Utilisez le rapport sur les causes pour vérifier la progression de l’intégration de vos partenaires d’organismes sans but lucratif, puis communiquez avec eux en utilisant le message approprié lorsque l’inscription est incomplète. Les partenaires peuvent recevoir les dons, les subventions et le soutien bénévole de votre programme uniquement après s’être inscrits sur le portail Causes de Benevity. Avant de rédiger votre message, confirmez comment fonctionne l’inscription d’un organisme sans but lucratif de bout en bout, et trouvez la bonne ressource pour votre partenaire d’organisme sans but lucratif à chaque étape.
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d’utilisateur de gestionnaire des rapports peut exécuter le rapport sur les causes et vérifier le statut d’un organisme sans but lucratif.
Comprendre les statuts d’inscription des organismes sans but lucratif
Pour vérifier la progression de l’intégration, ouvrez Rapports Benevity à partir de Gérer, exécutez le rapport sur les causes, puis examinez les champs Statut de revendication, Statut de vérification et Statut du paiement.
| Ce que vous voyez dans le rapport sur les causes | Ce que cela signifie | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Le statut de revendication indique que le profil n’est pas revendiqué | L’organisme sans but lucratif ne s’est pas inscrit sur le portail Causes de Benevity. Le profil affiche toujours les renseignements de base provenant d’une liste gouvernementale. | Suivez les étapes de communication ci-dessous et utilisez le modèle de courriel destiné aux organismes sans but lucratif dont le profil n’est pas revendiqué |
| Le statut de revendication indique que le profil est revendiqué, mais le statut de vérification n’est pas terminé | L’organisme sans but lucratif a commencé son inscription (il a revendiqué le profil), mais n’a pas terminé la validation. | Suivez les étapes de communication ci-dessous et utilisez le modèle de courriel destiné aux organismes sans but lucratif qui ont commencé leur inscription sans la terminer |
| Le statut du paiement n’est pas le TEF (par exemple, chèque) | L’inscription et la validation peuvent être terminées, mais les coordonnées bancaires ne sont pas configurées pour le transfert électronique de fonds (TEF). | Aidez l’organisme sans but lucratif à configurer le transfert électronique de fonds |
| Le profil de l’organisme sans but lucratif est inactif | Le profil de l’organisme sans but lucratif n’est plus actif. | Vérifiez pourquoi l’organisme sans but lucratif est devenu inactif |
| Le statut de revendication, le statut de vérification et le statut du paiement indiquent que l’intégration de l’organisme sans but lucratif est terminée (profil revendiqué et vérifié, et TEF configuré) | L’organisme sans but lucratif est inscrit et validé, et il est prêt à recevoir des fonds par voie électronique. | Partagez les ressources de mobilisation destinées aux partenaires inscrits |
Inviter des partenaires d’organismes sans but lucratif à s’inscrire
Les organismes sans but lucratif ont parfois besoin d’un petit rappel pour commencer ou terminer leur inscription. Un message direct de votre part est souvent plus efficace qu’un rappel générique de Benevity, puisqu’ils travaillent déjà avec votre entreprise.
Suivez ces étapes lorsque le statut de revendication indique que le profil n’est pas revendiqué, ou lorsque le profil est revendiqué, mais que le statut de vérification n’est pas terminé :
- Vérifiez les champs du rapport sur les causes de l’organisme sans but lucratif avant de communiquer avec lui, afin que votre message corresponde à sa situation.
- Communiquez directement avec l’organisme sans but lucratif. Utilisez les modèles de courriel ci-dessous comme point de départ et envoyez le message à partir de votre propre compte.
- Partagez une ressource d’inscription. Envoyez le guide d’inscription étape par étape de l’aide Causes ou le guide d’inscription imprimable afin que l’organisme sans but lucratif puisse confirmer que toutes les étapes sont terminées :
Comprendre les délais d’inscription
Les délais d’examen de l’inscription d’un organisme sans but lucratif varient selon la région, le volume actuel de demandes en attente et le fait que la demande de l’organisme sans but lucratif soit complète ou non. On peut demander aux organismes sans but lucratif de fournir des documents ou des précisions supplémentaires, et l’examen ne peut pas être terminé avant qu’ils répondent. Les organismes sans but lucratif peuvent éviter les retards en fournissant des documents complets et en répondant rapidement à toute demande de suivi.
Lorsqu’une autre personne a déjà inscrit le profil
Si une autre personne-ressource de l’organisme sans but lucratif y travaille toujours, demandez-lui d’ajouter la nouvelle personne comme sous-utilisateur. Ne partagez pas les identifiants de connexion.
Si le propriétaire a quitté l’organisme ou ne peut pas être joint, l’organisme sans but lucratif peut souvent sélectionner Demander à s’inscrire dans le formulaire d’inscription. Si le message « Ce compte est activement géré. Veuillez communiquer avec le propriétaire actuel ou le service de soutien. » s’affiche (le propriétaire s’est connecté au cours des 90 derniers jours), il doit communiquer avec le propriétaire ou communiquer avec le service de soutien. Suivez la procédure complète pour accéder à un compte inscrit.
Lorsqu’une erreur d’enregistrement s’affiche pendant l’inscription
Si l’organisme sans but lucratif voit le message « Une erreur s’est produite lors de l’enregistrement de votre progression » (ou « lors de la mise à jour de votre emplacement »), dites-lui de communiquer immédiatement avec le service de soutien. N’essayez pas de contourner le problème.
Lorsque le pays d’un organisme sans but lucratif ne figure pas dans le formulaire d’inscription
Si un pays ne figure pas dans le formulaire d’inscription du portail Causes de Benevity, il est probable que Benevity ne puisse pas verser de fonds dans ce pays.
Utiliser des modèles de courriel pour communiquer au sujet de l’inscription
Utilisez ces modèles pour communiquer avec un organisme sans but lucratif, selon les champs de son rapport sur les causes. Adaptez les champs entre crochets à votre style et à votre relation avec l’organisme sans but lucratif.
Pour les organismes sans but lucratif dont le profil n’est pas revendiqué
Objet : Votre organisme est invité à s’inscrire auprès de Benevity pour le programme [Nom de votre entreprise]
Bonjour [Nom de la personne-ressource de l’OSBL],
Nous vous écrivons parce que nous utilisons Benevity pour gérer nos programmes de dons et de bénévolat, et nous voulons nous assurer que votre organisme puisse participer aux occasions à venir.
Pour ce faire, nous vous invitons à vous inscrire sur le portail Causes de Benevity. L’adhésion à Benevity est sans frais; l’inscription est entièrement gratuite.
En terminant l’inscription, votre organisme pourra recevoir des dons de bienfaisance des employés de [Nom de votre entreprise] partout dans le monde et être présenté au vaste réseau de sympathisants de Benevity.
Pour commencer, nous vous recommandons de consulter le guide sur l’inscription de votre organisme sans but lucratif sur le portail Causes de Benevity avant de commencer votre demande sur le portail Causes de Benevity.
Chaque étape ne devrait prendre que quelques minutes si vous disposez des bons renseignements. La réussite de la demande dépend de la qualité et de l’exhaustivité des documents requis que vous fournissez durant le processus de validation. Votre progression est enregistrée après chaque étape.
Remarque : Benevity vous avisera par courriel si des renseignements supplémentaires sont requis. Nous vous encourageons à vérifier régulièrement votre dossier de courrier indésirable et à répondre rapidement afin que le traitement de votre demande se poursuive.
Vous serez également avisé par courriel une fois votre demande approuvée.
Une fois votre demande approuvée, vous devrez remplir votre profil sur le portail Causes de Benevity, notamment demander le transfert électronique de fonds afin de pouvoir recevoir des fonds par l’entremise de Benevity.
Si vous éprouvez des difficultés à quelque étape que ce soit, veuillez communiquer directement avec le service de soutien de Benevity pour les organismes sans but lucratif par l’intermédiaire du Centre d’aide pour les organismes sans but lucratif.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre] | [Nom de votre entreprise]
[Vos coordonnées]
Pour les organismes sans but lucratif qui ont commencé leur inscription sans la terminer
Objet : Une dernière étape pour terminer votre inscription à Benevity
Bonjour [Nom de la personne-ressource de l’OSBL],
Je vous écris au nom de [Nom de votre entreprise]. Il semble que [Nom de l’organisme] ait commencé son inscription sur le portail Causes de Benevity, et nous souhaitions vous contacter pour vous aider à terminer les dernières étapes.
En terminant l’inscription, votre organisme pourra recevoir des dons de bienfaisance des employés de [Nom de votre entreprise] partout dans le monde et être présenté au vaste réseau de sympathisants de Benevity. L’adhésion à Benevity est sans frais; l’inscription est entièrement gratuite.
Pour terminer les étapes requises :
- Consultez la ressource Comment inscrire votre organisme sans but lucratif sur le portail Causes de Benevity
- Suivez ce lien pour remplir votre demande sur le portail Causes de Benevity.
- Si vous avez déjà créé un compte, cliquez sur Connexion au portail Causes pour vous connecter.
- Si vous n’avez pas créé de compte, cliquez sur Inscrire votre organisme sans but lucratif.
- Remplissez le formulaire de demande. Si vous rencontrez une erreur ou ne pouvez pas progresser dans le formulaire, veuillez communiquer immédiatement avec l’équipe de soutien de Benevity pour les organismes sans but lucratif.
- Une fois votre inscription approuvée et l’accès à votre profil de cause obtenu, veuillez remplir votre profil et vous inscrire au transfert électronique de fonds (TEF) afin de pouvoir commencer à recevoir des dons.
Le profil de votre organisme a-t-il déjà été inscrit par une autre personne? Si cette personne travaille toujours pour votre organisme, veuillez communiquer directement avec elle, car elle peut conserver la propriété du compte et ajouter des identifiants pour d’autres utilisateurs afin de donner accès à d’autres personnes. Sinon, vous pouvez demander à prendre possession du compte au moyen du formulaire d’inscription.
Chaque étape du formulaire ne devrait prendre que quelques minutes si vous disposez des bons renseignements. Votre progression sera enregistrée après chaque étape. Une fois la demande envoyée, vous serez avisé par courriel lorsque votre demande sera approuvée.
Si vous éprouvez des difficultés à quelque étape que ce soit, veuillez communiquer directement avec le service de soutien de Benevity pour les organismes sans but lucratif par l’intermédiaire du Centre d’aide pour les organismes sans but lucratif.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre] | [Nom de votre entreprise]
[Vos coordonnées]