Classement des récompenses

Les récompenses sont des fonds de votre entreprise qui sont versés dans le compte de bienfaisance d’un utilisateur pour faire des dons aux organismes sans but lucratif admissibles. Vous pouvez distribuer efficacement des récompenses dans les comptes de bienfaisance de plusieurs utilisateurs, dans plus d’une devise, grâce au processus de classement par lot. Le classement est idéal pour des situations telles que la reconnaissance des employés pour leur participation à une campagne ou la distribution de fonds pour des activités d’équipe.

Il suffit de téléverser un fichier .csv, .xlsx ou .xls avec des identifiants uniques tels que des adresses de courriel ou des identifiants d’employé pour plusieurs utilisateurs. Le système vérifie et valide les utilisateurs et les impacts budgétaires, puis ajoute des récompenses dans leur compte de bienfaisance. Les récompenses n’apparaissent pas dans votre rapport de don tant qu’elles n’ont pas été données, et elles n’affectent pas le solde de récompenses annuel de l’utilisateur.

Autorisations

Toute personne ayant le rôle gestionnaire des récompenses ou gestionnaire de budget peut créer et gérer des lots de classement.

Créer un nouveau lot de classement

Pour créer un nouveau lot de classement :

1. Sélectionnez Gérer dans le coin supérieur droit de l’écran.
2. Sélectionnez Dons d’entreprise dans la barre de navigation supérieure et choisissez Classement.
3. Sélectionnez Créer un nouveau classement pour démarrer un nouveau lot de classement.

Vous devrez compléter les étapes suivantes pour classer les comptes.

Étape 1 : Informations de base

La première étape du processus de classement consiste à entrer les informations du lot dans les champs suivants :

• Description du lot : un nom pour le lot de classement. Il est automatiquement renseigné dans le champ Identifiant du lot unique (non modifiable).
• Date d’expiration (facultatif) : la date à laquelle les fonds expirent.
• Heure d’expiration (facultatif) : l’heure à laquelle les fonds expirent.
• Fuseau horaire d’expiration (facultatif) : le fuseau horaire de l’heure d’expiration.
• Courriel de confirmation automatique : choisissez si vous souhaitez notifier les utilisateurs de leurs récompenses par courriel.
  • Vous pouvez également revenir à un lot de classement ultérieurement pour envoyer le courriel. Faites-le si vous traitez plusieurs lots et souhaitez envoyer un courriel à tous les utilisateurs en même temps.

Courriel de récompenses classées pour notifier les utilisateurs

Étape 2 : Ajouter des utilisateurs

L’étape suivante consiste à téléverser un fichier .csv, .xlsx ou .xls avec une seule colonne d’identifiants d’employé ou d’adresses de courriel pour les comptes utilisateur que vous souhaitez classer.

1. Créez une liste d’utilisateurs.
   • Vous pouvez soit :
     • Télécharger ce modèle et entrer manuellement les adresses de courriel ou les identifiants d’employé dans une seule colonne.
       • Remarque : les adresses de courriel sont sensibles à la casse et doivent correspondre au courriel dans le profil de l’utilisateur. Par exemple, UTILISATEUR1@BENEVITY.COM ou utilisateur2@benevity.com.
     • Générer une liste d’utilisateurs à partir d’un rapport dans Benevity Reporting. Assurez-vous de supprimer toutes les colonnes sauf l’adresse de courriel ou l’identifiant d’employé.
   • Entrez une adresse de courriel ou un identifiant d’employé par ligne.
2. Choisissez l’identifiant inclus dans le fichier.
3. Sélectionnez Ajouter un fichier ou glissez-déposez un fichier dans la zone pointillée.
4. Sélectionnez Scanner pour :
   • Vérifier si les identifiants existent dans la plateforme et s’il y a des doublons.
   • Identifier les devises des utilisateurs.
5. Consultez le résumé de validation :
   • Les avertissements n’empêchent pas le processus de classement.
   • Les erreurs vous obligent à choisir une action avant de continuer.

La validation identifie les utilisateurs valides/invalides et les entrées en double. Vous pouvez :

• Télécharger un rapport de validation pour télécharger un rapport Excel des problèmes d’utilisateur.
• Téléverser un nouveau fichier et recommencer la validation.

Pour continuer le processus avec le fichier actuel, assurez-vous que toutes les erreurs sont résolues et sélectionnez Suivant. Notez que les délais de traitement dépendent du nombre d’utilisateurs. Si votre liste d’utilisateurs est longue, le téléversement du fichier, la validation des utilisateurs et des budgets, et le traitement du classement peuvent prendre plus de temps.

Étape 3 : Ajouter des montants

La devise de classement d’un utilisateur dépend de son expérience locale sur le site. Il s’agit de la devise dans laquelle il effectue ses transactions. Par exemple, si votre liste d’utilisateurs comprend des utilisateurs de 3 expériences locales différentes, vous verrez 3 champs de devise avec le nombre d’utilisateurs correspondant.

Il est maintenant temps d’entrer un montant de classement pour chaque devise détectée dans la liste d’utilisateurs.

1. Entrez le Montant par utilisateur à classer pour chaque devise. Vous pouvez entrer un montant par devise.
2. Sélectionnez Scanner les budgets une fois tous les montants entrés pour valider les budgets impactés.
3. Consultez le résumé de validation :
   • Les avertissements n’empêchent pas le processus de classement.
   • Les erreurs vous obligent à choisir une action avant de continuer.

La validation vérifie s’il y a suffisamment de budget pour le classement des récompenses. Les récompenses classées peuvent avoir un impact sur les budgets Tous ou Bénévolat dans toute devise, mais elles n’ont jamais d’impact sur les budgets individuels des utilisateurs. Si deux budgets sont affectés dans la même devise, n’oubliez pas que les utilisateurs ne sont classés qu’une seule fois. En savoir plus sur les budgets.

Vous pouvez :

• Télécharger un rapport de validation pour télécharger un rapport Excel des impacts budgétaires.
• Ajuster les montants pour réduire l’utilisation du budget.
• Augmenter les limites du budget pour éviter de dépasser un budget.

Si vous souhaitez continuer le processus avec les montants actuels et que vous êtes satisfait de l’utilisation du budget, assurez-vous que toutes les erreurs sont résolues et sélectionnez Suivant.

Étape 4 : Réviser et soumettre

La dernière étape consiste à réviser les détails et les impacts du lot de classement. Sélectionnez Télécharger le rapport de classement pour exporter les détails vers Excel.

Vous devez examiner soigneusement les impacts avant de sélectionner Soumettre pour traiter immédiatement et créditer les comptes de bienfaisance des utilisateurs avec des récompenses. Le processus de classement s’exécute en arrière-plan et vous pouvez continuer à gérer votre programme. Plus tard, vous pouvez revenir au lot de classement terminé.

Gérer les lots de classement

Pour consulter tous les lots de classement, accédez à Gérer > Dons d’entreprise > Classement.

Vous verrez une liste de lots et les détails suivants :

• Identifiant du lot : l’identifiant unique du lot. Référencez cet identifiant si vous devez contacter notre équipe de soutien.
• Date de dernière modification : la dernière date et heure à laquelle une mise à jour a été apportée au lot de classement.
• Dernière modification par : l’utilisateur qui a interagi en dernier avec le lot.
• Statut : Brouillon, En cours de traitement, Action requise, Terminé.
• Actions : Modifier, Supprimer, Afficher.
  • Vous pouvez uniquement modifier ou supprimer un lot à l’état Brouillon.

Continuer un lot en brouillon

Sélectionnez Modifier à côté d’un brouillon de lot si vous souhaitez le continuer. Vous pouvez reprendre là où vous vous étiez arrêté et suivre les étapes décrites ci-dessus.

Si vous avez déjà validé la liste d’utilisateurs ou les budgets impactés, vous devriez relancer la validation pour qu’elle soit à jour. Chaque validation est déclenchée depuis l’étape appropriée du processus ou vous pouvez exécuter les deux validations à l’étape Réviser et soumettre.

Réviser un lot soumis

Sélectionnez Afficher à côté d’un lot soumis pour le réviser. Il aura un statut En cours de traitement, Action requise ou Terminé :

• Un lot En cours de traitement est verrouillé et affiche la progression au fur et à mesure que les comptes de bienfaisance des utilisateurs sont classés. Vous êtes informé si des erreurs sont trouvées.
• Un lot Action requise a été traité avec des problèmes. Sélectionnez Télécharger le rapport pour réviser les problèmes et prendre des mesures.
• Un lot Terminé a été traité sans problème.

Une fois le processus de classement terminé, vous pouvez avoir la possibilité d’Envoyer un courriel de confirmation aux utilisateurs si vous aviez précédemment choisi de ne pas le faire. Si vous envoyez la confirmation, un courriel est envoyé immédiatement pour informer les utilisateurs de leurs nouvelles récompenses.

Si un lot de classement a le statut Action requise, vous pouvez l’Afficher et le Marquer comme terminé si vous ne souhaitez pas prendre de mesures.

Notifications

Notifications aux administrateurs

Si vous créez un lot de classement, vous recevez un courriel lorsque :

• La validation de la liste d’utilisateurs est terminée.
• La validation du budget est terminée.
• Le lot de classement est en cours de traitement.
• Le lot de classement est terminé sans erreurs.
• Le lot de classement est terminé et une action est requise.

Seul l’administrateur qui soumet le lot de classement reçoit ces courriels. Vous ne pouvez pas vous désabonner de ces notifications système pour le moment.

Problèmes de connexion

Vous pouvez être notifié de problèmes de connexion lorsque la page est inactive trop longtemps. Actualisez la page pour continuer.

Notifications aux utilisateurs

Une fois un lot de classement soumis, les utilisateurs sont classés immédiatement au fur et à mesure que le traitement progresse. Cependant, un utilisateur peut ne pas recevoir de notification ni voir son solde de récompenses mis à jour dans son tableau de bord immédiatement, même s’il a été classé. Voici ce qu’il faut attendre selon les différents types d’utilisateurs et les paramètres de communication :

• Utilisateurs déjà actifs : Les utilisateurs qui se sont déjà connectés ne verront pas leur solde du compte de bienfaisance mis à jour ni la bannière de récompenses immédiatement. Ils doivent se reconnecter au moins deux heures après le traitement du classement pour voir le solde et le message de la bannière.

• Nouveaux utilisateurs : Si un utilisateur ne s’est jamais connecté à Benevity Donate, il verra la bannière de récompenses et le solde du compte de bienfaisance mis à jour immédiatement, même s’il se connecte dans les deux heures suivant le classement.

• Notifications par courriel : Si vous avez sélectionné les notifications par courriel pour le lot de classement, les utilisateurs reçoivent un courriel de confirmation lorsque les récompenses sont ajoutées à leur compte. Cependant, la livraison peut être retardée selon le volume du système.
• Courriels de rappel d’expiration : Les utilisateurs reçoivent des courriels de rappel 10 jours et 24 heures avant l’expiration de leurs récompenses classées. Ces rappels contribuent à augmenter l’engagement et à encourager les dons en temps opportun.

Vérifier immédiatement si un utilisateur a été classé avec succès

L’endroit le plus fiable pour confirmer qu’un utilisateur a été classé est de sélectionner Mon profil > Récompenses. Cette section reflète le solde de récompenses mis à jour dès que l’utilisateur est classé. Le cas échéant, les utilisateurs peuvent utiliser leurs récompenses classées immédiatement.

Tenir compte des délais de traitement des classements

Le temps nécessaire pour terminer un classement dépend de la taille du lot et de la charge du système. Les grands lots — en particulier ceux impliquant des dizaines ou des centaines de milliers d’utilisateurs — peuvent prendre plus de temps, surtout pendant les périodes de pointe comme le Mardi de la Générosité. Ces événements à fort trafic peuvent augmenter le temps de traitement global et retarder les notifications.

Ressources connexes

Cours de formation

Classement des récompenses
Un guide pour classer des récompenses pour vos employés afin de stimuler l’engagement et la connexion au programme.
⏰  5 minutes

Rapports standard de Benevity Reporting

• Liste d’utilisateurs
  • Générez une liste d’identifiants d’employé ou d’adresses de courriel pour le classement.
• Utilisation des récompenses par identifiant
  • Créez un rapport sur le succès d’une campagne de classement en examinant l’utilisation des récompenses par identifiant de classement.
• Campagne de classement
  • Créez un rapport sur la participation et l’impact d’une ou plusieurs campagnes pour un groupe d’utilisateurs.
• Rapport sur les causes de la campagne de classement
  • Créez un rapport sur l’impact d’une campagne de classement sur les organismes sans but lucratif auxquels votre organisation s’intéresse.