La section Gérer les formulaires permet à votre équipe de consulter, modifier, prévisualiser et exporter les formulaires de demande de subvention directement à partir du menu Configuration. Cette capacité libre-service élimine le besoin de soumettre des demandes de changement à Benevity pour les mises à jour courantes des formulaires, offrant à votre équipe un contrôle plus rapide sur le contenu des formulaires à mesure que votre programme de subventions évolue.
Accéder à Gérer les formulaires
Pour utiliser Gérer les formulaires, votre compte doit disposer des autorisations requises pour accéder à la fois au menu Configuration et à l'entrée Gérer les formulaires qu'il contient. Si Gérer les formulaires n'apparaît pas sous Configuration, communiquez avec le soutien pour demander l'accès.
Une fois vos autorisations en place :
- Sélectionnez Configuration dans la navigation d'en-tête.
- Sélectionnez Gérer les formulaires.
La grille Gérer les formulaires s'ouvre, listant tous les formulaires actuellement associés à au moins un programme.
Parcourir, rechercher et filtrer les formulaires
La grille Gérer les formulaires affiche tous les formulaires associés à au moins un programme actif. Les formulaires qui ne sont associés à aucun programme, ou qui ont été supprimés ou désactivés, ne sont pas affichés.
La grille comporte trois colonnes :
- Nom du formulaire : le nom d'affichage du formulaire. Sélectionnez le nom pour ouvrir les détails du formulaire.
- ID : l'identifiant unique du formulaire.
- Utilisé dans les programmes : les programmes utilisant actuellement le formulaire. Les longues listes se réduisent aux cinq premières entrées, avec une bascule Afficher plus / Afficher moins.
Au-dessus de la grille, vous pouvez :
- Rechercher par mot-clé à l'aide de la barre de recherche. La recherche correspond au nom du formulaire, à l'ID du formulaire et au nom du programme.
- Filtrer par programme à l'aide de la sélection multiple Utilisé dans les programmes.
- Trier par Nom du formulaire ou ID.
La recherche, le filtrage et le tri peuvent être combinés et sont conservés lors de la pagination. Utilisez les commandes de pagination au bas de la grille pour ajuster le nombre de lignes affichées (10, 25, 50 ou 100 par page).
Exporter des formulaires
Gérer les formulaires vous permet d'exporter les détails des questions du formulaire sous forme de feuille de calcul pour examen hors ligne ou tenue de dossiers. Le fichier exporté comprend l'étiquette, les options de réponse et les conditions d'affichage de chaque question.
- Pour exporter tous les formulaires, sélectionnez Exporter – Tout.
- Pour exporter des formulaires précis, sélectionnez une ou plusieurs lignes dans la grille, puis sélectionnez Exporter – Sélectionné.
Une notification de confirmation apparaît lorsque l'exportation réussit, et le fichier se télécharge en format xlsx. Une notification d'erreur s'affiche si l'exportation échoue.
Modifier des formulaires
Sélectionnez le nom d'un formulaire dans la grille pour ouvrir sa page Détails du formulaire. Cette page affiche les pages du formulaire et les questions de chaque page. Un panneau latéral offre trois actions : Aperçu, Propriétés et Historique des révisions.
Modifier les propriétés d'un formulaire
- Sélectionnez Propriétés dans le panneau latéral.
- Mettez à jour le nom du formulaire, la description, ou les deux.
- Sélectionnez Enregistrer.
Après l'enregistrement, la page des détails du formulaire se recharge avec les renseignements mis à jour.
Modifier le titre d'une page
- Sélectionnez la page dont vous souhaitez mettre à jour le titre.
- Sélectionnez le titre de la page pour activer l'éditeur intégré.
- Saisissez le nouveau titre et sélectionnez Enregistrer.
Les détails de la page se rafraîchissent pour refléter le titre mis à jour.
Modifier une question
- Sélectionnez la question que vous souhaitez mettre à jour.
- Mettez à jour les attributs de la question dans l'éditeur. Les champs modifiables varient selon le type de question et peuvent inclure l'étiquette, les options de réponse et les conditions d'affichage.
- Sélectionnez Enregistrer.
Après l'enregistrement, la page des détails du formulaire se recharge pour refléter le changement.
Prévisualiser un formulaire
L'action Aperçu ouvre le formulaire en mode aperçu, affichant les questions exactement comme elles apparaissent aux demandeurs.
- Sélectionnez Aperçu dans le panneau latéral.
- Vous pouvez, si vous le souhaitez, associer l'aperçu à une proposition ou à une organisation précise afin que les expressions intelligentes du formulaire se résolvent avec des données réelles.
- Si ni une proposition ni une organisation n'est disponible, sélectionnez Continuer sans proposition ou Continuer sans organisation pour poursuivre avec un aperçu générique.
L'aperçu du formulaire s'ouvre dans une vue distincte.
Consulter l'historique des changements d'un formulaire
L'action Historique des révisions ouvre le journal des changements du formulaire, listant les modifications dans le temps afin que vous puissiez vérifier qui a changé quoi et quand.
- Sélectionnez Historique des révisions dans le panneau latéral.
- Consultez la liste des changements. Chaque entrée indique la description du changement, la date à laquelle il a été effectué et l'utilisateur responsable.
Comprendre la suspension de la modification
Benevity peut suspendre temporairement la modification des formulaires lorsque votre équipe de soutien interne travaille activement sur une demande de changement que vous avez soumise pour vos formulaires. La suspension de la modification pendant cette période empêche que des changements contradictoires soient apportés à la même zone simultanément, ce qui garantit que le travail en cours est terminé avec exactitude avant que vous ne recommenciez à apporter des modifications.
Lorsqu'une suspension est en vigueur, une bannière d'avertissement apparaît en haut de la page des détails du formulaire et les actions de modification (comme la modification des propriétés, des titres de page ou des questions) sont désactivées. Les actions en lecture seule comme l'ouverture des formulaires, l'aperçu, la consultation de l'historique et l'exportation restent disponibles.
La bannière indique que la modification est temporairement indisponible pendant que le travail est en cours et que l'accès sera rétabli une fois celui-ci terminé. Si vous avez des questions sur une suspension ou souhaitez vérifier le statut de votre demande, communiquez avec votre équipe de soutien Benevity.