Maintenir un contenu de bénévolat à jour et engageant est essentiel pour un programme réussi. Vous pouvez archiver manuellement le contenu ou archiver automatiquement les événements bénévoles périmés après une période spécifiée, garantissant ainsi que les employés ne voient que les occasions les plus pertinentes et actuelles.
Autorisations
Les utilisateurs ayant les rôles d'utilisateur suivants peuvent configurer les paramètres d'archivage automatique :
- Gestionnaire des rôles
- Gestionnaire des paramètres du site
Archiver ou dépublier?
L'archivage est idéal pour les occasions terminées. La page reste accessible via un lien direct, permettant aux bénévoles de consigner leurs heures, d'annuler leur inscription s'ils n'ont pas participé, ou de consulter les photos téléversées.
Les occasions archivées :
- N'apparaissent pas dans les résultats de recherche.
- Sont retirées du Contenu en vedette si elles étaient en vedette.
- Peuvent être dupliquées si un utilisateur autorisé souhaite créer une nouvelle occasion.
Vous pouvez dépublier les pages qui ne sont pas prêtes à être publiées ou qui ont été publiées par erreur. Les pages non publiées n'apparaissent pas dans les résultats de recherche ni via des liens directs.
Configurer la période d'archivage automatique
Vous pouvez choisir quand archiver automatiquement les occasions de bénévolat après la fin de leur dernier quart. L'occasion ne sera pas archivée automatiquement si elle comporte un quart sans date de fin. L'archivage s'effectue toutes les 15 minutes, ce qui peut entraîner un léger délai.
Pour choisir quand une occasion est archivée :
- Accédez à Gérer > Paramètres du site > Paramètres du bénévolat. Vous y trouverez les paramètres Archiver automatiquement les occasions de bénévolat sous Gestion du contenu.
- Choisissez l'intervalle souhaité entre la date de fin du dernier quart et la date d'archivage automatique :
- 24 heures après le dernier quart
- 72 heures après le dernier quart
- 7 jours après le dernier quart
- 14 jours après le dernier quart
- 30 jours après le dernier quart
- 60 jours après le dernier quart
- Ne jamais archiver automatiquement
- Sélectionnez Mettre à jour les paramètres pour confirmer votre choix.
Lorsque le paramètre d'archivage automatique est mis à jour, toutes les occasions admissibles sont archivées. Si vous avez un grand nombre d'occasions périmées, cela peut prendre un certain temps.
Occasions de bénévolat admissibles
Si vous avez activé l'archivage automatique et spécifié un délai, les occasions de bénévolat sont archivées lorsqu'elles répondent aux critères suivants :
- Tous les quarts ont des dates de fin. Ils ne sont pas à durée indéterminée.
- La date de fin du dernier quart est passée.
- L'intervalle spécifié entre la date de fin du dernier quart et la date d'archivage s'est écoulé.
Trouver les occasions archivées
Pour accéder aux occasions archivées manuellement ou automatiquement :
- Accédez à Gérer > Gestionnaire en masse.
- Définissez le filtre Statut de publication sur Archivé.
- Sélectionnez Appliquer pour afficher les résultats.
Vous pouvez également appliquer d'autres filtres pour affiner vos résultats. Depuis cet endroit, vous pouvez consulter les occasions archivées et agir à partir du menu déroulant Choisir une action en haut de la page ou du menu déroulant Gérer à côté de l'occasion.
Gérer les quarts dans les occasions archivées
Si une personne a fait une erreur ou souhaite modifier un quart dans une occasion archivée, elle peut consulter ses engagements dans son profil et ouvrir l'occasion. Elle choisit ensuite Gérer mon quart pour modifier ou annuler son inscription afin de pouvoir consigner ses heures avec précision.
Les administrateurs des occasions peuvent également accéder à l'occasion archivée et ont l'option de Désarchiver l'occasion sur la page principale si nécessaire.