Les renonciations d'événement aident les organisations à s'assurer que les employés prennent connaissance des conditions importantes lors de leur participation à des activités en personne ou virtuelles. Les administrateurs de programme peuvent activer des renonciations pour les événements créés dans Employee Groups, ce qui facilite la collecte du consentement avant la participation et favorise une meilleure gestion des risques.
Autorisations
Les administrateurs de programme peuvent activer des renonciations dans votre programme pour les événements Employee Groups. Ils peuvent les rendre obligatoires ou facultatives, mais si elles sont facultatives, les responsables de groupe doivent décider si une renonciation est nécessaire pour chaque événement.
Activer et configurer les renonciations d'événement
Pour activer les renonciations d'événement :
- Sélectionnez Admin > Configurer > Configuration de la plateforme dans l'Admin.
- Accédez à la section Renonciation d'événement en bas de la page.
- Activez l'option Rendre une renonciation de participation à un événement disponible pour les responsables lors de la création d'un événement à l'aide du bouton bascule. Une fois activée, plusieurs champs de configuration s'affichent.
- Remplissez les champs suivants avec toutes les informations que vous souhaitez inclure :
- Texte de renonciation : entrez votre renonciation dans l'éditeur de texte enrichi. Vous pouvez formater le contenu selon vos besoins. La limite est de 15 000 caractères.Remarque : Une seule renonciation peut être créée et elle s'appliquera à tous les événements Employee Groups. Pour assurer une large pertinence, envisagez d'utiliser une renonciation à usage général.
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Paramètre de renonciation : choisissez si les renonciations sont obligatoires ou facultatives :
- Obligatoire : requise pour chaque événement. Les responsables de groupe ne peuvent pas la désactiver pour des événements individuels. Une case à cocher apparaît automatiquement dans le formulaire de création d'événement et est présélectionnée.
- Facultative : les responsables de groupe peuvent choisir d'activer ou de désactiver la renonciation pour chaque événement. Une case à cocher apparaît dans le formulaire de création d'événement pour chaque occurrence, qu'ils peuvent cocher ou décocher. Cela est utile pour les types d'événements mixtes (par exemple, en personne ou virtuels).
- Texte d'appel à l'action : entrez un texte personnalisé qui s'affiche à côté de la case à cocher que les employés utilisent pour confirmer leur acceptation de la renonciation.
5. Vérifiez toutes les informations et sélectionnez Enregistrer au bas de la page.Remarque : Pour mettre à jour la renonciation à l'avenir, revenez à la même section Renonciation d'événement dans Configuration de la plateforme. Apportez vos modifications et sélectionnez Enregistrer pour appliquer les mises à jour.
Exiger que les membres acceptent les renonciations lors de leur inscription
Lorsqu'une renonciation est requise, elle s'affiche dans une fenêtre contextuelle lorsqu'un membre du groupe sélectionne +Participer à l'événement.
Pour compléter l'inscription :
- Le membre doit faire défiler l'intégralité de la renonciation.
- Il doit cocher la case J'accepte.
- Seulement alors le bouton Confirmer deviendra actif.
Si quelqu'un ferme la renonciation (en sélectionnant le X, en cliquant en dehors de la fenêtre ou en choisissant Annuler), son inscription n'est pas enregistrée.
Si quelqu'un annule son inscription et revient s'inscrire, il doit accepter la renonciation à nouveau. Les modifications apportées au texte de la renonciation ne nécessitent pas que les inscriptions existantes soient reconfirmées, mais toute personne qui s'inscrit à nouveau verra la version actuelle et devra l'accepter.
Pour les événements récurrents, les membres doivent accepter la renonciation pour chaque occurrence individuelle. L'acceptation ne se reporte pas d'une occurrence à l'autre.
Si une renonciation est ajoutée à un événement après que des personnes se soient déjà inscrites, ces inscriptions existantes ne sont pas invitées à l'accepter. Cependant, la renonciation s'appliquera à toute personne qui s'inscrit à partir de ce moment.
Rapport sur l'acceptation des renonciations
Comme les participants doivent accepter la renonciation pour s'inscrire, la liste d'inscrits reflète uniquement ceux qui ont accepté les conditions de la renonciation.
Il existe deux façons de générer un rapport sur les inscrits :
- Accédez à l'événement spécifique et sélectionnez Gérer la présence. Puis, choisissez Exporter les inscriptions pour cette occurrence.
- Exportez un Rapport de présence aux événements et filtrez par l'occurrence d'événement spécifique que vous souhaitez consulter.