Les vues Ad Hoc sont les éléments de base de vos rapports. Utilisez-les pour créer et modifier la vue initiale des données que vous analysez. Vous pouvez faire glisser et déposer différents champs et mesures dans des tableaux, des tableaux croisés et des graphiques, puis appliquer des filtres, agréger des valeurs et afficher immédiatement les résultats.
Les rapports sont des versions planifiées et à format fixe des données contenues dans une vue Ad Hoc. Le contenu du rapport se met à jour chaque fois que vous modifiez la vue Ad Hoc source. Vous pouvez toujours ajuster les filtres inclus dans un rapport selon vos critères changeants. Les rapports peuvent être planifiés pour s'exécuter selon votre propre calendrier.
Exemple : Créer un rapport sur vos 10 meilleurs organismes sans but lucratif
Dans l'exemple suivant, nous allons créer un rapport pour voir quels organismes sans but lucratif sont les plus populaires parmi vos donateurs en affichant ceux qui reçoivent le plus de montants de dons.
Les partenaires organismes sans but lucratif sont au cœur de votre programme. Explorer les organismes sans but lucratif auxquels tient votre personnel peut vous aider à mieux comprendre vos employés et à mieux cibler votre programme, vos communications et vos relations.
Dans Benevity Reporting, vous pouvez créer un rapport pour afficher vos organismes sans but lucratif les plus populaires par montant total de dons. Dans les étapes ci-dessous, vous commencerez par créer une vue Ad Hoc de vos 10 meilleurs organismes sans but lucratif, puis vous créerez un rapport basé sur cette vue Ad Hoc.
Créer une vue Ad Hoc
1. Dans le menu déroulant Créer de la barre de menus, sélectionnez Vue Ad Hoc.
2. Choisissez le nom de votre entreprise comme source de données et sélectionnez Choisir les données...
3. Dans cet écran, vous avez la possibilité de choisir l'un des trois ensembles de données :
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- Transactions, causes et utilisateurs : Fournit des données relatives aux transactions, aux organismes sans but lucratif, aux utilisateurs et aux occasions de don et de bénévolat
- Taux de participation : Fournit des données relatives à la participation et au nombre d'utilisateurs
- Résumé du bénévolat – par quart : Fournit des données relatives au bénévolat
4. Pour cet exemple, nous utiliserons Transactions, causes et utilisateurs. Déplacez Transactions, causes et utilisateurs du volet Source vers le volet Champs sélectionnés à l'aide de la flèche droite et sélectionnez OK.
Vous serez maintenant dans l'éditeur Ad Hoc, qui vous permettra de créer votre vue Ad Hoc en ajoutant des filtres et des champs/mesures, ainsi que d'exporter et d'enregistrer votre vue Ad Hoc.
Éditeur Ad Hoc
Dans le volet gauche se trouvent vos Champs et Mesures. Cliquez sur la flèche droite à côté du dossier pour développer et afficher les champs et les mesures. Vous pouvez également utiliser les barres de recherche dans le volet gauche sous Champs ou sous Mesures pour rechercher un champ ou une mesure spécifique.
- Champs : Données dimensionnelles ou de catégorie que vous pourrez inclure lorsque vous segmentez vos Mesures ci-dessous.
- Mesures : Les indicateurs numériques utilisés pour mesurer et évaluer votre programme. Ils peuvent être segmentés par les différents champs ci-dessus.
Les icônes (Abc, 123) à gauche du nom du champ/de la mesure indiquent s'il s'agit d'un texte (Abc) ou d'une valeur numérique (123).
Au centre de l'écran, vous verrez la zone d'aperçu et de conception du rapport. Ici, vous pouvez faire glisser et déposer des champs et des mesures dans les Colonnes ou les Lignes, ou vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur l'élément et l'ajouter aux colonnes ou aux lignes. Au-dessus des colonnes et des lignes, vous verrez la barre de boutons.
À l'extrême droite, vous verrez le volet des filtres indiqué par une icône de filtre (si réduit) ou le titre Filtres (si développé).
Ajouter un filtre
1. Il est recommandé de commencer votre rapport en ajoutant un filtre. Pour cet exemple, nous allons ajouter un filtre pour le Type de transaction.
2. Cliquez sur la flèche droite pour développer les *Champs communs dans le volet gauche sous Champs.
3. Cliquez avec le bouton droit sur Type de transaction et sélectionnez Créer un filtre.
4. Dans le volet Filtres à droite, assurez-vous que le filtre est Type de transaction est égal à Don. Cela garantit que seules les données de dons sont extraites. Chaque fois que vous créez une vue Ad Hoc, ajoutez le filtre Type de transaction. Étant donné que les dons, le bénévolat et les dons à venir sont tous reportables ensemble, la création de ce filtre garantira que vous examinez les bons types de transactions.
5. Cliquez sur Appliquer en bas pour appliquer le filtre.
Remarque : Lorsque le mot Appliquer est blanc, cela indique qu'un filtre a été ajouté, supprimé ou modifié et doit être appliqué. Lorsque le mot Appliquer est grisé, cela indique que tous les filtres actuels ont été appliqués et qu'il n'y a pas eu d'ajouts, de suppressions ou de modifications aux filtres.
Ajouter des champs et des mesures
1. Sous Mesures, recherchez Montant total des dons et cliquez avec le bouton droit ou faites-le glisser vers Colonnes.
2. Sous Champs, recherchez Nom de la cause. Cliquez avec le bouton droit ou faites-le glisser pour l'ajouter aux Lignes.
Cette vue Ad Hoc vous fournira un résumé du montant total des dons (en devise locale) par catégorie de cause.
Pour une liste complète des champs et mesures disponibles et leurs définitions, veuillez consulter le Glossaire Benevity Reporting.
Passer l'ensemble de données aux données complètes
Dans l'éditeur Ad Hoc, vous pouvez choisir entre trois vues différentes : Données d'exemple, Données complètes et Aucune donnée.
Données d'exemple vous permet de concevoir des vues Ad Hoc plus rapidement, car l'ensemble complet de données n'est pas extrait chaque fois que vous effectuez une mise à jour. La sélection de Données d'exemple n'affichera qu'une partie de l'ensemble complet de vos données.
Données complètes affichera l'ensemble complet des données.
Aucune donnée n'affichera aucune donnée.
Pour passer aux Données complètes, ouvrez le menu déroulant dans la barre d'outils de l'éditeur et sélectionnez Données complètes.
Quel que soit le paramètre que vous avez lors de la création de vos rapports, ils exporteront automatiquement avec les données complètes.
Filtrer les résultats par les 10 meilleures causes
1. Cliquez avec le bouton droit sur Montant total des dons dans l'en-tête de colonne et sélectionnez Filtrer les N premières valeurs...
2. Changez le Nombre de premières valeurs à afficher à 10. Vous pouvez ajuster cette valeur pour signaler sur vos cinq, 20, 50 premiers, etc.
3. Décochez Afficher l'agrégat des valeurs non classées.
4. Cochez Appliquer le filtre à tous les groupes de lignes.
5. Sélectionnez OK.
Le tableau se mettra à jour avec les 10 meilleures causes, triées du montant total des dons le plus élevé au plus faible, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous.
Trier par nombre de donateurs par cause
Lorsque vous filtrez pour les 10 premiers par montant total de dons, le classement peut être influencé par seulement quelques donateurs donnant de grandes sommes à quelques organismes sans but lucratif. Ainsi, une mesure utile à ajouter à ce rapport est Nombre d'utilisateurs de transaction, qui donnera le nombre de donateurs par cause.
1. Sous Mesures, recherchez Nombre d'utilisateurs de transaction.
2. Cliquez avec le bouton droit ou faites-le glisser pour l'ajouter aux Colonnes.
3. Nous allons maintenant trier le rapport par nombre de donateurs du plus élevé au plus faible dans cette liste des 10 meilleurs organismes sans but lucratif.
4. Cliquez avec le bouton droit sur Nombre d'utilisateurs de transaction dans l'en-tête de colonne et sélectionnez Filtrer les N premières valeurs...
1. Changez le Nombre de premières valeurs à afficher à 10.
2. Décochez Afficher l'agrégat des valeurs non classées.
3. Cochez Appliquer le filtre à tous les groupes de lignes.
4. Sélectionnez OK.
Exporter votre vue Ad Hoc
Vous pouvez exporter le contenu de votre vue Ad Hoc dans divers formats tels que XLSX (un format Excel modifiable, que la plupart des gens utilisent), CSV ou PDF.
1. Cliquez sur l'icône d'exportation, à droite de l'icône d'enregistrement.
2. Sélectionnez le format de fichier souhaité dans lequel vous souhaitez exporter les données.
Après avoir sélectionné le format, un nouvel onglet de navigateur s'ouvrira et l'exportation se téléchargera. Si le téléchargement ne se déclenche pas, assurez-vous que votre navigateur ne bloque pas l'ouverture du nouvel onglet (comme un onglet pop-up bloqué).
Enregistrer votre vue Ad Hoc et créer un rapport
1. La vue Ad Hoc étant ouverte, sélectionnez l'icône d'enregistrement dans la barre d'outils.
2. Choisissez parmi l'une des trois options d'enregistrement :
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- Enregistrer la vue Ad Hoc si c'est la première fois que vous enregistrez la vue Ad Hoc ou si vous reenregistrez une vue Ad Hoc existante.
- Enregistrer la vue Ad Hoc sous... si vous modifiez une vue Ad Hoc existante et souhaitez enregistrer une copie à un autre emplacement (cela dupliquera la vue Ad Hoc).
- Enregistrer la vue Ad Hoc et créer un rapport si vous souhaitez enregistrer la vue Ad Hoc et créer le rapport.
3. Lorsque l'écran Enregistrer sous s'ouvre, développez les dossiers pour sélectionner l'emplacement de votre dossier et sélectionnez Enregistrer.
Continuez votre apprentissage — article suivant
Pour en savoir plus sur la navigation dans Benevity Reporting, consultez l'article suivant : Créer des graphiques Ad Hoc.