Si vous utilisez le catalogue de bénévolat de Benevity, vous pouvez sélectionner votre propre catalogue de programme d'occasions pour que votre personnel puisse explorer et coordonner le bénévolat. Les personnes pouvant faire cela dépend de votre programme.
Les occasions peuvent être coordonnées par des bénévoles ou par des organismes sans but lucratif. Les occasions coordonnées par des organismes sans but lucratif sont animées par l'organisme et votre personnel doit contacter l'organisation pour convenir d'une date et d'une heure pour l'événement. Dans le catalogue de bénévolat, vous pouvez trouver les occasions coordonnées par des organismes sans but lucratif en utilisant le filtre Hébergé par.
Autorisations
Toute personne autorisée à créer des événements bénévoles depuis le catalogue de programme peut coordonner des événements hébergés par des organismes sans but lucratif.
Étape 1 : Contacter l'organisme sans but lucratif
La première étape consiste à trouver une occasion et à contacter l'organisme sans but lucratif pour confirmer la date, l'heure et les détails de l'événement. Votre personnel peut accéder à Bénévolat > Coordonner le bénévolat et ouvrir une occasion coordonnée par un organisme sans but lucratif. Sélectionnez Contacter l'organisme sans but lucratif en bas de la page de l'occasion et remplissez le formulaire pour demander un quart.
Saisissez les informations suivantes :
- Date préférée : Choisissez votre date idéale.
- Dates alternatives : Proposez des options de remplacement.
- Nombre de bénévoles : Indiquez approximativement le nombre de personnes qui participeront (par exemple, 8 à 10 bénévoles).
- Notes à l'organisateur : Partagez toute information supplémentaire ou question.
- Votre nom et courriel : Fournissez vos coordonnées.
- Consentement au partage de données : Acceptez les exigences de consentement en cochant la case.
Vérifiez les détails et sélectionnez Envoyer la demande pour notifier l'organisme sans but lucratif. Consultez votre courriel pour confirmer que votre demande de quart a bien été reçue. Coordonnez-vous avec l'organisme sans but lucratif pour finaliser les détails de votre événement et, si vous avez besoin d'aide, contactez Benevity en utilisant les coordonnées figurant dans le courriel.
Étape 2 : Ajouter un événement bénévole à votre programme
Une fois les détails du bénévolat confirmés, l'étape suivante consiste à ajouter un événement bénévole à votre programme.
Pour ajouter un événement :
- Trouvez l'occasion de bénévolat pertinente dans votre catalogue de programme.
- Répondez Oui à la question Avez-vous convenu d'une date et d'une heure avec l'organisme sans but lucratif?
Si votre programme permet la personnalisation des événements :
- Sélectionnez Créer un événement.
- Personnalisez les détails de l'événement, y compris l'ajout de quarts. Si vous devez quitter la page de l'événement, vous pouvez accéder à votre brouillon en naviguant vers votre profil et en sélectionnant Mes occasions.
- Une fois les détails complétés, Soumettez pour publier ou envoyer pour révision, selon les paramètres de votre programme.
Si votre programme ne personnalise pas les événements :
- Sélectionnez Ajouter un quart en bas de la page. Cela crée un événement pour vous et vous dirige vers la page Quart pour ajouter les détails du quart :
- Nom du quart : Fournissez un nom descriptif pour le quart.
- Nombre maximal de bénévoles : Définissez une limite pour le nombre de personnes pouvant s'inscrire.
- Dates de début et de fin : Incluez les dates pertinentes.
- Fuseau horaire : Sélectionnez le fuseau horaire approprié pour l'événement.
- Heures de bénévolat pour le quart : Saisissez une durée si vous n'avez besoin des bénévoles que pour une partie du quart.
- Activez le suivi automatique des heures de bénévolat si vous souhaitez que les heures de bénévolat soient consignées automatiquement pour cet événement.
- Sélectionnez Ajouter un quart pour ajouter autant de quarts supplémentaires que nécessaire.
- Sélectionnez Enregistrer les quarts pour sauvegarder vos quarts.
Une fois les quarts ajoutés, l'événement est visible pour tous les employés qui pourront s'y inscrire.
Partager votre événement bénévole
Une fois votre événement publié, vous pouvez le partager avec votre équipe ou d'autres personnes pour encourager les inscriptions et remplir les places disponibles.