Gérer le suivi du temps pour les événements et les activités de groupe

Les administrateurs de programme peuvent configurer le suivi du temps pour les événements et autres activités afin de soutenir des rapports précis et d'obtenir des informations significatives sur la participation au sein de leur communauté. Cela permet aux responsables de groupe d'activer et de gérer le suivi du temps pour les événements et autres activités, en assurant l'alignement avec les objectifs et les lignes directrices du programme.

Remarque : Bien que les « activités » dans l'espace administrateur renvoient souvent aux sondages, questions rapides et quiz, dans le contexte de cet article, elles désignent des activités telles qu'inviter de nouveaux membres à une discussion informelle ou préparer et partager des ressources avec votre groupe pour sensibiliser autour d'un sujet pertinent.

Autorisations :

• Les administrateurs de programme contrôlent les paramètres de suivi du temps à l'échelle de la communauté, notamment si le suivi du temps pour les événements et les activités de groupe est autorisé et les options par défaut pour ces fonctionnalités.
• Les responsables de groupe peuvent gérer le suivi du temps pour les événements et les activités de leurs groupes via le Tableau de bord du responsable de groupe. Ils ne peuvent pas modifier les paramètres à l'échelle de la communauté.

Configurer le suivi du temps pour les événements et activités de groupe à l'échelle de la communauté

Les administrateurs de programme contrôlent les paramètres de suivi du temps à l'échelle de la communauté pour assurer la cohérence entre les groupes et définir les préférences par défaut pour le suivi des événements et autres activités. En établissant des paramètres clairs, les administrateurs de programme fournissent un cadre dans lequel les responsables de groupe peuvent travailler efficacement pour gérer leurs groupes et événements.

Pour configurer le suivi du temps à l'échelle de la communauté :

1. Accédez à Admin > Configuration de la plateforme > Suivi du temps.
2. Ajustez les paramètres suivants selon vos besoins :
   • Activer le suivi du temps des événements dans cette communauté : activez ou désactivez cette option pour autoriser ou restreindre le suivi du temps pour les événements. Lorsqu'elle est activée, les responsables de groupe verront une option pour activer le suivi du temps lors de la création d'événements.
     
   • Souhaitez-vous que l'option « autoriser le suivi du temps » soit sélectionnée par défaut lors de la création d'un événement? : utilisez cette option pour déterminer si la case Autoriser le suivi du temps pour cette occurrence est cochée par défaut lorsque les responsables créent de nouveaux événements. Cela fait gagner du temps et crée de la cohérence, tout en permettant aux responsables de groupe de modifier le paramètre par défaut au besoin.
     
   • Activer le suivi du temps des activités de groupe dans cette communauté : activez cette option pour permettre aux responsables de groupe d'activer le suivi du temps pour les activités de groupe, au-delà des événements. Lorsque cette option est activée, l'option Suivre le temps pour les activités de groupe devient disponible dans le menu déroulant des actions du groupe.
     
   • Définir les autorisations par défaut pour le suivi du temps de groupe : utilisez cette option pour définir le niveau d'autorisation par défaut (par ex., responsables uniquement, tous les membres) pour qui peut suivre le temps pour les activités de groupe. Les responsables de groupe peuvent affiner ces autorisations, mais ne peuvent pas remplacer les paramètres par défaut à l'échelle de la communauté.
     

Gérer le suivi du temps pour les activités et événements d'un groupe

Les responsables de groupe gèrent les paramètres de suivi du temps en visitant le Tableau de bord du responsable de groupe pour leurs groupes spécifiques.

Activer le suivi du temps des événements

Si le suivi du temps est activé pour la communauté par un administrateur de programme, les responsables de groupe peuvent l'activer pour des événements spécifiques qu'ils créent. Les étapes suivantes montrent comment activer et gérer le suivi du temps pour les événements dans le Tableau de bord du responsable de groupe :

1. Accédez à l'onglet Événements dans le Tableau de bord du responsable de groupe.
   
2. Sélectionnez Ajouter un événement.
   
3. Dans le formulaire de création d'événement, localisez l'option Autoriser le suivi du temps pour cette occurrence et activez ou désactivez-la selon le cas pour chaque événement.

Lorsque cette option est activée, un enregistrement de suivi du temps est automatiquement créé dans la base de données du système pour les membres qui consignent leur présence, en fonction de la durée de l'événement. Les utilisateurs peuvent consulter tout leur temps suivi dans leur profil, et les responsables de groupe peuvent consulter le temps suivi pour tous les événements des groupes dont ils sont responsables.

Activer les options de suivi du temps des activités de groupe

Si le suivi du temps de groupe est activé par un administrateur de programme, les responsables de groupe peuvent gérer qui peut suivre le temps pour leur groupe spécifique. Suivez ces étapes pour accéder aux autorisations de suivi du temps et les ajuster :

1. Sélectionnez l'onglet Informations sur le groupe dans le Tableau de bord du responsable de groupe.
   
2. Sélectionnez le bouton Actions à l'extrême droite sous les onglets, puis Modifier.
   
3. Localisez la section Suivi du temps de groupe et sélectionnez un niveau d'autorisation pour qui peut suivre le temps (par ex., responsables uniquement, tous les membres, ou personne).
   

Suivre le temps pour les activités de groupe

1. Accédez au groupe pour lequel vous souhaitez suivre le temps.
2. Sélectionnez Actions du groupe sur le côté droit de l'écran.
   
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Suivre le temps pour une activité de groupe.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, remplissez les détails tels que Combien d'heures et de minutes souhaitez-vous suivre?, Quand avez-vous participé? et Qui peut vérifier votre participation? Vous pouvez également utiliser la zone Commentaires supplémentaires pour expliquer ce que vous avez fait lors de cette activité de groupe.
   
5. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez rempli toutes les informations et un enregistrement de suivi du temps est créé dans la base de données du système.
   

Utiliser efficacement le suivi du temps

Nous recommandons fortement d'établir des lignes directrices claires pour le suivi du temps afin de s'assurer qu'il correspond aux objectifs et à la structure de votre programme. Par exemple :

• Événements : activez le suivi du temps pour les événements organisés par les GRE, tels que les panels et les ateliers, mais envisagez de le désactiver pour les rassemblements sociaux comme les 5 à 7.
• Activités de groupe : activez le suivi du temps pour les activités menées par les groupes de ressources, mais désactivez-le pour les groupes de loisirs ou d'intérêts.

En adaptant ces paramètres aux besoins de votre programme, vous pouvez améliorer la précision des rapports et promouvoir une utilisation cohérente parmi les responsables de groupe.