Les modèles de courriel vous permettent de contrôler les messages automatiques envoyés aux demandeurs de subvention et aux parties prenantes. En gérant ces modèles directement, vous pouvez personnaliser le contenu, ajouter des traductions et vous assurer que les communications restent alignées avec le ton et les flux de travail de votre programme, sans avoir besoin d'un soutien de mise en œuvre.
Autorisations
Pour gérer les modèles de courriel, les utilisateurs ont besoin des autorisations pertinentes dans la section Gestionnaire de courriels de leur profil configurées sur Peut.
Au minimum, les utilisateurs doivent avoir L'utilisateur peut parcourir une liste de courriels configuré sur Peut, afin de consulter les modèles. D'autres actions nécessitent des autorisations supplémentaires :
- Pour modifier des modèles, vous devez avoir L'utilisateur peut modifier un modèle de courriel configuré sur Peut
Accéder au gestionnaire de courriels
Pour accéder au gestionnaire de courriels, sélectionnez Outils > Gestionnaire de courriels dans le menu de navigation principal. Cette action ouvre la liste des modèles de courriel configurés par votre organisation. Depuis ici, vous pouvez créer de nouveaux modèles ou gérer les existants à l'aide du menu déroulant Actions.
Créer un nouveau modèle de courriel
- Sélectionnez Ajouter un nouveau courriel en haut du gestionnaire de courriels.
- Dans l'onglet Paramètres du courriel :
- Choisissez un type de courriel unique (qui n'est pas déjà utilisé).
- Sélectionnez la ou les langues prises en charge pour le modèle.
- Saisissez le contenu du corps du courriel dans l'onglet Modifier le message.
- Utilisez l'onglet Modifier les détails pour ajouter un objet, des destinataires CC/CCI et une adresse de réponse.
- Sélectionnez Créer. Le modèle est enregistré avec le statut Brouillon.
Si des erreurs de validation apparaissent, elles doivent être résolues avant d'enregistrer. Par exemple, le contenu du corps du message doit atteindre le nombre de caractères minimum.
Modifier un modèle de courriel existant
Pour apporter des modifications à un modèle de courriel existant :
- Sélectionnez Actions > Modifier à côté du modèle que vous souhaitez mettre à jour sur la page de liste des courriels.
- Effectuez des mises à jour dans les onglets disponibles :
- Paramètres du courriel (uniquement modifiable si le modèle est en Brouillon)
- Modifier le message
- Modifier les détails
- Planifier le courriel
-
Sélectionnez Enregistrer comme brouillon pour sauvegarder les modifications sans publier.
Remarque : Les modèles en brouillon ne sont pas actifs et ne se déclencheront pas dans les flux de travail tant qu'ils ne sont pas publiés.
Si des modifications sont enregistrées mais non publiées, le statut affiche Publié (modifications en attente).
Publier un modèle
Pour publier un modèle :
- Sélectionnez Publier les modifications depuis la page de modification.
- Confirmez les modifications lorsque vous y êtes invité. Le statut du modèle passe à Publié, le rendant actif.
Ajouter une nouvelle langue à un modèle
Pour ajouter une nouvelle langue à un modèle :
- Sélectionnez Actions > Modifier à côté du modèle.
- Sélectionnez la nouvelle langue dans le menu déroulant Langues prises en charge dans l'onglet Paramètres du courriel.
- Accédez aux onglets Modifier le message et Modifier les détails pour ajouter le contenu traduit.
- Enregistrez ou publiez vos modifications.
Envoyer un courriel test
Pour prévisualiser le modèle avant de le publier :
- Ouvrez le modèle et sélectionnez Envoyer un courriel test.
- Choisissez la version linguistique à prévisualiser.
- Sélectionnez Envoyer pour envoyer le test à l'adresse courriel liée à votre profil d'utilisateur.
Consulter le journal d'audit
Pour consulter le journal d'audit :
- Sélectionnez Actions > Journal d'audit à côté du modèle.
-
Consultez la liste des modifications apportées, incluant l'utilisateur et l'horodatage pour chaque action.
Remarque : Ceci n'est disponible que pour les modèles publiés.