Vous pouvez inscrire des utilisateurs à des occasions de bénévolat dans Benevity Volunteer en leur nom. Par exemple, si vous organisez un événement de consolidation d'équipe, inscrivez tous les participants afin que leur implication soit consignée dans le programme. Ils recevront des rappels automatiques pour l'événement ainsi que le suivi des heures.
L'inscription des bénévoles facilite la gestion de la participation, mais vous pouvez également contrôler qui a la permission d'inscrire d'autres personnes, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de protection en matière de conformité.
Autorisations
Pour inscrire des bénévoles à une occasion, vous devez avoir le rôle de gestionnaire des bénévoles.
Inscrire des bénévoles à un quart d'occasion
Pour inscrire des utilisateurs à une seule occasion de bénévolat et un seul quart :
- Ouvrez une occasion de bénévolat et sélectionnez Inscriptions en haut.
- Sélectionnez Inscrire des bénévoles.
- Deux options s'offrent à vous pour identifier les utilisateurs :
- Trouvez un utilisateur par son nom ou son adresse courriel à l'aide de la barre de recherche sous Ajouter des inscriptions de bénévoles. Sélectionnez Ajouter à côté du nom de l'utilisateur et ajoutez d'autres utilisateurs si nécessaire.
- Inscription groupée. Identifiez les utilisateurs par Identifiant de l'employé, Nom d'utilisateur, ou Adresse courriel. Saisissez un identifiant unique par ligne.
- Choisissez un quart pour l'inscription dans le menu déroulant. Un seul quart peut être sélectionné pour les utilisateurs identifiés.
- Choisissez si vous souhaitez Notifier les utilisateurs de leur inscription par courriel.
- Choisissez si vous souhaitez Rappeler aux utilisateurs 24 heures avant leur quart. Ils recevront un courriel.
- Sélectionnez Inscrire l'utilisateur pour ajouter les utilisateurs identifiés au quart de l'occasion de bénévolat.
Tous les utilisateurs identifiés sont maintenant inscrits au quart. Si vous avez activé les notifications ou les rappels, ils recevront des courriels les informant de l'occasion.
Inscrire des bénévoles à plusieurs occasions et quarts
Pour inscrire un grand nombre de bénévoles à plusieurs quarts, vous pouvez utiliser le modèle d'inscription groupée. Ouvrez une occasion de bénévolat et sélectionnez Télécharger le modèle d'inscription groupée pour commencer.
Remarque : Il est recommandé de limiter le nombre d'inscriptions à moins de 10 000 pour garantir les performances et éviter les problèmes de téléversement.
Ouvrez le modèle, saisissez les informations pour chaque bénévole et leur quart, puis enregistrez le fichier.
Avant de commencer, notez les éléments suivants :
- Un seul identifiant d'employé est requis. Saisissez soit un identifiant d'employé, un nom d'utilisateur, ou un courriel. Le fichier CSV doit contenir les trois colonnes, mais les valeurs ne sont requises que dans l'une d'entre elles.
- Créez une nouvelle ligne pour chaque employé et le quart auquel il s'est inscrit. Si un employé s'est inscrit à plusieurs quarts pour la même occasion, saisissez chaque quart sur une nouvelle ligne avec le même identifiant d'employé et les mêmes détails.
- Le tableur se remplit automatiquement avec tous les noms de quarts disponibles et l'identifiant de quart associé. Chaque nouvelle ligne doit comporter un identifiant de quart et le nom du quart.
- La limite est de 100 lignes lors du téléversement du modèle.
- Les tailles de t-shirt et les invités doivent être activés dans votre programme et dans l'occasion de bénévolat pour que ces champs soient applicables.
- Vous ne pouvez pas répondre aux questions d'inscription à l'aide de l'importation groupée.
- L'utilisation de l'importation groupée contourne la renonciation, de sorte que les bénévoles ne la verront pas lors de leur inscription groupée.
En-têtes de colonnes du modèle
La première ligne du modèle contient les en-têtes de colonnes correspondant aux détails du bénévolat. Le tableau suivant fournit une description de ces champs ainsi que des exemples de formats.
| Nom du champ | Description du champ | Format requis | Exemple |
| Opportunity ID | Identifiant de l'occasion de bénévolat | Nombre | 3517 |
| Opportunity Name | Nom de l'occasion de bénévolat | Texte | Clean our Rivers! |
| Shift ID | Identifiant du quart pour lequel le bénévole s'est inscrit | Nombre | 6778 |
| Shift Name | Nom du quart pour lequel le bénévole s'est inscrit | Texte | Recycling crew |
| Employee ID | L'identifiant d'employé du bénévole | Nombre | 123456 |
| Employee Username | Le nom d'utilisateur d'employé du bénévole | Nom d'utilisateur valide | anitaherzog |
| Employee Email | Le courriel d'employé du bénévole | Adresse courriel valide | aherzog@mycompany.com |
| Email Notification of Sign-up | Activer/désactiver le courriel de notification d'inscription pour le bénévole | Champ texte avec les options Oui ou Non. Oui signifie activer les courriels. Non signifie désactiver les courriels. Si vide, la valeur par défaut est Non. | Non (courriels désactivés) |
| Email Reminder Before Shift | Activer/désactiver le courriel de rappel de quart pour le bénévole | Champ texte avec les options Oui ou Non. Oui signifie désactiver les courriels. Non signifie activer les courriels. Si vide, la valeur par défaut est Non. | Non (courriels activés) |
| Number of Guests | Nombre d'invités que l'employé amène | Nombre supérieur ou égal à 0 | 0 |
Champs supplémentaires pour les programmes avec collecte de renseignements personnels désactivée
Si la collecte de renseignements personnels identifiables (RPI) est désactivée pour votre programme, votre fichier CSV affichera des champs supplémentaires selon deux scénarios.
Scénario 1 : La collecte de RPI est désactivée et les tailles de t-shirt ne sont pas requises
Le champ L'invité nº est présent est affiché. Il est obligatoire et accepte soit « VRAI » pour les invités présents, soit « FAUX » pour les invités absents.
Scénario 2 : La collecte de RPI est désactivée et les tailles de t-shirt sont requises
Les champs L'invité nº est présent et Taille de t-shirt de l'invité sont affichés. L'invité nº est présent est obligatoire et accepte soit « VRAI » pour les invités présents, soit « FAUX » pour les invités absents.
Le champ Taille de t-shirt de l'invité correspond à la taille vestimentaire. Les tailles disponibles sont : très petit, petit, moyen, grand, très grand, très très grand et très très très grand.
Téléverser le modèle d'inscription groupée
Pour téléverser le modèle d'inscription groupée :
- Accédez à Gérer > Bénévolat > Importer des inscriptions de bénévoles et sélectionnez Lancer l'importation.
- Faites glisser le modèle enregistré dans la fenêtre ou sélectionnez Téléverser le fichier.
- Passez en revue la correspondance des en-têtes pour vous assurer que chaque champ est correctement attribué. Si vous devez modifier l'attribution d'un champ, ouvrez le menu déroulant dans la colonne de droite et choisissez le nom de champ correct. Sélectionnez Continuer lorsque les colonnes correspondent.
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Passez en revue les correspondances de valeurs de champs pour vous assurer qu'elles sont correctement attribuées. Si vous devez modifier la correspondance d'une valeur de champ, ouvrez le menu déroulant dans la colonne de droite et sélectionnez le nom de champ correct. Sélectionnez Continuer lorsque les colonnes correspondent.
- Passez en revue et corrigez les erreurs avant l'importation. Vous pouvez filtrer par lignes non valides ou par erreurs spécifiques. Si vous modifiez une ligne problématique, les mises à jour sont également appliquées dans le fichier CSV.
- Sélectionnez Importer et attendez que l'importation soit complète.
Bravo! Vous avez terminé l'inscription groupée! Pour vos propres dossiers, vous pouvez télécharger un fichier contenant les informations d'inscription.
Corriger les erreurs
Après le téléversement, vous pourriez voir un message d'erreur si l'opération ne peut pas être complétée ou ne peut être que partiellement complétée. Vous pouvez essayer les étapes suivantes pour corriger les erreurs :
- Consultez le tableau récapitulatif des erreurs pour voir ce qui doit être corrigé.
- Sélectionnez Télécharger le fichier avec les erreurs, affiché dans le message d'alerte. Chaque erreur est listée dans la dernière colonne du fichier.
- Corrigez les erreurs et enregistrez le tableur.
- Sélectionnez Retour à la page d'inscription groupée et soumettez le nouveau fichier.
Remarque : Les bénévoles déjà inscrits ne peuvent pas être inclus dans le fichier CSV. Si vous essayez d'inclure un utilisateur déjà inscrit à ce quart, vous obtiendrez un message d'erreur. Vous pourriez également recevoir un message d'erreur si vous utilisez un identifiant incorrect, par exemple en mal épelant le nom d'utilisateur ou le courriel d'un employé.
Inscrire des bénévoles à plusieurs occasions importées
Si vous importez en bloc plusieurs occasions de bénévolat, vous pouvez maintenant simplifier les inscriptions à toutes ces occasions en utilisant un seul modèle.
Une fois votre importation d'occasions terminée, vous verrez une nouvelle option : Télécharger le modèle d'inscription groupée combiné.
Cela génère un fichier CSV qui inclut chacune des occasions nouvellement téléversées et leurs quarts. Pour inscrire des bénévoles :
Ouvrez le modèle combiné.
Pour chaque occasion et quart listés, ajoutez des lignes en dessous pour chaque bénévole que vous souhaitez assigner.
Copiez les détails appropriés de l'occasion et du quart pour chaque ligne de bénévole.
Enregistrez le fichier complété.
Téléversez-le en accédant à Gérer > Bénévolat > Importer des inscriptions de bénévoles.
Ce processus vous permet d'inscrire efficacement des bénévoles à plusieurs occasions à la fois, en économisant du temps et en réduisant la saisie manuelle.
Contrôler les inscriptions de bénévoles par procuration
La restriction des inscriptions par procuration permet de s'assurer que chaque bénévole accepte directement les renonciations requises, y compris les renonciations à l'échelle de l'entreprise que votre programme a configurées. Ce contrôle renforce les protections juridiques et soutient la conformité uniforme.
Ce paramètre est particulièrement utile pour les programmes décentralisés où de nombreux utilisateurs peuvent créer des occasions. En exigeant que les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes, vous réduisez le risque qu'une personne participe sans avoir lu ou accepté les conditions nécessaires.
Mettre à jour les autorisations du créateur
Pour contrôler si les créateurs d'occasions peuvent inscrire d'autres personnes :
- Sélectionnez Gérer, puis Paramètres du site > Paramètres du bénévolat.
- Trouvez le paramètre pour les inscriptions par procuration dans la section Autorisations du créateur.
- Choisissez l'une des options suivantes :
- Permettre aux créateurs d'inscrire d'autres personnes à leur occasion de bénévolat (par défaut)
- Ne pas permettre aux créateurs d'inscrire d'autres personnes à leur occasion de bénévolat
Lorsque ce paramètre est désactivé, seuls les bénévoles possédant des autorisations élevées, comme les gestionnaires des bénévoles, peuvent inscrire d'autres personnes à des occasions de bénévolat. Les créateurs d'occasions sans ces autorisations ne peuvent s'inscrire qu'eux-mêmes.
Remarque : Ce paramètre n'a pas d'incidence sur les inscriptions groupées ou les autorisations de suivi du temps. Les gestionnaires des bénévoles peuvent toujours inscrire d'autres personnes, même lorsque les inscriptions par procuration sont désactivées. Si vous modifiez ce paramètre, envisagez d'en informer les créateurs d'occasions afin qu'ils comprennent comment les inscriptions fonctionneront à l'avenir.