La gestion des inscriptions et de la présence aux événements permet aux responsables de groupe de rester organisés et de s'assurer que leurs événements se déroulent sans accroc. De l'ajout de participants à la mise à jour des statuts ou à la gestion de la liste d'attente, cette page permet de tout centraliser. Cela est particulièrement utile pour les événements en personne et ceux à capacité limitée.
Autorisations
Les administrateurs de programme et les responsables de groupe peuvent ajouter des participants aux événements et gérer les listes d'attente et la présence au nom de personnes.
Ajouter des participants à un événement
- Sélectionnez votre avatar > Tableau de bord du responsable de groupe.
- Sélectionnez le groupe qui organise l'événement pour ouvrir son tableau de bord.
- Accédez à l'onglet Événements et sélectionnez Gérer la présence dans le menu déroulant Actions à trois points de l'événement pour ouvrir la page Gérer la présence.
- Sélectionnez Ajouter des participants à gauche du menu déroulant d'occurrence sur la page Gérer la présence.
- Utilisez la barre de recherche pour trouver des personnes admissibles par nom ou par courriel.
- Seules les personnes admissibles s'afficheront selon les paramètres de l'auditoire de l'événement (par exemple, uniquement les membres du groupe si cette option est sélectionnée).
- Sélectionnez des personnes dans les résultats à l'aide des cases à cocher et confirmez votre sélection sur la droite.
- Sélectionnez Ajouter à l'événement pour terminer le processus.
Important : Si l'événement comprend une renonciation, les personnes ajoutées par un responsable de groupe ne seront pas invitées à l'accepter. Encouragez les personnes à s'inscrire elles-mêmes si une renonciation est requise.
Afficher les statuts des participants
Sur la page Gérer la présence, vous pouvez consulter :
- Total des inscriptions
- Présence confirmée
- Nombre de personnes sur la liste d'attente (si activée)
- Heures suivies (si le suivi du temps est activé)
Chaque participant affiche l'un des trois statuts suivants :
- Inscrit
- A participé
- Liste d'attente
Gérer les participants individuels
- Localisez la personne dans la liste des participants.
- Sélectionnez l'action souhaitée dans le menu déroulant Action situé dans la colonne la plus à droite.
Actions disponibles par statut :
-
Inscrit
- Déplacer vers la liste d'attente
- Marquer comme ayant participé
- Retirer le participant
-
A participé
- Annuler la présence
- Retirer le participant
-
Liste d'attente
- Marquer comme inscrit
- Marquer comme ayant participé
- Retirer le participant
Gérer les participants en lot
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs participants.
- Sélectionnez l'une des options suivantes dans le menu déroulant Actions groupées :
- Déplacer vers la liste d'attente – déplace les personnes sélectionnées vers la liste d'attente.
-
Marquer comme ayant participé – met à jour leur statut et consigne le temps si le suivi est activé.
Vous pouvez seulement marquer les utilisateurs comme ayant participé s'ils se sont déjà inscrits à l'événement. Si une personne ne s'est pas encore inscrite, commencez par l'ajouter à l'événement, puis revenez à cette page pour mettre à jour son statut. - Marquer comme inscrit – déplace les personnes de la liste d'attente vers la liste des inscrits et envoie une notification (par courriel et dans l'application, si activé).
- Retirer le participant – retire les utilisateurs sélectionnés de l'événement ou de la liste d'attente.
Important : Pour déplacer des personnes de la liste d'attente vers l'événement :
- Marquez les nouveaux participants comme Inscrits.
Vous pouvez le faire même si l'événement est à capacité maximale. Les responsables de groupe ne sont pas limités par la limite de participants de l'événement lors de la gestion de la présence. - Déplacez les autres vers la liste d'attente ou retirez-les.
Cela vous donne un contrôle total sur les personnes qui doivent participer, sans que le système remplisse automatiquement les places libres à partir de la liste d'attente.