Gérer les occasions de bénévolat

Créer des occasions de bénévolat n'est que le début de l'élaboration d'un programme de bienfaisance engageant. Il est important d'ajouter du nouveau contenu et de retirer l'ancien pour garder votre site à jour et pertinent pour vos employés!

Autorisations

Toute personne ayant l'un des rôles d'utilisateur suivants peut gérer les occasions de bénévolat :

• Coordonnateur des bénévoles
• Gestionnaire des bénévoles
• Gestionnaire des bénévoles (administrateur junior)
• Gestionnaire des bénévoles (sans rapports)

Recevoir des notifications par les éléments à traiter

Vous recevez une notification si du contenu attend d'être examiné dans les Éléments à traiter du tableau de bord de l'administration. Sélectionnez Agir à côté de l'élément pour afficher toutes les occasions de bénévolat dans le Gestionnaire en lot de bénévolat.

Examiner les occasions de bénévolat

Vous pouvez également afficher toutes les occasions de bénévolat de votre programme, quel que soit leur statut, en accédant à Gérer > Bénévolat > Gestionnaire en lot.

Vous pouvez y effectuer des actions sur un ou plusieurs éléments de contenu. Le processus habituel d'examen des occasions de bénévolat est le suivant :

1. Sélectionnez Filtres pour affiner vos résultats de recherche à la liste des occasions que vous souhaitez examiner.
2. Sélectionnez le Titre de l'occasion pour l'ouvrir en mode affichage. C'est ainsi que l'occasion apparaît à vos employés lorsqu'ils l'ouvrent dans votre programme.
3. Si vous souhaitez apporter des modifications, sélectionnez Modifier dans le coin supérieur droit de la page de l'occasion. Vous avez également l'option Modifier à côté de l'occasion dans la liste d'examen. L'occasion s'ouvre en mode édition afin que vous puissiez la mettre à jour, puis sélectionner Soumettre.

Dans le tableau du Gestionnaire en lot, vous avez un accès rapide aux informations suivantes pour chaque occasion :

• Titre : nom de l'occasion.
• Auteur : utilisateur qui a créé l'occasion.
• Statut de publication : Publié, Non publié ou Archivé.
• Date de publication : date de création.
• Date de début : date de début de l'occasion.
• Source : créée par un utilisateur ou par l'entreprise. La source est l'entreprise si l'occasion a été créée par un utilisateur ayant le rôle Gestionnaire des bénévoles, Gestionnaire des bénévoles (non-administrateur), Gestionnaire des bénévoles (sans rapports) ou Gestionnaire des bénévoles (administrateur junior).
• Statut d'approbation : Approuvé (approuvé mais peut ne pas être publié) ou Refusé.
• En vedette : En vedette/Non en vedette.
• Pays : pays ciblés par l'occasion.
• Gérer : options pour gérer l'occasion de bénévolat.

Approuver ou refuser une occasion

Pour approuver ou refuser une ou plusieurs occasions depuis le Gestionnaire en lot :

1. Cochez la case à côté de chaque occasion dans votre liste d'examen.
2. Choisissez Approuver le contenu de l'utilisateur ou Refuser le contenu de l'utilisateur dans le menu déroulant Choisir une action.
3. Sélectionnez si vous souhaitez publier le contenu et si vous souhaitez notifier l'utilisateur du changement d'approbation.
4. Sélectionnez Suivant, puis Confirmer pour appliquer la modification.

Ces actions mettent à jour le Statut d'approbation. Le contenu approuvé peut être publié afin qu'il apparaisse dans votre programme.

Vous pouvez également approuver ou refuser depuis l'éditeur d'occasion en accédant à Administration et en choisissant Approuvé ou Refusé dans le menu déroulant Statut d'approbation.

Publier une occasion

Une fois une occasion approuvée, vous pouvez la publier. Le contenu publié et approuvé apparaît dans votre programme afin que vos employés puissent s'y impliquer : ils peuvent le rechercher, s'inscrire et suivre leur temps.

Pour publier une ou plusieurs occasions depuis le Gestionnaire en lot :

1. Cochez la case à côté de chaque occasion dans votre liste d'examen.
2. Choisissez Publier le contenu dans le menu déroulant Choisir une action et sélectionnez Appliquer.
3. Sélectionnez Confirmer pour appliquer la modification.

Vous pouvez également Dépublier le contenu en utilisant le même menu déroulant. Ces actions mettent à jour le Statut de publication.

Pour publier depuis l'éditeur d'occasion :

1. Accédez à Administration et cochez la case Publier.
2. Sélectionnez Soumettre.

Pour dépublier, décochez la case Publier et sélectionnez Soumettre.

Si quelqu'un s'inscrit à une occasion mais n'a pas suivi son temps, les occasions non publiées continuent de s'afficher dans son tableau de bord. Si quelqu'un s'est inscrit et a suivi son temps, une occasion non publiée est visible dans son Historique.

Mettre une occasion en vedette

Une fois une occasion publiée, vous pouvez la mettre en vedette. Les occasions en vedette apparaissent dans le carrousel Contenu en vedette du tableau de bord pour les utilisateurs que vous avez ciblés.

Pour mettre en vedette une ou plusieurs occasions :

1. Cochez la case à côté de chaque occasion dans votre liste d'examen.
2. Choisissez Mettre le contenu en vedette dans le menu déroulant Choisir une action et sélectionnez Appliquer.
3. Sélectionnez Confirmer pour appliquer la modification.

Vous pouvez également Retirer le contenu de la vedette en utilisant le même menu déroulant. Ces options mettent à jour le Statut en vedette. Si l'occasion n'est plus en vedette mais reste publiée, vos employés peuvent toujours la rechercher et s'y inscrire.

Archiver une occasion

Lorsqu'une occasion se termine ou que vous souhaitez la retirer, vous pouvez l'archiver. Les occasions archivées ne restent accessibles à vos employés que via un lien direct, ce qui permet aux bénévoles de suivre leur temps, d'annuler leur inscription s'ils n'ont pas participé, ou de consulter les photos téléversées. Les administrateurs peuvent toujours trouver l'occasion dans le Gestionnaire en lot.

Pour archiver une ou plusieurs occasions :

1. Cochez la case à côté de chaque occasion dans votre liste d'examen.
2. Choisissez Archiver la campagne dans le menu déroulant Choisir une action et sélectionnez Appliquer.
3. Sélectionnez Confirmer pour appliquer la modification.

Pour restaurer une occasion archivée, choisissez Désarchiver la campagne en utilisant le même menu déroulant. Le statut de publication d'une occasion désarchivée revient à Non publié.

Changer le propriétaire du contenu

Pour changer l'auteur et le propriétaire d'une ou plusieurs occasions :

1. Cochez la case à côté de chaque occasion dans votre liste d'examen.
2. Choisissez Changer le propriétaire du contenu dans le menu déroulant Choisir une action et sélectionnez Appliquer.
3. Tapez le nom d'utilisateur de la personne à qui vous souhaitez attribuer la propriété. Le champ suggère des noms correspondants à mesure que vous tapez.
4. Sélectionnez Suivant, puis Confirmer pour appliquer la modification.

Gérer les inscriptions

En savoir plus sur l'inscription des bénévoles.

Gérer le suivi du temps

En savoir plus sur le suivi du temps de bénévolat.