La consignation et l'approbation des heures de bénévolat dans Benevity Volunteer permettent d'assurer des rapports précis et une allocation adéquate des récompenses pour les efforts bénévoles de vos employés. Veuillez noter que les étapes décrites ici ne s'appliquent pas aux occasions de bénévolat qui consignent automatiquement les heures de bénévolat.
Autorisations
Toute personne ayant les rôles d'utilisateur de gestionnaire des bénévoles ou de gestionnaire des récompenses de bénévolat peut réviser et approuver les heures de bénévolat soumises par d'autres.
1. Accéder à la page Approuver les heures de bénévolat
Pour réviser et approuver les heures de bénévolat, commencez par sélectionner Gérer pour entrer dans Benevity Volunteer en tant qu'administrateur. Ensuite, survolez Bénévolat dans la barre d'outils de gestion et sélectionnez Approuver les heures de bénévolat.
Par défaut, seules les soumissions des six derniers mois sont affichées sur cette page. Pour afficher une plage de dates plus large, mettez à jour le filtre sur le côté gauche de la page.
2. Sélectionner une soumission de bénévole
Pour réviser la soumission d'un utilisateur, sélectionnez l'option Détails. Sa soumission s'ouvrira et affichera tous les champs qu'il a remplis dans le formulaire de consignation des heures.
3. Approuver ou refuser la soumission
Révisez la soumission pour vous assurer qu'elle est conforme aux directives de votre entreprise et Approuvez ou Refusez la demande.
Si elle est approuvée, la personne recevra un courriel automatisé du système l'informant de l'approbation.
Si elle est refusée, vous avez la possibilité d'ajouter une note personnalisée à l'utilisateur avant d'envoyer la notification.
4. Approbations en masse
Vous pouvez également approuver en masse ou refuser en masse les heures de bénévolat. Pour ce faire, sélectionnez toutes les soumissions à approuver ou à refuser en cochant les cases. Accédez à Choisir une opération, sélectionnez l'option Approuver ou Refuser, et sélectionnez Exécuter.
Révisez les soumissions sélectionnées et cliquez sur Confirmer. Les demandes seront traitées et un courriel sera envoyé aux utilisateurs pour les informer que leur soumission a été approuvée ou refusée.
Remarque : Si vous refusez des heures de bénévolat en masse, une étape optionnelle vous permet de donner une raison pour le refus des soumissions.
5. Modifier les récompenses
Vous pouvez également modifier le type de récompense pour les soumissions sélectionnées. Cela est utile si l'utilisateur a dépassé son budget personnel et souhaite quand même afficher les heures qu'il a consignées. Pour ce faire, sélectionnez la soumission à modifier à l'aide de la case à cocher. Dans la fonction Opérations en masse, sélectionnez Modifier le type de récompense pour les soumissions sélectionnées, puis Exécuter.
Vous serez dirigé vers une page distincte vous permettant de choisir l'Option de récompense. Sélectionnez l'option de récompense dans le menu déroulant, soit Aucune récompense ou Devise de don, et sélectionnez Suivant.
Révisez la soumission modifiée et Confirmez. La soumission restera dans la file d'attente pour votre approbation. Pour approuver une demande modifiée, suivez les étapes d'approbation des heures de bénévolat.