Consulter les propositions

Lorsqu'une demande est soumise par un organisme, elle apparaît dans une boîte aux lettres assignée selon votre flux d'acheminement. Une notification par courriel est envoyée à la personne ou aux personnes assignées à la boîte aux lettres, incluant les détails de haut niveau de la proposition et un lien. Les propositions sont également ouvertes depuis l'onglet Propositions en sélectionnant le nom de la proposition.

Lorsque vous ouvrez une proposition, vous verrez les détails de la proposition en haut, suivis de la demande soumise.

Détails de la proposition

• ID : l'identifiant unique de la proposition.
• Statut : le statut de la proposition. Les options standard suivantes peuvent être personnalisées :
  • À l'étude : le premier statut pour une proposition soumise.
  • Approuvée : le statut de la proposition une fois approuvée.
  • Si une proposition est refusée, elle aura l'un des trois statuts suivants :
    1. Refusée manuellement : si la proposition est refusée immédiatement via les actions de proposition. Vous pouvez généralement configurer des raisons de refus.
    2. Refusée automatiquement : si vous souhaitez automatiser un refus à une date ultérieure, vous pouvez utiliser Ajouter à la file de refus et sélectionner une raison. Le courriel de refus est envoyé après le délai que vous spécifiez.
    3. En attente de refus automatique : le statut pendant qu'un refus automatisé est en attente.
• Boîte aux lettres : la boîte aux lettres vers laquelle la proposition a été envoyée.
• Gabarit : le type de demande de la proposition.
• VIP : indique si la proposition a été créée par un utilisateur interne. Si interne, le nom de l'utilisateur est affiché.
• État de verrouillage : indique si la proposition est Verrouillée ou Déverrouillée.
• Reçue : la date à laquelle la proposition a été reçue.
• Créée par : l'utilisateur qui a soumis la proposition.
• Date limite : la date limite de la proposition.
• Étiquettes : toutes les étiquettes ajoutées à la proposition.
• Flux de travail / Tâches : liens vers les flux de travail anciens ou actifs ou les tâches. Sélectionnez les liens pour afficher les détails.

Onglets de la proposition

Les onglets suivants affichent des informations liées à une proposition. Vous pourriez en avoir davantage selon la configuration de votre programme.

• Proposition : cet onglet est affiché par défaut, montrant les questions et réponses de la demande soumise. Si des questions n'étaient pas affichées au demandeur selon les conditions, elles ne sont pas affichées sur cette page.
• Notes : notes de proposition pouvant inclure des pièces jointes.
• Paiements : consultez et gérez les paiements depuis ici si des budgets sont configurés pour votre programme.
• Organisme : le profil de l'organisme est affiché ainsi que les statistiques d'engagement des employés si vous utilisez Spark, le produit d'engagement des employés de Benevity.
• Quiz d'admissibilité : affiche les réponses au quiz d'admissibilité.
• DocuSign : il s'agit d'une fonctionnalité additionnelle pour signer des documents avec DocuSign.

Actions sur la proposition

Les actions sur la proposition sont disponibles en haut de la proposition pour gérer rapidement le statut, les flux de travail et plus encore. La visibilité des actions variera selon votre programme et vos autorisations.

• Approuver : une action pour approuver la proposition.
• Refuser : une action pour refuser la proposition et sélectionner un modèle de courriel pour la raison de refus. Le statut de la proposition est mis à jour à Refusée manuellement.
• Historique des révisions : examinez l'historique complet d'une proposition, incluant les détails des modifications apportées et des courriels envoyés.
• Étiquettes : ajoutez des étiquettes pour identifier les propositions associées. Survolez cet élément d'action pour ajouter ou supprimer des étiquettes pour une proposition individuelle.
• Flux de travail : survolez cette action pour exécuter ou afficher un flux de travail, ou créer ou afficher une tâche.
• Actualiser : met à jour les données affichées sur la page Boîte aux lettres. Si un utilisateur ou un soumissionnaire met à jour la proposition pendant qu'elle est ouverte, sélectionnez Actualiser pour mettre à jour les données affichées.
• Plus d'actions :
  • Ajouter à la file de refus : automatiser le refus d'une proposition à une date ultérieure.
  • Changer le soumissionnaire : changer l'utilisateur qui a soumis la proposition.
  • Verrouiller/Déverrouiller la soumission : verrouiller ou déverrouiller manuellement la proposition. Une proposition verrouillée ne peut pas être modifiée ni envoyée pour modification.
  • Envoyer une demande supplémentaire : envoyer manuellement un formulaire de demande supplémentaire.
  • Générer un document/PDF/Excel : générer un document à partir d'un gabarit personnalisé.
  • Envoyer un nouveau courriel : envoyer des modèles de courriel personnalisés incluant les données de la proposition.
  • Archiver/Supprimer : ajouter une proposition aux Archives ou à la Corbeille (p. ex., pour supprimer des propositions dupliquées ou soumises par erreur).
  • Transférer : déplacer une proposition d'une boîte aux lettres à une autre, en transférant la responsabilité de cette proposition.
  • Imprimer : imprimer la proposition ou la convertir en PDF.
  • Dupliquer/Convertir : dupliquer la proposition ou la convertir en un autre type de demande.