Les budgets d'engagement des employés vous permettent de limiter les dépenses de l'entreprise pour différentes parties de votre programme. Votre entreprise peut avoir plusieurs budgets configurés pour couvrir différents types de dépenses de l'entreprise. Cet article vous aidera à mettre à jour vos budgets lorsque vous approchez ou révisez les limites budgétaires.
Avant de commencer
Consultez les Bases des budgets pour acquérir une compréhension fondamentale de vos budgets.
Toute personne ayant le rôle Budget Manager peut consulter et modifier les budgets. Tous les signataires autorisés actuels se voient automatiquement attribuer le rôle Budget Manager. Les administrateurs de programme ayant le rôle Role Manager peuvent attribuer le rôle Budget Manager à d'autres utilisateurs ultérieurement.
Vous pouvez soumettre une demande d'assistance pour :
- En savoir plus sur vos codes personnalisés et les transactions associées.
- Réviser et restructurer vos budgets pour les aligner sur les meilleures pratiques.
- Créer ou supprimer un budget.
Modifier les budgets
Pour en savoir plus sur chaque budget et modifier les données budgétaires :
- Accédez à Gérer > Budgets.
- Choisissez un budget et sélectionnez Modifier sur la même ligne.
Vous pouvez apporter les modifications suivantes à vos règles budgétaires :
Montant du budget
Le Montant du budget est le montant autorisé pour un budget, également connu sous le nom de limite de l'entreprise. S'il y a un montant, les transactions associées au budget ne seront pas acceptées ou traitées une fois le Montant du budget atteint. Vous pouvez augmenter ou diminuer un montant à tout moment. Les Montants du budget illimités ne limitent pas les transactions.
Montant par utilisateur
Le Montant par utilisateur est le montant du budget auquel un utilisateur individuel a accès. S'il y a un montant, le jumelage ou les récompenses de bénévolat ne seront pas traités pour cet utilisateur une fois le montant atteint. Vous pouvez augmenter ou diminuer un montant à tout moment. Un montant illimité ne limite pas les transactions des utilisateurs.
Passer d'un montant spécifié à illimité
Si vous souhaitez modifier un Montant du budget ou un Montant par utilisateur d'un montant à illimité, ou vice versa, contactez l'équipe d'assistance.
Nous recommandons que de tels changements soient effectués dans les 30 jours précédant l'activation du budget afin d'éviter des complications de rapport.
Renouvellement automatique du budget
Vous pouvez choisir si votre budget se renouvelle automatiquement l'année suivante. Si activé, le budget de renouvellement est automatiquement créé 30 jours avant l'expiration du précédent. Pour renouveler automatiquement les budgets, activez la case à cocher Activer le renouvellement automatique du budget.
Si vous êtes dans la période de 30 jours, vous pouvez quand même activer le renouvellement automatique à tout moment avant l'expiration du budget. Le nouveau budget est créé à minuit (UTC).
Le budget de renouvellement copie les valeurs du budget précédent définies 30 jours avant le renouvellement. Les champs suivants sont copiés :
- Devise
- Type de budget
- Fuseau horaire
- Montant par utilisateur
- Montant du budget
- Codes de budget
La date de fin du budget de renouvellement est d'un an civil à compter de la date de renouvellement. Par exemple, si la date de début est le 1er juin 2022, la date de fin est le 1er juin 2023. L'utilisation du budget est réinitialisée à zéro sur le budget renouvelé.
Si les budgets ne sont pas renouvelés, il n'y aura aucune limite aux récompenses des employés offertes, à moins qu'elles ne soient limitées sur une campagne de jumelage spéciale spécifique. Si vous souhaitez désactiver le renouvellement automatique ou configurer un nouveau budget pour l'année suivante, contactez l'équipe d'assistance.
Réallouer le budget entre les devises
Si vous souhaitez réallouer des fonds d'une devise à une autre, utilisez un outil de conversion de devises avant de modifier les totaux de budget pour déterminer combien vous pouvez déplacer. Assurez-vous de prendre en compte à la fois les budgets parents et enfants dans la hiérarchie et de les ajuster en conséquence.
Historique du budget
Pour confirmer les modifications apportées à un budget, modifiez vos règles budgétaires et sélectionnez Enregistrer les modifications. Les mises à jour de budget suivantes sont capturées dans l'Historique du budget :
- Mise à jour du Montant par utilisateur
- Mise à jour du Montant du budget
- Nouveau budget créé
- Modification du paramètre de renouvellement automatique
Le journal d'Historique du budget comprend :
- Date de la mise à jour
-
Mis à jour par l'utilisateur
- L'utilisateur est Benevity si un membre de l'équipe Benevity effectue la mise à jour. Benevity - Automation est le nom d'utilisateur pour un processus automatisé.
- Action effectuée
- Description de la mise à jour
Notifications par courriel
Pour vous tenir informé de toute modification et utilisation du budget, tous les utilisateurs ayant le rôle Budget Manager recevront les courriels de notification suivants :
- Seuil dépassé : Si l'utilisation du budget a dépassé le seuil de 60%, 70%, 80% ou 90%, vous recevrez des courriels hebdomadaires pour vous tenir informé. Vérifiez le montant du budget et augmentez-le si nécessaire.
- Budget utilisé à 100% : Si l'utilisation du budget atteint 100%, vous recevrez un courriel le lendemain. Vérifiez le montant du budget et augmentez-le si nécessaire.
- Budgets expirant : Si un budget expire et ne se renouvelle pas automatiquement, une notification est déclenchée 30 jours avant la date de fin du budget. Examinez et confirmez la règle de renouvellement du budget.
- Budgets en cours de renouvellement : Si un budget est configuré pour se renouveler automatiquement, une notification est déclenchée 30 jours avant la date de fin du budget. Examinez et confirmez les montants du budget de renouvellement et par utilisateur.
- Budgets mis à jour : Si un budget a été mis à jour, vous recevrez immédiatement des détails sur les modifications. Vérifiez les modifications pour détecter d'éventuelles erreurs. De plus, tous les signataires autorisés de votre entreprise reçoivent également des courriels de modification de budget pour s'assurer que toute l'équipe est informée.
- Résumé du budget : Si c'est le dernier jour d'un trimestre civil, vous recevrez un résumé de l'utilisation du budget au cours du trimestre. Vérifiez ou apportez des modifications aux règles budgétaires si nécessaire.
En tant que gestionnaire de budget, vous ne pouvez pas vous désabonner des notifications, car ce sont des notifications système essentielles qui sont clés au bon fonctionnement d'un programme RSE.
Éléments d'action administrateur
Pour vous tenir informé de l'utilisation de votre budget, tous les utilisateurs ayant le rôle Budget Manager sont notifiés par des Éléments d'action sur le Tableau de bord administrateur. Ces notifications sont générées dans les cas suivants :
- Si l'utilisation du budget a dépassé l'un des seuils suivants : 60%, 70%, 80%, 90%. Vérifiez le montant du budget et augmentez-le si nécessaire.
- Si un budget a atteint 100% d'utilisation. Vérifiez le montant du budget et augmentez-le si nécessaire.
- Si plus d'un budget a atteint un seuil, les gestionnaires de budget sont informés du nombre de budgets, ainsi que du pourcentage utilisé le plus élevé.
Sélectionnez Agir pour accéder à Budgets.
Les notifications ne seront supprimées du tableau de bord que lorsque l'utilisation du budget est inférieure au seuil de 60%. Vérifiez le Tableau de bord administrateur tout au long du mois pour les notifications indiquant qu'un seuil a été atteint.
Ressources connexes
Cours d'apprentissage de 10 minutes : Gestion des budgets