et le Numéro d'identification fiscale dans la proposition. Vous devriez utiliser cette option si le profil de l'organisme existe.
• Dupliquez une proposition passée pour en créer une nouvelle avec les données copiées de la demande principale (sélectionnez Plus d'actions > Dupliquer depuis la proposition passée).

Créer une proposition sans profil d'organisme

Si vous souhaitez créer une proposition pour un organisme qui n'a pas de profil, vous pouvez le faire depuis l'espace de travail Boîtes aux lettres :

1. Sélectionnez Plus d'actions > Créer une proposition.
2. Choisissez le gabarit de proposition et sélectionnez Continuer.
3. Remplissez les champs suivants :
   • Boîte aux lettres : La boîte aux lettres vers laquelle la proposition est envoyée. La valeur par défaut est la boîte aux lettres dans laquelle vous étiez lors du démarrage du processus.
   • Date de réception : Quand vous avez reçu la proposition. Cette valeur ne peut pas être modifiée ultérieurement.
   • Nom de la proposition : Le nom de la proposition. Ce champ peut être modifié ultérieurement.
   • Sélectionner le soumissionnaire ou définir l'utilisateur actuel pour un suivi interne uniquement : Choisissez Sélectionner le soumissionnaire si vous saisissez la proposition au nom d'un soumissionnaire actif et souhaitez qu'elle soit disponible dans son compte soumissionnaire. Sinon, elle sera associée à votre compte par défaut. Vous pouvez toujours changer le soumissionnaire ultérieurement.
   • Profil : Si vous avez sélectionné le soumissionnaire, vous verrez un menu déroulant Profil si vous avez plus d'un portail du soumissionnaire. Sélectionnez le portail du soumissionnaire approprié selon les besoins lors de la soumission en son nom.
     
     
4. Sélectionnez Continuer.
5. Répondez aux questions de la proposition et sélectionnez Suivant pour continuer.
   • Entrez le numéro d'identification fiscale de l'organisme. Ce numéro crée automatiquement un profil d'organisme. S'il en existe déjà un, le système le liera automatiquement à la proposition.
   • Nous recommandons également de saisir les informations requises pour les rapports, le traitement des paiements, etc.
6. Sur la dernière page, sélectionnez Enregistrer et fermer pour créer la proposition dans la boîte aux lettres sélectionnée.

Créer une proposition avec un profil d'organisme

Si vous souhaitez créer une proposition pour un organisme déjà financé dans le passé, il est probable qu'il ait un profil dans le système. Vous pouvez créer une proposition directement depuis le profil de l'organisme, de sorte que les détails de l'organisme soient préremplis automatiquement dans la demande.

1. Accédez à l'onglet Organismes en haut de la page.
2. Entrez le Nom de l'organisme ou le Numéro d'identification fiscale et sélectionnez Appliquer pour rechercher le profil.
3. Sélectionnez le nom de l'organisme pour ouvrir le profil.
4. En haut, sélectionnez Créer une proposition.
   
   
   
5. Suivez les étapes de « Créer une proposition sans profil d'organisme », à partir de l'étape 2.

Dupliquer une proposition

Une autre option pour créer des propositions internes consiste à en dupliquer une existante, modifier les champs en conséquence et soumettre. Ceci est utile, par exemple, si vous avez des organismes que vous approuvez régulièrement et que vous devez simplement les enregistrer dans le système.

Pour dupliquer une proposition, survolez Plus d'actions > Dupliquer et vous pouvez avoir une ou plusieurs options :

1. Dupliquer (Simple) réplique rapidement les données dans une nouvelle proposition sans options supplémentaires. Vous êtes le soumissionnaire.
2. Dupliquer (Avancé) offre des options pour mettre à jour les éléments suivants :
   • Boîte aux lettres : La boîte aux lettres vers laquelle la proposition est envoyée. La valeur par défaut est la boîte aux lettres dans laquelle vous étiez lors du démarrage du processus.
   • Statut : définir le statut actuel de la proposition. Une proposition Approuvée est modifiable.
   • Date de réception : Par défaut à aujourd'hui et désigne la date de réception de la proposition. Cette valeur ne peut pas être modifiée ultérieurement.
   • Nom de la proposition : Le nom de la proposition. Ce champ peut être modifié ultérieurement.
   • Sélectionner le soumissionnaire : Choisissez « Sélectionner le soumissionnaire » si vous saisissez la proposition au nom d'un soumissionnaire actif et souhaitez qu'elle soit disponible dans son compte soumissionnaire. Sinon, elle sera associée à votre compte par défaut. Vous pouvez toujours changer le soumissionnaire ultérieurement.
   • Profil : Sélectionnez Soumissionnaire.

Avec l'une ou l'autre option, vous pouvez modifier ou consulter la proposition dupliquée. La proposition peut être soumise immédiatement et sera disponible dans la boîte aux lettres spécifiée.