La consignation automatique des heures simplifie le processus pour les bénévoles et assure des dossiers précis du total des heures de bénévolat. Si elle est activée, les bénévoles reçoivent un courriel après chaque quart, les informant que leurs heures seront consignées automatiquement, sans qu'ils aient à le faire. Ce processus s'applique aux inscriptions individuelles et aux importations groupées. Les heures consignées automatiquement sont soit approuvées automatiquement, soit mises en file d'attente pour révision, selon votre processus. Les heures de bénévolat approuvées admissibles aux récompenses sont créditées en conséquence.
Les employés disposent d'une période, appelée fenêtre de consignation, pour modifier ou annuler leur quart s'ils ne souhaitent pas que leurs heures soient consignées. Lorsque la fenêtre de consignation est terminée, les quarts sont consignés avec les heures de bénévolat spécifiées pour le quart. Les utilisateurs qui ont déjà consigné leurs heures via l'occasion de bénévolat ne recevront pas de consignation supplémentaire via l'automatisation.
Autorisations
Les utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire des rôles ou de gestionnaire des paramètres du site peuvent activer la consignation automatique des heures pour votre programme.
Si elle est activée, tout utilisateur pouvant créer une occasion de bénévolat peut activer la consignation automatique des heures pour son occasion.
Activer la consignation automatique des heures pour votre programme
Vous pouvez choisir de donner aux créateurs d'occasions de bénévolat la possibilité d'activer la consignation automatique des heures sur leurs occasions. Si elle est activée, vous pouvez décider si la valeur par défaut de cette option dans le formulaire de création d'occasions de bénévolat est activée ou désactivée.
Pour activer ou désactiver la consignation automatique des heures pour votre programme :
- Connectez-vous à Benevity Volunteer et sélectionnez Gérer dans le coin supérieur droit.
- Accédez à Paramètres du site > Paramètres du bénévolat.
- Dans la section Consignation automatique des heures de bénévolat, choisissez parmi les options suivantes :
- Désactivé : la consignation automatique des heures est désactivée pour toutes les occasions de votre programme
- Activé – Activé par défaut pour toutes les nouvelles occasions de bénévolat : la consignation automatique des heures est activée par défaut lors de la création d'une occasion de bénévolat, mais le créateur a la possibilité de la désactiver.
- Activé – Désactivé par défaut pour toutes les nouvelles occasions de bénévolat : la consignation automatique des heures est désactivée par défaut lors de la création d'une occasion de bénévolat, mais le créateur a la possibilité de la désactiver.
Fenêtre de consignation
La fenêtre de consignation est la période après la fin d'un quart pendant laquelle un employé peut modifier ou annuler son quart. La fenêtre s'ouvre dès la fin du quart et sa durée est configurée dans les paramètres du bénévolat sous Fenêtre de consignation pour toutes les occasions.
Lorsque la fenêtre se ferme, il peut s'écouler jusqu'à 12 heures avant que les heures du bénévole apparaissent sur votre site.
Dans la section Fenêtre de consignation, choisissez la fenêtre pendant laquelle un bénévole peut modifier ou annuler son quart :
- 24 heures
- 72 heures
- 7 jours
- 14 jours
Benevity recommande une fenêtre de 7 jours pour donner au bénévole suffisamment de temps pour effectuer des modifications. Si après 7 jours aucune action n'est prise, les heures de son quart seront automatiquement consignées.
Temps supplémentaire pour s'inscrire à un quart avec consignation automatique des heures de bénévolat (CAH)
7 jours supplémentaires sont ajoutés à la fenêtre de consignation, permettant à quiconque de s'inscrire soi-même ou d'inscrire d'autres personnes et de faire consigner automatiquement leurs heures. Puisque le quart est déjà terminé, toute inscription pendant cette période est consignée automatiquement dans l'heure suivante.
Activer la consignation automatique des heures pour une occasion
Si la consignation automatique des heures est activée pour votre programme, vous pouvez l'activer pour une occasion de bénévolat nouvelle ou existante dans la section Quarts du formulaire de création d'occasion de bénévolat ou dans l'éditeur. Sélectionnez Consigner automatiquement les heures de bénévolat pour activer l'option.
Pour qu'une occasion consigne les heures automatiquement :
- Tous les quarts doivent avoir des dates de début et de fin, et des heures de bénévolat spécifiées.
- La date de fin du quart n'est pas encore passée.
- Ou, la date de fin du quart est passée, mais la fenêtre de consignation est encore ouverte (non applicable aux nouvelles occasions).
Les bénévoles reçoivent deux rappels par courriel concernant la consignation des heures : un après s'être inscrits à un quart, et un après la fin du quart. Les bénévoles sont informés de la fenêtre de consignation, pendant laquelle ils peuvent modifier ou annuler leur quart s'ils n'ont pas participé.
Récompenses de bénévolat
Lorsque la fenêtre de consignation est terminée, les quarts sont consignés avec les heures de bénévolat spécifiées. Si l'utilisateur et l'occasion de bénévolat sont admissibles aux récompenses de bénévolat, elles sont accordées une fois les heures consignées approuvées. Les soumissions d'heures sont soit approuvées automatiquement, soit ajoutées à la file d'attente d'approbation selon votre processus.
Traitement des soumissions d'heures
Selon l'utilisation de la plateforme, la consignation des heures de quarts est traitée par lots de 250 à 1 000 inscriptions. Chaque lot est traité 10 minutes après l'heure pleine (p. ex. 1 h 10, 2 h 10, 3 h 10, etc.) et les traitements se poursuivent jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de quarts à consigner.
Désactiver la consignation automatique des heures de bénévolat
Pour désactiver la consignation automatique des heures sur une occasion, accédez à la section Quarts de l'éditeur de l'occasion. Sélectionnez Consigner automatiquement les heures de bénévolat pour désactiver cette option.
Si vous choisissez de désactiver la consignation automatique des heures pour votre programme, vous devez également la désactiver sur toutes les occasions pour éviter toute consignation automatique.
Exemples
Paramètres du bénévolat :
- Consignation automatique des heures de bénévolat : Activée
- Fenêtre de consignation : 72 heures
- Occasion de bénévolat : Consignation automatique des heures activée. Admissible aux récompenses.
- Quart : Servir le souper au centre de jour – 4 heures de durée.
Exemple 1
Événement vécu par le bénévole :
- Beth s'inscrit au quart avant son début et fait du bénévolat au centre de jour.
- Après son quart, la fenêtre de consignation de 72 heures commence et elle ne consigne pas ses heures, sachant qu'elles seront consignées automatiquement.
- Après 72 heures, ses heures sont automatiquement consignées. Les heures de Beth s'ajoutent à la file d'attente d'approbation des heures de bénévolat.
Événement vécu par l'administrateur :
- L'administrateur approuve les heures et des récompenses sont ajoutées au Compte de don de Beth si elle y est admissible.
- 5 jours après la fin du quart, l'administrateur inscrit deux employés au quart en leur nom, car ils n'étaient pas en mesure de le faire. Leurs heures sont automatiquement consignées dans l'heure et ajoutées à la file d'approbation.
- L'administrateur approuve leurs heures et des récompenses sont ajoutées à leur Compte de don s'ils y sont admissibles.
Exemple 2
- Bilal fait du bénévolat à un événement sans s'être inscrit.
- Après son quart, il ne consigne pas ses heures pendant la fenêtre de consignation de 72 heures.
- 8 jours après la fin de la fenêtre de consignation, l'organisateur de l'événement inscrit Bilal à l'événement.
- Les heures de Bilal ne sont pas consignées automatiquement car l'inscription est effectuée plus de 7 jours après la fin de la fenêtre de consignation.
- Les heures sont consignées manuellement par Bilal ou un administrateur en son nom.