Les groupes d’employés (aussi appelés groupes d’affinité ou groupes d’intérêts) permettent aux employés de se rassembler autour d’identités, de causes ou d’intérêts communs. Chaque groupe peut avoir un ou plusieurs responsables de groupe qui gèrent les membres, le contenu, les événements et les paramètres du groupe. L’attribution des bons responsables garantit que chaque groupe a quelqu’un pour accueillir les membres, maintenir le contenu à jour et représenter la communauté du groupe.
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d’utilisateur responsable de groupe peut gérer les membres et les responsables de son propre groupe. Toute personne ayant le rôle d’utilisateur administrateur de programme peut gérer les responsables de tous les groupes du programme.
Comprendre les rôles dans les groupes d’employés
Les groupes d’employés utilisent deux rôles d’administration distincts :
| Rôle | Portée |
|---|---|
| Administrateur de programme | Gère l’ensemble du programme d’engagement des employés, y compris les paramètres à l’échelle du programme, les politiques de contenu et la configuration de l’accès. Peut accéder au tableau de bord des responsables et gérer les responsables de n’importe quel groupe du programme. |
| Responsable de groupe | Gère un groupe d’employés précis : membres, responsables de groupe, contenu, événements et paramètres du groupe. L’accès du responsable de groupe est limité aux groupes qu’il dirige. |
Les responsables de groupe ne peuvent pas modifier les paramètres à l’échelle du programme réservés aux administrateurs de programme.
Ajouter un nouveau responsable de groupe
Utilisez cette méthode lorsque vous souhaitez attribuer le leadership à une personne qui n’est pas encore membre du groupe.
Responsables de groupe :
- Accédez à Manage > Groups et sélectionnez votre groupe.
- Sélectionnez l’onglet Members.
- Sélectionnez Add New Member, puis sélectionnez Add New Member dans le menu déroulant.
- Entrez le nom d’utilisateur ou l’adresse courriel de la personne dans le champ Username or email.
- Sélectionnez Leader dans le champ This user's role.
- Sélectionnez Add new leader.
La personne rejoint le groupe avec l’accès de responsable immédiatement.
Pour planifier l’ajout automatique d’un responsable lorsqu’il s’inscrit : Cochez la case Automatically add this user when they register avant de sélectionner Add new leader. La personne obtient l’accès de responsable dès qu’elle crée son compte.
Administrateurs de programme :
Suivez les étapes du responsable de groupe ci-dessus, en commençant par Admin > Create > Groups dans le menu latéral, puis en sélectionnant votre groupe, ou ouvrez le menu d’actions (⋮) dans la colonne Actions à côté du groupe et sélectionnez Add leader directement à partir de la liste.
Promouvoir un membre existant au rôle de responsable de groupe
Utilisez cette méthode lorsqu’une personne est déjà membre du groupe et que vous souhaitez lui donner l’accès de responsable.
- Accédez à Manage > Groups, sélectionnez votre groupe, puis sélectionnez l’onglet Members. Les administrateurs de programme peuvent atteindre la même page en sélectionnant Admin dans le coin supérieur gauche, puis Create > Groups dans le menu latéral, et en sélectionnant le groupe.
- Utilisez le filtre Role et sélectionnez Members only, ou recherchez par nom ou courriel pour trouver la personne.
- Ouvrez le menu d’actions du membre et sélectionnez Promote.
Le membre obtient l’accès de responsable de groupe immédiatement. Plusieurs membres peuvent partager le leadership du même groupe.
Retirer l’accès de responsable de groupe
Utilisez cette méthode pour rétrograder un responsable au statut de membre ordinaire. La personne demeure dans le groupe en tant que membre.
- Accédez à Manage > Groups, sélectionnez votre groupe, puis sélectionnez l’onglet Members. Les administrateurs de programme peuvent atteindre la même page en sélectionnant Admin dans le coin supérieur gauche, puis Create > Groups dans le menu latéral, et en sélectionnant le groupe.
- Utilisez le filtre Role et sélectionnez Leaders only, ou recherchez par nom ou courriel pour trouver la personne.
- Ouvrez le menu d’actions du responsable et sélectionnez Demote.
- Sélectionnez Yes, demote pour confirmer.
Le rôle de responsable est retiré et la personne continue en tant que membre ordinaire du groupe. Si vous rétrogradez le dernier responsable, le système vous avertit, mais vous permet de continuer. Un groupe peut n’avoir aucun responsable actif.
Retirer un membre ou un responsable d’un groupe
Utilisez cette méthode pour retirer entièrement une personne du groupe, plutôt que de la rétrograder.
- Accédez à Manage > Groups, sélectionnez votre groupe, puis sélectionnez l’onglet Members. Les administrateurs de programme peuvent atteindre la même page en sélectionnant Admin dans le coin supérieur gauche, puis Create > Groups dans le menu latéral, et en sélectionnant le groupe.
- Ouvrez le menu d’actions de la personne et sélectionnez Remove.
- Sélectionnez Yes, remove pour confirmer.
La personne est retirée du groupe et de tout rôle de leadership qu’elle détenait.
Gérer les groupes sans responsables actifs
Si tous les responsables quittent un groupe et qu’aucun remplaçant n’a été attribué, les administrateurs de programme peuvent accéder au groupe via Admin > Create > Groups et attribuer un nouveau responsable à partir de l’onglet Members. Si le compte de chaque ancien responsable est inactif ou inaccessible, communiquez avec le soutien ou contactez votre administrateur de programme interne pour rétablir l’accès.