Créer une occasion de bénévolat

Augmentez la participation et l'engagement en créant une occasion de bénévolat dans Benevity Volunteer.

Autorisations

Les occasions de bénévolat peuvent être créées par des administrateurs, des utilisateurs ou des organismes sans but lucratif. Vous pouvez créer une occasion pour des équipes spécifiques, pour des zones régionales ou pour tous les membres de votre entreprise.

Créer des occasions de bénévolat

Faites défiler vers le bas pour suivre les étapes. Vous pouvez également consulter cette courte vidéo pratique si vous préférez apprendre en regardant.

Pour commencer, survolez l'onglet Bénévolat dans la barre de navigation et sélectionnez Créer une occasion de bénévolat. Le formulaire de création s'ouvrira et vous pourrez commencer à remplir les informations dans chacune des sections.

Informations de base

1. Ajoutez le nom, le résumé et la description de votre occasion. Le résumé est le sous-titre du nom de votre occasion et doit comporter moins de 100 caractères (espaces compris).
2. Activez le texte enrichi pour obtenir des options de mise en forme telles que le gras, l'italique, les listes, les hyperliens et les vidéos.
3. Sélectionnez les catégories connexes dans la section Descripteur d'événement.
4. Ajoutez les étiquettes de rapport applicables à cette occasion.
5. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Quand et où. Vous pouvez revenir en arrière à tout moment pour apporter des modifications.

Quand et où

1. Saisissez la date et l'heure de début et de fin. S'il s'agit d'une occasion continue, n'ajoutez pas de date de fin. L'occasion restera ouverte indéfiniment, ce qui vous permettra d'ajouter d'autres quarts ultérieurement.
2. Ajoutez des notes spécifiques à la date et à l'heure de l'événement.
3. Choisissez si l'occasion se déroulera à distance ou en personne. Si c'est en personne, ajoutez un nom d'emplacement et une adresse.
4. Ajoutez des notes spécifiques à l'emplacement de l'événement. 
   Remarque : Si des bénévoles ajoutent l'occasion à leur calendrier, les informations de la zone Notes sur l'emplacement se rempliront automatiquement dans leur événement de calendrier.
5. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Contact.

Contact

1. Ajoutez le nom et le courriel du contact principal. Ces informations sont affichées sur la page de l'occasion. Vous pouvez également inclure un numéro de téléphone de façon optionnelle.
2. Sélectionnez Ajouter un autre contact et fournissez leurs coordonnées si vous souhaitez ajouter d'autres contacts. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 contacts par occasion et choisir s'ils apparaissent sur la page de l'occasion.
3. Choisissez si vous souhaitez que les contacts reçoivent des notifications par courriel lorsque quelqu'un s'inscrit.
   Remarque : Si cette case est cochée, les contacts recevront également une notification par courriel lorsqu'un bénévole annule son inscription.
4. Cochez la case Commentaires au contact de bénévolat si vous souhaitez que les bénévoles puissent inclure des commentaires lors de leur inscription à un quart.
5. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Organisme. Maintenant que vous avez complété les trois premiers onglets, votre occasion sera enregistrée mais non publiée du côté administrateur de Benevity Volunteer. 

Organisme

1. Choisissez Oui ou Non pour ajouter un organisme sans but lucratif à l'occasion.
2. Si vous choisissez Oui, ajoutez l'organisme sans but lucratif en utilisant le filtre et la recherche.
3. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Quarts.

Quarts

1. Activez le bouton Consigner automatiquement les heures de bénévolat pour que les quarts de bénévolat soient consignés automatiquement. Laissez le bouton désactivé pour que les bénévoles consignent manuellement leurs heures.
2. Sélectionnez Ajouter un nouveau quart pour, comme vous l'aviez deviné, ajouter d'autres quarts.
3. Saisissez la date et l'heure de début et de fin du quart.
4. Saisissez les heures de bénévolat, soit la durée pendant laquelle les bénévoles participeront au quart. Cela est différent de la durée du quart, qui est la durée totale du début à la fin du quart. Selon le quart créé, les heures de bénévolat pourraient être différentes de la durée du quart (par exemple, la durée du quart est de 10 h à 17 h, mais les bénévoles ne sont nécessaires que pendant 2 heures). Vous pouvez également définir le fuseau horaire pour chaque quart.
5. Définissez le nombre maximal de bénévoles pouvant s'inscrire à chaque quart.
6. Choisissez si vous souhaitez activer l'une des options supplémentaires, telles que...
   • Date limite d'inscription : Souhaitez-vous fermer les inscriptions un certain délai avant le début des quarts?
   • Listes d'attente : Souhaitez-vous créer une liste d'attente? Si cette option est activée, les gens peuvent continuer à s'inscrire une fois qu'un quart a atteint sa capacité maximale de bénévoles. Les personnes sur la liste d'attente seront notifiées par courriel si une place se libère.
   • Invités : Les employés peuvent-ils inscrire leurs amis et leur famille comme invités? Si vous choisissez cette option, les bénévoles verront un champ les invitant à ajouter des invités lors de leur inscription. Remarque : Les invités sont inclus dans le nombre maximal de bénévoles pour un quart.
7. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Images.

Une fois que vous avez complété les sections Informations de base, Contact et Quand et où et ajouté au moins un quart dans l'onglet Quarts, le bouton Enregistrer comme brouillon devient disponible en bas de la page. Sélectionnez-le pour sauvegarder votre progression sans publier l'occasion.

Trouver et publier les brouillons enregistrés

Si vous souhaitez revenir à votre brouillon ultérieurement et le publier :

1. Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit, puis Mon profil.
   
2. Accédez à l'onglet Mes occasions. Assurez-vous que Bénévolat est sélectionné dans le panneau de gauche et votre brouillon devrait apparaître en haut de la liste.
   
3. Sélectionnez Voir à côté de l'occasion brouillon que vous souhaitez modifier.
   
4. Sélectionnez Modifier l'occasion dans le coin supérieur droit de la page de l'occasion.
   
5. Apportez les modifications nécessaires et complétez les informations manquantes.
6. Sélectionnez Soumettre pour publier l'occasion ou l'envoyer pour approbation, selon les paramètres de votre programme.

Images

Nouveau support d'image amélioré

Les interfaces modernisées de la plateforme Benevity utilisent des images plus grandes et plus en vue pour améliorer l'expérience utilisateur et favoriser l'engagement. Des visuels de haute qualité créent un lien émotionnel avec le contenu, inspirant la participation aux programmes de dons et de bénévolat.

Les nouvelles pages modernisées exploitent le design réactif pour adapter les mises en page à la taille d'écran de l'utilisateur. Cette amélioration oblige les administrateurs de programme qui utilisent des éléments graphiques tels que du texte dans leurs images à tenir compte de la zone d'image sécurisée.

L'image de l'occasion est visible sur la page de l'événement et constitue la miniature que les gens voient lorsqu'ils parcourent les occasions.

• Taille d'image recommandée : 1920 px x 1440 px (rapport 4:3)
• Zone de sécurité du contenu : Gardez les éléments essentiels (texte, logos, visages) centrés dans la zone de sécurité de 1 600 px x 1 120 px pour éviter les problèmes de recadrage sur différentes tailles d'écran.
• Types de fichiers : JPEG : Convient aux photographies en raison de ses capacités de compression.
• Optimisation des images : Compressez les images pour une utilisation web afin de réduire la taille du fichier et améliorer les temps de chargement.

Prise en charge des images héritées

1. Vous pouvez ajouter deux types d'images :
   • Une petite image affichée dans le coin supérieur droit de la page de l'événement et comme miniature lorsque les gens parcourent les occasions.
   • Une grande image affichée comme bannière en haut de la page de l'occasion de bénévolat.
2. Parcourez les petites ou grandes images que vous souhaitez ajouter et sélectionnez Téléverser.
3. Modifiez le placement de l'image. Assurez-vous que l'image respecte les exigences de dimensions et de taille.
4. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Bénévoles.

Bénévoles

1. Ajoutez des informations sur les compétences et les intérêts des bénévoles que vous souhaitez attirer. Cela est utile si des personnes recherchent des tâches spécifiques ou filtrent par les compétences et intérêts qu'elles ont indiqués dans leur profil. Consultez la liste des compétences et intérêts actuellement disponibles dans Benevity Volunteer.
2. Indiquez si une renonciation est requise pour l'événement et ajoutez le lien vers la renonciation en ligne. Remarque : Si vous souhaitez rendre les renonciations obligatoires pour toutes les occasions, contactez votre gestionnaire de succès client Benevity qui pourra vous aider.
3. Vous pouvez ajouter des questions personnalisées, comme la taille de t-shirt ou les restrictions alimentaires. Pour ce faire, cochez la case J'ai besoin d'informations supplémentaires de la part des bénévoles et remplissez les champs.
4. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Promotion.

Promotion

1. Ajoutez des liens de médias sociaux pour que les bénévoles puissent les consulter.

2. Décidez si vous souhaitez que l'occasion soit visible pour Toute l'entreprise (tous les membres de votre programme peuvent la voir), ou Sur invitation (seules les personnes disposant de l'URL peuvent la voir).

   Conseil : L'option Sur invitation n'est pas disponible si vous avez déjà ouvert l'onglet Admin et sélectionné un Pays pour l'occasion de bénévolat en vedette. Pour plus d'informations, consultez les paramètres de l'occasion dans l'onglet Admin.
   
   Pour rendre l'option Sur invitation disponible :

   1. Accédez à l'onglet Admin de l'occasion de bénévolat.

   2. Sous Pays pour l'occasion de bénévolat en vedette, désélectionnez tout pays sélectionné :

      • Sur Mac, maintenez la touche ⌘ (Commande) et sélectionnez le nom du pays pour le désélectionner.

      • Sur PC, maintenez la touche Contrôle et sélectionnez le nom du pays pour le désélectionner.

   3. Revenez à l'onglet Promotion. L'option Sur invitation devient disponible une fois qu'aucun pays n'est sélectionné.

3. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Récompenses. 
    

Conseil : Faites la promotion de votre événement bénévole et partagez-le grâce à des codes QR téléchargeables et imprimables.

Récompenses

1. Choisissez le type de récompense que vous souhaitez attribuer aux bénévoles. Si vous souhaitez ajouter ou modifier vos récompenses existantes, communiquez avec l'équipe de soutien technique client.
2. Sélectionnez Suivant pour accéder à l'onglet Admin.

Admin

L'onglet Admin n'est visible que pour les administrateurs du programme. C'est ici que vous ajouterez les éléments de configuration qui déterminent comment l'occasion sera publiée.

1. Cochez la case de notification si l'administrateur qui a créé l'occasion est différent de celui que vous souhaitez désigner comme auteur/propriétaire. Par défaut, l'auteur est l'administrateur qui l'a créée.
2. Dans le menu déroulant Source, indiquez si l'occasion a été créée par l'entreprise, un utilisateur ou un organisme sans but lucratif.
3. Dans le menu déroulant Statut d'approbation, indiquez si l'occasion sera approuvée ou mise en file d'attente pour révision.
4. Si la case Publier est cochée, l'occasion sera publiée sur le site et visible par tous les membres du programme. Vous pouvez mettre en vedette des occasions dans la vue carrousel, sous l'onglet principal Bénévolat, en sélectionnant Pays pour l'occasion de bénévolat en vedette.
5. Sous Paramètres des commentaires, choisissez si vous souhaitez que les bénévoles puissent lire et écrire des commentaires sur la page de l'occasion.
6. Sélectionnez Soumettre et l'occasion sera publiée ou envoyée pour révision, selon les paramètres de votre site. Si elle est approuvée, l'occasion sera publiée et les gens pourront commencer à s'inscrire.

Excellent travail!

L'occasion de bénévolat est maintenant publiée et les gens peuvent commencer à s'inscrire aux quarts. Voici à quoi ressemblera l'occasion une fois publiée...