L'importation de bénévolat vous permet d'importer plusieurs occasions de bénévolat et quarts à partir d'un fichier CSV. Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 occasions de bénévolat en un seul téléversement et chaque occasion peut avoir jusqu'à 10 quarts.
Autorisations
Pour inscrire des bénévoles à une occasion, vous devez avoir le rôle de gestionnaire des bénévoles ou de gestionnaire des bénévoles (sans rapport).
Préparer le fichier CSV d'importation
Téléchargez un exemple de fichier CSV d'importation ou créez le vôtre. Le fichier doit contenir les éléments suivants :
- Une ligne pour chaque occasion de bénévolat.
- Une colonne pour chaque attribut de l'occasion et des quarts (nom, description, emplacement, compétences et intérêts, date de début). Chaque champ du fichier CSV correspond à un champ dans le formulaire de création d'occasion de bénévolat.
- Une ligne d'en-tête avec le nom de chaque colonne.
Pour en savoir plus sur les colonnes CSV et les exemples.
Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à remplir le fichier d'importation :
-
Ajouter des quarts supplémentaires à une occasion
Chaque occasion de bénévolat peut avoir un maximum de 10 quarts. Pour ajouter des quarts, copiez et collez les colonnes « quart # » dans de nouvelles colonnes. Remplacez le symbole dièse (#) par le numéro du quart. -
Trouver l'identifiant de l'organisme
- Recherchez un organisme sans but lucratif et ouvrez son profil.
- L'identifiant de l'organisme est indiqué dans la barre d'adresse de votre navigateur, après …/cause. Par exemple, https://monprogramme.benevity.org/fr-ca/cause/124-140416140RR0001
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Saisir un fuseau horaire valide
Voici une liste des noms de fuseaux horaires. -
Ajouter plusieurs compétences et intérêts, descripteurs et pays en vedette
- Ces champs nécessitent un formatage taxonomique utilisant le caractère barre verticale (pipe), « | ». Sur la plupart des claviers, la touche de la barre verticale est la même que la touche de la barre oblique inverse. Pour l'écrire, appuyez sur Maj + \
- Format : élément|élément|élément|...
- Exemple : Accounting|Accounting & Reporting|Analysis, Canada|United States|Australia
- Les éléments de taxonomie peuvent être une valeur unique ou une relation parent-enfant séparée par un tiret et un crochet (->)
- Format : parent->enfant ou élément
- Exemple : Languages->English|Spanish|French
- Tout espace avant et après la flèche « -> » et la barre verticale « | » est ignoré.
- Ces champs nécessitent un formatage taxonomique utilisant le caractère barre verticale (pipe), « | ». Sur la plupart des claviers, la touche de la barre verticale est la même que la touche de la barre oblique inverse. Pour l'écrire, appuyez sur Maj + \
- Il est important de noter que les éléments suivants ne peuvent pas être définis lors de l'importation groupée d'occasions :
- Images
- Détails de l'événement
- Configuration du comportement de la liste d'attente
- Définition d'une date limite d'inscription
Importer des occasions de bénévolat
- Accédez à Gérer > Bénévolat > Importer des occasions de bénévolat et sélectionnez Lancer l'importation.
- Faites glisser le fichier dans la fenêtre ou sélectionnez Téléverser le fichier.
- Vérifiez la correspondance pour vous assurer que chaque champ de votre fichier est correctement attribué. Si vous devez modifier la correspondance d'un champ, ouvrez le menu déroulant dans la colonne de droite et sélectionnez le nom de champ correct. Sélectionnez Continuer lorsque les colonnes correspondent.
-
Vérifiez les correspondances de valeurs de champs pour vous assurer que les valeurs sont correctement attribuées. Si vous devez modifier la correspondance d'une valeur de champ, ouvrez le menu déroulant dans la colonne de droite et sélectionnez le nom de champ correct. Sélectionnez Continuer lorsque les colonnes correspondent.
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Passez en revue et corrigez les erreurs avant l'importation. Vous pouvez filtrer par lignes non valides ou par erreurs spécifiques. Si vous modifiez une ligne comportant un problème, les mises à jour sont également appliquées dans le fichier CSV.
- Sélectionnez Importer et attendez que l'importation soit complète.
Bravo! Vous avez terminé l'importation groupée! Pour vos propres dossiers, vous pouvez télécharger un fichier contenant les informations sur les occasions. Sélectionnez Afficher le Gestionnaire en masse pour réviser et publier vos nouvelles occasions.
Colonnes CSV et exemples
Chaque ligne du fichier CSV représente une seule occasion de bénévolat et les colonnes contiennent les détails de l'occasion. Les lignes suivantes décrivent chaque colonne du fichier exemple.
Informations de base
| Nom de la colonne | Champ obligatoire | Description | Format | Exemple |
| name | Obligatoire | Nom de l'occasion. Titre court et accrocheur pour l'occasion | Champ texte | Donate blood |
| summary | Obligatoire | Résumé de l'occasion. Bref résumé de l'occasion | Champ texte d'un maximum de 100 caractères. | Donate blood and save some lives! |
| description | Optionnel | Description de l'occasion. Une description plus détaillée de l'occasion | Champ texte | Join your team this Saturday at the clinic to donate blood and help save some lives! Every little drop counts! |
| internal_notes | Optionnel | Notes internes. Notes mémo pour la personne qui crée l'occasion | Champ texte | Remind everyone to eat a large meal before giving blood |
| lives_impacted | Optionnel | Vies affectées. Le nombre de vies directement affectées par l'occasion. | Nombre supérieur ou égal à 0 | 12 |
| skills | Optionnel |
Compétences liées à l'occasion qui seraient précieuses pour y participer Consultez la liste des compétences disponibles actuellement |
Champs texte avec formatage taxonomique. Le caractère | (barre verticale) séparant chaque compétence | Languages->English|Spanish |
| interest | Optionnel |
Intérêts liés à l'occasion qui pourraient inciter des bénévoles à s'inscrire Consultez la liste des intérêts disponibles actuellement |
Champs texte avec formatage taxonomique. Le caractère | (barre verticale) séparant chaque intérêt | Civil Rights->LGBT Rights|Housing->Affordable Housing |
| descriptors | Optionnel | Descripteurs de l'occasion. Termes aidant à décrire l'occasion | Champs texte avec formatage taxonomique | Team Event|Good for Kids|Outdoors |
| cause_id | Optionnel | Identifiant de l'organisme de l'occasion | Numéro d'identification de l'organisme sans but lucratif pour lequel vous faites du bénévolat | 123-123456789RR0001 |
Emplacement, date et heure
| Nom de la colonne | Champ obligatoire | Description | Format | Exemple |
| location_is_remote | Optionnel | L'occasion est à distance (sans emplacement) | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | No |
| location_name | Obligatoire si l'emplacement n'est pas à distance | Nom de l'emplacement de l'occasion (pas l'adresse) | Champ texte | Victoria Blood Donation Clinic |
| location_address | Obligatoire si l'emplacement n'est pas à distance | Adresse de l'emplacement de l'occasion | Adresse complète de l'emplacement de bénévolat, incluant la ville, la province, le code postal et le pays. | 1020 Malloch Rd, Victoria, BC V9C 4G9, Canada |
| location_notes | Optionnel | Notes sur l'emplacement de l'occasion | Champ texte | Parking is free for volunteers! |
| datetime_start_date | Obligatoire | Date de début de l'occasion | aaaa-mm-jj | 2019-01-15 |
| datetime_start_time | Obligatoire | Heure de début de l'occasion | Format 24 heures (hh:mm) | 13:00 |
| datetime_end_date | Obligatoire si l'occasion n'est pas continue | Date de fin de l'occasion | aaaa-mm-jj | 2019-01-15 |
| datetime_end_time | Obligatoire si l'occasion n'est pas continue | Heure de fin de l'occasion | Format 24 heures (hh:mm) | 16:00 |
| datetime_timezone | Obligatoire | Fuseau horaire de l'occasion | Champ texte. Doit être un nom de fuseau horaire valide. Si vide, la valeur par défaut est le fuseau horaire de la personne qui crée l'occasion. | America/Seattle |
| datetime_is_ongoing | Optionnel | L'occasion est continue (sans date/heure de fin) | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | No |
| datetime_notes | Optionnel | Notes sur la date/heure de l'occasion | Champ texte | Please arrive 20 minutes early to get your volunteer shirts |
Exigences pour les bénévoles
| Nom de la colonne | Champ obligatoire | Description | Format | Exemple |
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volunteer_comments_ to_contact |
Optionnel | Ajouter le champ d'inscription « Envoyer des commentaires au contact » | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | Yes |
|
volunteer_no_ email_reminder |
Optionnel | Désactiver le rappel par courriel de consignation des heures pour les bénévoles | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | Yes |
|
volunteer_waiver _status |
Optionnel | Exigence de renonciation pour l'occasion | Champ texte avec les options : None, Optional ou Required. Si vide, la valeur par défaut est None | Required |
| volunteer_waiver_url | Obligatoire si une renonciation est optionnelle ou obligatoire | Lien vers la renonciation de l'occasion | Adresse URL | http://abc.com/waiver.pdf |
Coordonnées du contact
| Nom de la colonne | Champ obligatoire | Description | Format | Exemple |
| contact_name | Obligatoire | Nom complet du contact de l'occasion | Champ texte | Jane Doe |
| contact_email | Obligatoire | Courriel du contact de l'occasion | Adresse courriel | jdoe@blooddonor.com |
| contact_phone | Optionnel | Numéro de téléphone du contact de l'occasion | Numéro de téléphone complet avec indicatif régional. Sans tirets ni crochets | 4039993333 |
|
contact_disable_ notifications |
Obligatoire | Désactiver les notifications d'inscription pour le contact de l'occasion | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | No |
| contact_url | Optionnel | Site Web de partage pour l'occasion de bénévolat | Adresse URL | https://www.cause-site.com/volunteer-op |
| contact_facebook | Optionnel | Lien Facebook pour le partage | Adresse URL d'une page Facebook | https://facebook.com/path/ to/facebook/ |
| contact_twitter | Optionnel | Lien Twitter pour le partage | Adresse URL d'une page Twitter | https://twitter.com/ cause_handle |
Paramètres administratifs
| Nom de la colonne | Champ obligatoire | Description | Format | Exemple |
| generated_from | Optionnel | Source de l'occasion. D'où provient l'occasion. | Champ texte avec les options : User ou Company. Si vide, la valeur par défaut est Company | Company |
| approval_status | Optionnel | Statut d'approbation de l'occasion | Champ texte avec les options : Approved, Queued ou Denied. Si vide, la valeur par défaut est Approved | Approved |
| featured | Optionnel | Occasion en vedette. L'ajoute à la liste des occasions de bénévolat en vedette | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | Yes |
| featured_country | Obligatoire si l'occasion sera en vedette | Pays en vedette | Champ texte | USA |
| author | Optionnel | Auteur de l'occasion. Le créateur de l'occasion, et non l'administrateur qui téléverse l'occasion. | Adresse courriel. Si vide, la valeur par défaut est l'adresse courriel de l'administrateur. | jane@abc.com |
|
author_disable _notifications |
Optionnel | Désactiver les notifications d'inscription pour l'auteur de l'occasion | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | Yes |
|
comment_ permissions |
Optionnel | Autorisations de commentaires pour l'occasion. Si les utilisateurs peuvent commenter l'occasion. | Champ texte avec les options : Disabled, Read ou Read-Write. Si vide, la valeur par défaut est Read-Write. | Read-Write |
| visibility | Optionnel |
Visibilité de l'occasion. Si l'occasion est visible pour tous les membres de l'entreprise ou uniquement pour des utilisateurs spécifiques. |
Champ texte avec les options : Company-Wide ou By-Invite. Si vide, la valeur par défaut est Company-Wide. | Company-Wide |
Quarts
| Nom de la colonne | Champ obligatoire | Description | Format | Exemple |
| shift_#_name | Obligatoire si les autres détails du quart sont fournis | Nom du quart. Titre court et descriptif de ce que le quart implique. | Champ texte | Tear down and cleanup |
| shift_#_start_date | Obligatoire si le quart n'est pas continu (c.-à-d. sans date et heure) | Date de début du quart | aaaa-mm-jj | 2019-01-15 |
| shift_#_start_time | Obligatoire si le quart n'est pas continu (c.-à-d. sans date et heure) | Heure de début du quart | Format 24 heures (hh:mm) | 16:00 |
| shift_#_end_time | Obligatoire si le quart n'est pas continu (c.-à-d. sans date et heure) | Heure de fin du quart | Format 24 heures (hh:mm) | 19:00 |
| shift_#_end_date | Obligatoire si le quart n'est pas continu (c.-à-d. sans date et heure) | Date de fin du quart | aaaa-mm-jj | 2019-01-15 |
| shift_#_timezone | Obligatoire si le quart n'est pas continu (c.-à-d. sans date et heure) | Fuseau horaire | Champ texte. Doit être un nom de fuseau horaire valide. Si vide, la valeur par défaut est le fuseau horaire de la personne qui crée l'occasion | America/Seattle |
| shift_#_is_ongoing | Optionnel | Le quart est continu (c.-à-d. sans date et heure) | Champ texte avec les options Oui ou Non. Si vide, la valeur par défaut est Non. | No |
| shift_#_max | Optionnel | Capacité maximale du quart. Le nombre maximum de bénévoles pour le quart. | Nombre supérieur ou égal à 0 | 30 |