Les vues Ad Hoc sont les éléments de base de vos rapports. Utilisez-les pour créer et modifier la vue initiale des données que vous analysez. Vous pouvez faire glisser et déposer différents champs et mesures dans des tableaux, des tableaux croisés et des graphiques, puis appliquer des filtres, agréger des valeurs et afficher immédiatement les résultats.
Les rapports sont des versions planifiées et à format fixe des données contenues dans une vue Ad Hoc. Le contenu du rapport se met à jour chaque fois que vous apportez des modifications à la vue Ad Hoc source. Vous pouvez toujours ajuster les filtres inclus dans un rapport selon vos critères changeants. Les rapports peuvent être planifiés pour s’exécuter selon votre propre calendrier.
Exemple : Créer un rapport sur vos 10 principaux organismes sans but lucratif
Dans l’exemple suivant, nous créerons un rapport pour voir quels organismes sans but lucratif sont les plus populaires auprès de vos donateurs en affichant ceux qui reçoivent le plus de montants de dons.
Les organismes sans but lucratif partenaires sont au cœur de votre programme. Explorer les organismes sans but lucratif qui tiennent à cœur à votre personnel peut vous aider à mieux comprendre vos employés et à mieux cibler votre programme, vos communications et vos relations.
Dans Rapports Benevity, vous pouvez créer un rapport pour afficher vos organismes sans but lucratif les plus populaires par montant total de dons. Dans les étapes ci-dessous, vous commencerez par créer une vue Ad Hoc de vos 10 principaux organismes sans but lucratif, puis vous créerez un rapport basé sur cette vue Ad Hoc.
Créer une vue Ad Hoc
1. Sous le menu déroulant Create de la barre de menus, sélectionnez Ad Hoc View.
2. Choisissez le nom de votre entreprise comme source de données, puis sélectionnez Choose Data...
3. Dans cet écran, vous avez la possibilité de choisir l’un des trois ensembles de données :
-
- Transactions, Causes and Users : Fournit des données liées aux transactions, aux organismes sans but lucratif, aux utilisateurs, ainsi qu’aux occasions de don et de bénévolat
- Participation Rates : Fournit des données liées à la participation et aux nombres d’utilisateurs
- Volunteering Summary – by Shift : Fournit des données liées au bénévolat
4. Pour cet exemple, nous utiliserons Transactions, Causes and Users. Déplacez Transactions, Causes and Users du volet Source vers le volet Selected Fields à l’aide de la flèche droite, puis sélectionnez OK.
Vous serez maintenant dans l’éditeur Ad Hoc, qui vous permettra de construire votre vue Ad Hoc en ajoutant des filtres et des champs/mesures, ainsi que d’exporter et d’enregistrer votre vue Ad Hoc.
Éditeur Ad Hoc
Dans le volet de gauche se trouvent vos Fields et Measures. Cliquez sur la flèche droite à côté du dossier pour le développer et afficher les champs et les mesures. Vous pouvez également utiliser les barres de recherche du volet gauche sous Fields ou sous Measures pour rechercher un champ ou une mesure précis.
- Fields : Données dimensionnelles ou catégorielles que vous pourrez inclure lorsque vous découpez et segmentez vos Measures ci-dessous.
- Measures : Les indicateurs numériques utilisés pour mesurer et évaluer votre programme. Ils peuvent être découpés et segmentés selon les différents champs ci-dessus.
Les icônes (Abc, 123) à gauche du nom du champ/de la mesure indiquent s’il s’agit de texte (Abc) ou d’une valeur numérique (123).
Au centre de l’écran, vous verrez la zone d’aperçu et de conception du rapport. Ici, vous pouvez faire glisser et déposer des champs et des mesures dans les Columns ou les Rows, ou cliquer avec le bouton droit sur l’élément et l’ajouter aux colonnes ou aux lignes. Au-dessus des colonnes et des lignes, vous verrez la barre de boutons.
À l’extrême droite, vous verrez le volet des filtres indiqué par une icône de filtre (s’il est réduit) ou par le titre Filters (s’il est développé).
Ajouter un filtre
1. Il est recommandé de commencer votre rapport en ajoutant un filtre. Pour cet exemple, nous ajouterons un filtre pour le Transaction Type.
2. Cliquez sur la flèche droite pour développer les *Common Fields dans le volet de gauche sous Fields.
3. Cliquez avec le bouton droit sur Transaction Type et sélectionnez Create Filter.
4. Dans le volet Filters à droite, assurez-vous que le filtre est Transaction Type égale Donation. Cela garantit que seules les données de dons sont extraites. Chaque fois que vous créez une vue Ad Hoc, ajoutez le filtre Transaction Type. Comme les dons, le bénévolat et les dons à venir sont tous reportables ensemble, la création de ce filtre garantira que vous consultez les bons types de transactions.
5. Cliquez sur Apply en bas pour appliquer le filtre.
Remarque : Lorsque le mot Apply est blanc, cela indique qu’un filtre a été ajouté, supprimé ou modifié et doit être appliqué. Lorsque le mot Apply est grisé, cela indique que tous les filtres actuels ont été appliqués et qu’il n’y a eu aucun ajout, aucune suppression ni aucune modification des filtres.
Ajouter des champs et des mesures
1. Sous Measures, trouvez ou recherchez Total Donation Amount, puis cliquez avec le bouton droit ou faites-le glisser vers Columns.
2. Sous Fields, trouvez ou recherchez Cause Name. Cliquez avec le bouton droit ou faites-le glisser pour l’ajouter aux Rows.
Cette vue Ad Hoc vous fournira un résumé du montant total des dons (en devise locale) par catégorie de cause.
Pour une liste complète des champs et mesures disponibles et de leurs définitions, consultez le glossaire Rapports Benevity.
Passer l’ensemble de données aux données complètes
Dans l’éditeur Ad Hoc, vous pouvez choisir entre trois vues différentes : Sample Data, Full Data et No Data.
Sample Data vous permet de concevoir des vues Ad Hoc plus rapidement, car l’ensemble complet de données n’est pas extrait à chaque mise à jour. La sélection de Sample Data n’affiche qu’une portion de l’ensemble complet de vos données.
Full Data affichera l’ensemble complet des données.
No Data n’affichera aucune donnée.
Pour passer à Full Data, ouvrez le menu déroulant de la barre d’outils de l’éditeur et sélectionnez Full Data.
Peu importe le paramètre utilisé pendant la création de vos rapports, ils s’exécutont automatiquement avec les données complètes.
Filtrer les résultats par les 10 principales causes
1. Cliquez avec le bouton droit sur Total Donation Amount dans l’en-tête de colonne, puis sélectionnez Filter Top N Values...
2. Changez le Number of top values à afficher à 10. Vous pouvez ajuster cette valeur pour créer un rapport sur vos cinq, 20, 50 principaux, et ainsi de suite.
3. Décochez Show aggregate of unranked values.
4. Cochez Apply filter across all row groups.
5. Sélectionnez OK.
Le tableau se mettra à jour avec les 10 principales causes, triées du montant total de dons le plus élevé au plus faible, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.
Trier par nombre de donateurs par cause
Lorsque vous filtrez pour les 10 premiers par montant total de dons, le classement peut être influencé par seulement quelques donateurs qui donnent de grandes sommes à quelques organismes sans but lucratif. Une mesure utile à ajouter à ce rapport est donc Transaction User Count, qui indiquera le nombre de donateurs par cause.
1. Sous Measures, trouvez ou recherchez Transaction User Count.
2. Cliquez avec le bouton droit ou faites-le glisser pour l’ajouter aux Columns.
3. Nous allons maintenant trier le rapport du plus grand au plus petit nombre de donateurs dans cette liste des 10 principaux organismes sans but lucratif.
4. Cliquez avec le bouton droit sur Transaction User Count dans l’en-tête de colonne, puis sélectionnez Filter Top N Values...
1. Changez le Number of top values to show à 10.
2. Décochez Show aggregate of unranked values.
3. Cochez Apply filter across all row groups.
4. Sélectionnez OK.
Exporter votre vue Ad Hoc
Vous pouvez exporter le contenu de votre vue Ad Hoc dans divers formats, tels que XLSX (un format Excel modifiable, que la plupart des gens utilisent), CSV ou PDF.
1. Cliquez sur l’icône Export, à droite de l’icône Save.
2. Sélectionnez le format de fichier souhaité pour l’exportation des données.
Après avoir sélectionné le format, un nouvel onglet de navigateur s’ouvrira et l’exportation se téléchargera. Si le téléchargement ne se déclenche pas, assurez-vous que votre navigateur ne bloque pas l’ouverture du nouvel onglet (onglet contextuel bloqué).
Enregistrer votre vue Ad Hoc et créer un rapport
1. Avec la vue Ad Hoc ouverte, sélectionnez l’icône Save dans la barre d’outils.
2. Choisissez l’une des trois options d’enregistrement :
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- Save Ad Hoc View s’il s’agit de la première fois que vous enregistrez la vue Ad Hoc ou si vous réenregistrez une vue Ad Hoc existante.
- Save Ad Hoc View As... si vous modifiez une vue Ad Hoc existante et souhaitez enregistrer une copie à un autre emplacement (cela dupliquera la vue Ad Hoc).
- Save Ad Hoc View and Create Report si vous souhaitez enregistrer la vue Ad Hoc et créer le rapport.
3. Lorsque l’écran Save As s’ouvre, développez les dossiers pour sélectionner l’emplacement de votre dossier, puis sélectionnez Save.
Poursuivez votre apprentissage — article suivant
Pour en savoir plus sur la navigation dans Rapports Benevity, consultez l’article suivant : Créer des graphiques Ad Hoc.