Vous pouvez simplifier votre processus d’examen des heures de bénévolat en configurant l’approbation automatique des heures de bénévolat, ce qui réduit le travail manuel nécessaire.
Autorisations
Tout administrateur peut demander des modifications aux paramètres d’approbation automatique. Toute personne ayant le rôle d’utilisateur gestionnaire du bénévolat ou gestionnaire des récompenses de bénévolat peut examiner les soumissions qui nécessitent une approbation manuelle.
Activer les approbations automatiques
Trois options sont disponibles pour l’approbation des heures de bénévolat :
- Examiner et approuver manuellement toutes les soumissions : Idéal pour conserver un contrôle total sur l’approbation des heures consignées.
- Approuver automatiquement toutes les soumissions : La meilleure option pour les programmes ouverts et les petites équipes d’administration qui n’ont pas beaucoup de temps pour traiter les examens.
- Approuver automatiquement les soumissions dans une limite définie : Permet une approche hybride où les soumissions égales ou inférieures à un nombre prédéfini de minutes sont approuvées automatiquement, tandis que celles qui dépassent la limite nécessitent un examen manuel.
Si vous utilisez une limite définie, les heures consignées égales ou inférieures à votre limite d’approbation automatique sont approuvées automatiquement. Les soumissions qui dépassent la limite nécessitent un examen manuel avant l’émission de toute récompense. Elles apparaissent dans la file Soumissions en attente d’examen avec le statut Nécessite un examen jusqu’à ce qu’elles soient examinées et approuvées manuellement.
Cette flexibilité vous permet de gérer efficacement les heures de bénévolat, en gagnant du temps tout en assurant l’exactitude et le contrôle là où c’est nécessaire.
Lorsque les heures consignées sont approuvées automatiquement, le bénévole en est informé par courriel. S’il gagne des récompenses, celles-ci apparaissent immédiatement dans son compte de bienfaisance.
Examiner les soumissions qui dépassent la limite d’approbation automatique
Si votre programme utilise l’approbation automatique dans une limite définie, les soumissions qui dépassent cette limite nécessitent un examen manuel avant l’émission des récompenses.
- Sélectionnez Gérer pour accéder à Benevity Volunteer en tant qu’administrateur.
- Accédez à Bénévolat dans la barre d’outils de gestion et sélectionnez Approuver les heures de bénévolat.
- Filtrez la liste pour afficher les soumissions dont le statut est Nécessite un examen.
- Sélectionnez Détails pour la soumission que vous souhaitez examiner.
- Examinez la soumission selon les lignes directrices de votre entreprise et sélectionnez Approuver ou Rejeter.
Remarque : Lorsque des soumissions sont en attente d’examen, Examiner les heures de bénévolat apparaît sur la page d’accueil de l’administration du bénévolat comme raccourci qui vous mène directement à la liste filtrée.
Les soumissions approuvées quittent la file d’attente d’examen et le bénévole reçoit une notification par courriel. Si vous rejetez une soumission, ajoutez une note personnalisée avant d’envoyer la notification.
Demander des modifications aux paramètres d’approbation automatique
Pour modifier vos paramètres d’approbation automatique, communiquez avec le soutien et notre équipe des services techniques vous aidera.
Si vous souhaitez approuver automatiquement toutes les soumissions dans une limite définie, assurez-vous d’indiquer le nombre maximal d’heures consignées que vous êtes prêt à approuver automatiquement.