L'outil de correspondance par courriel vous permet de consulter et de gérer les courriels automatisés envoyés aux demandeurs. Vous pouvez voir le statut des courriels, annuler des courriels et envoyer manuellement des courriels en dehors de l'automatisation.
Consulter les courriels
Pour consulter toute correspondance par courriel liée à une demande ou à une invitation :
- Ouvrez la demande ou l'invitation.
- Sélectionnez Gérer le courriel dans les actions situées à droite.
- Toute la correspondance par courriel, y compris le statut et le type du courriel, est affichée dans la fenêtre contextuelle Correspondance par courriel.
Statut du courriel
- Une coche verte signifie que le courriel a été envoyé à la Date indiquée.
- Une icône circulaire rouge signifie que le courriel a été annulé.
- Aucune coche ni icône circulaire signifie que le courriel est dans la file d'attente et sera envoyé à la Date indiquée.
Courriels différés dans la file d'attente
Si vous avez des courriels automatisés qui sont envoyés lorsque vous approuvez ou refusez une demande de subvention, le courriel basé sur un gabarit est ajouté à la file d'attente. Le courriel n'est pas envoyé immédiatement. Ce délai est prévu pour que vous puissiez corriger une erreur si la décision était incorrecte. Le délai par défaut est de deux jours; vous pouvez toutefois modifier ce délai en contactant le soutien.
Annuler un courriel
Un courriel ne peut être annulé que s'il n'a pas encore été envoyé.
- Ouvrez la demande ou l'invitation.
- Sélectionnez Gérer le courriel dans les actions situées à droite.
- Sélectionnez le courriel.
- Sélectionnez Annuler le courriel au bas de l'aperçu du courriel.
Ajouter un courriel de correspondance
Vous pouvez envoyer des courriels supplémentaires manuellement via l'outil de courriel.
- Ouvrez la demande ou l'invitation.
- Sélectionnez Gérer le courriel dans les actions situées à droite.
- Sélectionnez Ajouter un courriel de correspondance au bas de la fenêtre.
- Entrez les détails du courriel, y compris la Date d'envoi prévue.
- Sélectionnez Enregistrer.
Le courriel est maintenant ajouté à la file d'attente et sera envoyé à la Date spécifiée.
(Facultatif) Si vous souhaitez modifier le courriel avant qu'il soit envoyé, sélectionnez-le dans la file d'attente et apportez vos modifications.
Conseil : Si vous vous retrouvez souvent à envoyer des courriels supplémentaires, contactez votre Gestionnaire du succès client pour vérifier si ces courriels pourraient être automatisés. Par exemple, lorsque le statut d'une demande passe à En attente, vous pourriez vouloir envoyer un courriel automatisé aux demandeurs pour leur indiquer que leur demande est en cours d'examen.