L'examen et l'approbation du temps de bénévolat permettent d'assurer l'exactitude des rapports et l'attribution des récompenses pour les efforts de bénévolat de vos employés. Utilisez la page Approbation du temps de bénévolat pour gérer les soumissions individuelles, traiter les approbations en lot et ajuster les types de récompenses au besoin.
Remarque : Ces étapes s'appliquent uniquement au temps de bénévolat soumis manuellement. Pour les occasions utilisant le suivi du temps automatique, le processus est différent.
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d'utilisateur Gestionnaire des bénévoles ou Gestionnaire des récompenses de bénévolat peut examiner et approuver le temps de bénévolat soumis par d'autres personnes.
Examiner et approuver des soumissions individuelles
- Sélectionnez Gérer pour accéder à Benevity Bénévolat en tant qu'administrateur.
- Survolez Bénévolat dans la barre de gestion et sélectionnez Approbation du temps de bénévolat.
- Appliquez un filtre de date sur le côté gauche de la page au besoin. Par défaut, seules les soumissions des six derniers mois apparaissent sur cette page.
- Sélectionnez Détails pour la soumission que vous souhaitez examiner. La soumission s'ouvre et affiche tous les champs que l'employé a remplis dans le formulaire de suivi du temps.
- Examinez la soumission selon les directives de votre entreprise et sélectionnez Approuver ou Refuser.
- Si vous approuvez, l'employé reçoit un courriel de notification automatique.
- Si vous refusez, ajoutez une note personnalisée avant d'envoyer la notification.
Approuver ou refuser des soumissions en lot
- Cochez la case à côté de chaque soumission que vous souhaitez approuver ou refuser.
- Ouvrez le menu déroulant Choisir une opération, sélectionnez Approuver les soumissions sélectionnées ou Refuser les soumissions sélectionnées, puis sélectionnez Exécuter.
- Examinez les soumissions sélectionnées et sélectionnez Confirmer. Chaque employé reçoit un courriel l'informant que sa soumission a été approuvée ou refusée.
Remarque : Si vous refusez des soumissions en lot, vous avez la possibilité d'inclure une raison de refus avant de confirmer.
Modifier les types de récompenses
Vous pouvez modifier le type de récompense d'une soumission si, par exemple, un employé a dépassé son budget personnel mais souhaite tout de même enregistrer le temps de bénévolat qu'il a effectué.
- Cochez la case à côté de la soumission que vous souhaitez modifier.
- Ouvrez le menu déroulant Choisir une opération, sélectionnez Modifier le type de récompense pour les soumissions sélectionnées, puis sélectionnez Exécuter.
- Sélectionnez une option de récompense dans le menu déroulant : Aucune récompense ou Monnaie de don, puis sélectionnez Suivant.
- Examinez la soumission modifiée et sélectionnez Confirmer. La soumission retourne dans la file d'approbation, où vous pouvez l'approuver comme n'importe quelle autre soumission.