Dans le domaine du financement par subvention, l'efficacité et la sécurité sont primordiales. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques intégrées pour simplifier l'envoi et la signature de documents de subvention et automatiser le processus. Cela rationalise votre flux de travail, assure des transactions sécurisées et conserve un journal d'audit pour vos dossiers.
Un exemple concret de cette fonctionnalité est la signature de conventions de subvention. Avant de débourser des fonds, une convention de subvention, qui décrit les termes et conditions de la subvention, doit être signée par le bénéficiaire. Vous pouvez envoyer la convention via la plateforme et demander aux signataire(s) autorisé(s) de la signer et de la retourner électroniquement, en gérant tous les changements dans une plateforme sécurisée.
Contactez le soutien si vous souhaitez activer les signatures électroniques ou de nouveaux gabarits de documents. Les gabarits de courriel et de document peuvent inclure votre image de marque.
Autorisations
Lorsque cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs disposant des autorisations Signature électronique suivantes configurées sur Peut peuvent gérer les documents comme spécifié :
- Les utilisateurs peuvent afficher l'onglet de gestion des signatures électroniques
- Les utilisateurs peuvent supprimer les documents en brouillon
- Les utilisateurs peuvent annuler les documents envoyés
- Les utilisateurs peuvent modifier les documents en brouillon
En savoir plus sur la gestion des autorisations des utilisateurs.
Envoyer manuellement un document pour signature
Pour créer un document avec les détails d'une demande :
- Ouvrez une demande et accédez à l'onglet Signature électronique pour afficher et gérer les documents.
- Sélectionnez Créer un document pour signature et choisissez un gabarit.
- Sélectionnez un gabarit. Facultatif : entrez un nom de document.
- Entrez les coordonnées du destinataire qui recevra le document. Le signataire 1 doit signer le document avant le signataire 2. Les contacts sont préremplis en fonction de votre gabarit.
- Entrez un Objet et un Message. Les Balises de fusion intègrent automatiquement les détails de la demande, de l'OSBL ou du contact dans le courriel.
- Sélectionnez Créer pour générer le document et enregistrer la copie du courriel.
Pour envoyer le document et le courriel aux destinataires :
- Sélectionnez la case à cocher à côté d'un ou plusieurs documents dans l'onglet Signature électronique.
- Sélectionnez Actions > Envoyer le document pour envoyer le courriel et le document joint aux destinataires.
Lorsque le courriel et le document sont envoyés, le statut du document est mis à jour à Envoyé. Les destinataires recevront un courriel avec la copie incluse et un lien direct pour se connecter en toute sécurité afin de consulter et signer le document. Des rappels périodiques sont envoyés aux signataires jusqu'à la signature du document. Une fois que tous les destinataires ont consulté le document, le statut est mis à jour à Livré.
Modifier un document en brouillon
Après avoir créé un document, il est en statut Brouillon. Pour modifier la copie du courriel ou le document joint, sélectionnez la case à cocher à côté d'un document en brouillon et accédez à Actions > Modifier le document.
Modifier le contenu du courriel
Lorsque vous ouvrez l'éditeur, le contenu du courriel s'affiche dans un format modifiable. Vous pouvez mettre à jour tous les champs pendant que le document est en statut Brouillon. Si votre courriel inclut des espaces réservés ou des balises de fusion, assurez-vous qu'ils sont correctement formatés et alignés avec vos données.
Modifier le document
Pour modifier le document joint :
- Localisez la section Document gabarit en haut de l'éditeur.
- Sélectionnez le lien du document pour le télécharger et l'ouvrir pour modification.
- Apportez les modifications nécessaires au document et enregistrez-le au format .doc ou .docx.
- Sélectionnez Téléverser un nouveau dans l'éditeur et faites glisser-déposer ou choisissez un document depuis vos dossiers.
Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé de modifier. Lorsque vous êtes prêt, envoyez le document et le courriel aux destinataires.
Automatiser l'envoi d'un document pour signature
Vous pouvez configurer la génération et l'envoi automatiques de documents dans le cadre de votre flux de travail. Une fois qu'un document est créé via le processus d'automatisation, il est stocké dans l'onglet Signature électronique de la demande. Automatiser votre processus de signature de documents peut grandement améliorer l'efficacité et réduire les risques d'erreurs. Contactez notre équipe de soutien si vous souhaitez optimiser cet aspect de votre flux de travail.
Recevoir une réponse
Une fois que tous les signataires ont signé le document, son statut est mis à jour à Complété et l'expéditeur recevra une notification par courriel concernant la finalisation du document. Si cette collecte de signatures fait partie d'un flux de travail automatisé, l'étape suivante du processus est déclenchée automatiquement. Sinon, vous pouvez procéder aux actions nécessaires sur votre demande, en utilisant les signatures reçues comme autorisation d'avancer.
Si un signataire refuse de signer un document, le statut du document est mis à jour à Refusé et les détails sont disponibles dans le journal d'audit. Annulez le document pour l'invalider et informer les autres signataires qu'il est désormais annulé. Si vous devez renvoyer le document à un signataire différent, créez un nouveau document avec les coordonnées du nouveau signataire.
Annuler des documents
Vous pouvez annuler tout document envoyé si tous les destinataires ne l'ont pas encore signé. Cette action est utile si vous devez mettre à jour le contenu du document ou annuler complètement la demande. Une fois annulé, le document ne sera plus accessible pour signature et toutes les parties seront notifiées de l'annulation.
Pour annuler un document :
- Sélectionnez la case à cocher à côté d'un ou plusieurs documents.
- Sélectionnez Actions > Annuler le document pour annuler le document et empêcher les destinataires d'y accéder.
Le Statut du document est mis à jour à Annulé.
Supprimer des documents
Vous pouvez supprimer les documents en brouillon. Pour supprimer un document en brouillon :
- Sélectionnez la case à cocher à côté d'un ou plusieurs documents.
- Sélectionnez Actions > Supprimer le document.
- Sélectionnez Supprimer pour confirmer cette action et le retirer de la liste des documents.
Trouver des documents de signature électronique
Vous pouvez rechercher des documents de signature électronique par statut via la Recherche avancée :
- Accédez à Outils > Recherche avancée.
- Sélectionnez un ou plusieurs statuts de document de signature électronique. C'est le dernier filtre de la section Détails de la demande.
- Sélectionnez tout autre filtre supplémentaire à appliquer à votre recherche.
- Sélectionnez Rechercher au bas de la page pour lancer la recherche.
- Si vous souhaitez réutiliser cette recherche, vous pouvez choisir de Sauvegarder la recherche. Vous serez invité à nommer votre recherche avec les filtres spécifiés.
Le tableau de résultats affiche les demandes contenant des documents dans le statut choisi et tout autre filtre appliqué, triées par celles dont le document a été créé le plus récemment.
Consulter le journal d'audit
Le journal d'audit suit toutes les actions liées à vos documents.
Sélectionnez Journal d'audit sur la droite pour afficher le tableau d'audit comprenant les détails suivants :
- Date : la date à laquelle l'action a eu lieu.
- Utilisateur : l'utilisateur qui a effectué l'action.
- Action : détails de l'action et du document concerné.
Limites de documents
Vous pouvez choisir le nombre de documents à signer, en notant que des coûts sont associés à cette fonctionnalité. La limite est d'abord définie lors de l'activation de cette fonctionnalité.
Vous recevrez une alerte dans l'onglet Signature électronique d'une demande lorsque vous êtes à 70 % ou plus de votre limite de documents, incluant des détails sur le nombre de documents restants.
Chaque document envoyé pour signature est ajouté à votre compteur d'utilisation. Une fois votre limite de documents atteinte, vous ne pouvez plus envoyer de documents. Les administrateurs de programme peuvent contacter le soutien pour augmenter la limite de documents au besoin.