Tous les dons admissibles à une correspondance et effectués via la plateforme sont automatiquement compensés. Aucun examen n'est requis. Parfois, des dons sont effectués en dehors de votre programme, par exemple lors d'un événement de collecte de fonds local ou d'une campagne de porte-à-porte. Si votre programme permet aux employés d'effectuer des dons en dehors de la plateforme et de recevoir une correspondance de l'entreprise, le formulaire Demande de correspondance est accessible depuis la barre de navigation de l'employé.
Vous pouvez choisir de traiter automatiquement toutes les demandes de correspondance ou de définir un seuil de montant pour les approbations. Sinon, les demandes sont examinées manuellement par les administrateurs de programme.
Les approbations automatiques réduisent la charge de travail de vos administrateurs. Les dons de correspondance parviennent plus rapidement aux organismes à but non lucratif. Vous avez la flexibilité d'activer, d'ajuster ou de désactiver cette fonctionnalité à tout moment selon votre tolérance au risque.
Autorisations
Le signataire des modifications de votre entreprise doit signer un formulaire d'autorisation pour les approbations automatiques avant que cette fonctionnalité puisse être activée pour votre programme.
Tout utilisateur ayant le rôle d'utilisateur Gestionnaire des rôles peut ensuite mettre à jour les paramètres de demande de correspondance.
Autoriser les approbations automatiques
Vous devez remplir un formulaire d'autorisation avant que cette fonctionnalité puisse être ajoutée à votre programme. Vous devez fournir une liste d'utilisateurs ayant le rôle de Gestionnaire des rôles qui ont besoin d'accès pour utiliser les approbations automatiques. Pour demander cette fonctionnalité :
- Déterminez qui sont vos gestionnaires des rôles. Contactez le soutien technique pour obtenir une liste si vous n'êtes pas certain.
- Remplissez et signez une copie à jour du formulaire.
- Envoyez le formulaire au soutien technique.
Lorsque Benevity reçoit le formulaire rempli, la fonctionnalité est ajoutée à votre programme et vous pouvez l'activer.
Activer les approbations automatiques
Important : Lorsque vous activez les approbations automatiques, les demandes de correspondance sont approuvées et traitées sans examen, et les fonds utilisés ne peuvent pas être récupérés. Les demandes de correspondance individuelles approuvées automatiquement ne peuvent pas être annulées. Seul le paramètre lui-même peut être modifié.
Lorsque vous recevez la confirmation que la fonctionnalité est disponible pour votre programme, activez-la dans les paramètres de demande de correspondance.
- Accédez à Gérer > Demandes de correspondance et sélectionnez Paramètres de demande de correspondance.
- Choisissez l'une des options d'approbation suivantes :
- Ne pas activer les approbations automatiques : si vous souhaitez examiner manuellement toutes les demandes de correspondance.
- Activer les approbations automatiques pour toutes les demandes de correspondance : si vous souhaitez approuver automatiquement toutes les demandes de correspondance.
- Activer les approbations automatiques pour les demandes de correspondance égales ou inférieures à un seuil : si vous souhaitez approuver automatiquement uniquement les demandes inférieures à un montant spécifié.
- Si vous n'activez pas les approbations automatiques ou si vous les activez pour toutes les demandes de correspondance, sélectionnez Enregistrer.
Si vous choisissez Activer les approbations automatiques pour les demandes de correspondance égales ou inférieures à un seuil, suivez ces étapes supplémentaires :
- Sélectionnez Ajouter une devise pour ajouter un seuil pour une devise prise en charge dans votre programme. Si vous n'ajoutez pas de seuil pour une devise, toutes les demandes de correspondance dans cette devise nécessiteront un examen manuel.
- Choisissez une option dans le menu déroulant Devise.
- Entrez un montant dans Seuils d'approbation automatique. Les montants de correspondance supérieurs au seuil nécessitent un examen manuel. Les montants de correspondance inférieurs ou égaux au seuil sont approuvés automatiquement.
Important : Ce seuil est basé sur le montant de la correspondance, et non sur le montant du don original. Par exemple, si votre seuil est de 50 $ et qu'un employé donne 30 $ dans le cadre d'une campagne de correspondance 2 pour 1 (demandant une correspondance de 60 $), la demande n'est pas approuvée automatiquement. Le montant de la correspondance dépasse le seuil de 50 $.
- Sélectionnez Enregistrer pour confirmer les seuils.
Une fois activée, les utilisateurs sont informés si leur demande a été automatiquement approuvée ou soumise pour examen manuel.
Important : Toutes les demandes de correspondance soumises avant l'activation des approbations automatiques nécessitent toujours un examen manuel.
Désactiver les approbations automatiques
Vous pouvez mettre à jour les paramètres de demande de correspondance à tout moment. Pour désactiver les approbations automatiques :
- Accédez aux Paramètres de demande de correspondance.
- Sélectionnez Ne pas activer les approbations automatiques.
- Sélectionnez Enregistrer.
Lorsque vous souhaitez le réactiver, mettez à jour le paramètre.
Ressources connexes
Cours de formation :
Gérer les demandes de correspondance externes
Un guide pour gérer les demandes de correspondance externes pour les dons effectués en dehors du site de votre programme de bienfaisance. ⏰ 5 minutes