Consigner les heures de bénévolat

Vous pouvez consigner les heures d'une occasion de bénévolat au nom d'autres utilisateurs du programme. Si vous constatez que les bénévoles oublient de consigner leurs heures, le faire pour eux peut vous aider à obtenir une image plus précise du véritable engagement bénévole. Vous pouvez également activer le suivi automatique des heures de bénévolat lors de la création d'une occasion pour simplifier le suivi.

Autorisations

Toute personne ayant les rôles d'utilisateur suivants peut consigner les heures de bénévolat au nom d'autres bénévoles :

• Coordinateur des bénévoles
• Gestionnaire des bénévoles
• Gestionnaire des bénévoles (non-administrateur)

Consigner les heures de bénévolat pour une seule occasion

Lorsqu'une occasion de bénévolat est terminée, les utilisateurs peuvent consigner leurs heures. Vous pouvez le faire pour eux à l'aide d'un outil sur la page de l'occasion :

1. Ouvrez une occasion de bénévolat et sélectionnez Consigner les heures en haut. Les bénévoles sont listés sous le quart pour lequel ils se sont inscrits.
   
   
   
   
2. Consultez les heures saisies par défaut dans la colonne Heures à consigner en masse. Les heures sont préremplies en fonction du champ des heures de bénévolat du formulaire de l'occasion de bénévolat.
3. Sélectionnez les utilisateurs pour lesquels vous êtes prêt à consigner les heures et choisissez Consigner les heures dans le menu déroulant d'opération.
4. Sélectionnez Confirmer pour consigner leurs heures.
   
   

Les heures sont soit approuvées automatiquement, soit mises en file d'attente pour approbation, selon les paramètres de votre site. Heures soumises est affiché dans la colonne Consigner les heures individuelles si les heures d'un utilisateur ont été consignées avec succès.

Si un bénévole n'apparaît pas dans la liste, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de la page, ajouter des utilisateurs et Consigner les heures pour l'utilisateur. Le formulaire de consignation des heures s'ouvre, vous permettant de soumettre les heures d'une personne.

Consigner et approuver les heures depuis le Gestionnaire en masse

Vous pouvez également consigner et approuver les heures depuis le Gestionnaire en masse. Accédez à Gérer > Bénévolat > Gestionnaire en masse et trouvez l'occasion.

• Sélectionnez Gérer à côté de l'occasion et choisissez Consigner les heures pour accéder à la page de consignation mentionnée ci-dessus.
• Sélectionnez Gérer à côté de l'occasion et choisissez Approuver les heures pour réviser toutes les soumissions d'heures de bénévolat en attente d'approbation.

Consigner les heures de bénévolat pour plusieurs occasions

Vous pouvez également consigner les heures de bénévolat pour plusieurs utilisateurs dans différentes occasions publiées. Accédez à Gérer > Bénévolat > Importer les heures de bénévolat.

Préparer le fichier CSV

Pour l'importation, vous aurez besoin d'un fichier CSV. Commencez par télécharger le modèle CSV sur la page Importer les heures de bénévolat. Le fichier CSV peut contenir ces colonnes ou d'autres champs pertinents pour votre programme :

• Identifiant de l'occasion de bénévolat : disponible à la fin de l'URL de l'occasion.
• Identifiant du bénévole : il peut s'agir du courriel d'un employé, de son identifiant d'employé ou de son identifiant d'utilisateur.
• Heures de bénévolat : saisissez le temps en minutes.
• Date du service : format année-mois-jour (2023-09-28).
• Pendant les heures de travail : indiquez 1 pour Oui et 0 pour Non.
• Refuser les récompenses de bénévolat : utilisez 1 si l'utilisateur ne doit pas recevoir de récompenses, et 0 s'il doit en recevoir. Si laissé vide, l'utilisateur recevra des récompenses.
• Commentaires ou brève description du service : commentaires internes uniquement.
• Évaluation de l'expérience de bénévolat : donnez une évaluation entre 1 (plus faible) et 5 (plus élevée).

Incluez les heures de bénévolat dans le tableur en fonction de la présence; notez cependant qu'il y a une limite de 250 lignes pour l'importation. Assurez-vous d'avoir une ligne d'en-tête, car vous devrez mapper le fichier CSV plus tard dans le processus. Les cinq premières colonnes sont obligatoires, y compris l'identifiant de l'occasion de bénévolat. Si les bénévoles ont participé à un événement non répertorié comme occasion de bénévolat dans la plateforme, vous pouvez créer une occasion de remplacement avec un nom comme « Occasions de bénévolat externes » et utiliser l'identifiant d'occasion de bénévolat associé pour toutes les lignes.

Importer les heures de bénévolat

Pour importer le fichier CSV des heures de bénévolat :

1. Accédez à Gérer > Bénévolat > Importer les heures de bénévolat.
2. Sélectionnez Choisir le fichier et localisez le fichier CSV que vous avez préparé. Sélectionnez Suivant.
3. Choisissez l'en-tête CSV approprié pour le champ associé et sélectionnez Aperçu de l'importation.
4. Choisissez l'une des options d'importation suivantes :
   1. Importer et mettre en file d'attente pour approbation : met chaque entrée en file d'attente pour une approbation manuelle par les gestionnaires de récompenses de bénévolat.
   2. Importer et approuver les heures : importe et approuve immédiatement toutes les entrées d'heures de bénévolat.

Erreurs courantes

Voici quelques erreurs courantes à surveiller lors du processus d'importation des heures de bénévolat :

1. Organisme sans but lucratif introuvable : cela peut se produire si l'occasion de bénévolat n'a pas d'organisme sans but lucratif correspondant.
   1. Essayez d'ajouter ou de modifier l'organisme sans but lucratif sur l'occasion de bénévolat.
   2. Si ce n'est pas possible, contactez l'équipe de soutien.
2. L'occasion de bénévolat n'a pas été approuvée : assurez-vous que l'occasion de bénévolat a été approuvée et publiée avant d'importer les heures associées.