Vous pouvez autoriser les administrateurs à approuver les demandes de jumelage externe (DJE) pour les dons de l’année précédente et à les imputer aux budgets de l’année précédente pendant une période pouvant aller jusqu’à 90 jours après la fin de l’exercice financier. Les employés peuvent également soumettre des demandes pendant cette période, conformément à votre paramètre de plage de dates des dons.
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Pendant la prolongation de l’approbation, les DJE approuvées sont imputées au budget actif et aux offres de jumelage en vigueur à la date du don. Cela signifie que :
- Les DJE pour les dons effectués au cours de l’exercice financier précédent sont imputées au budget de l’exercice précédent.
- Les DJE soumises pendant la prolongation de l’approbation sont imputées au budget de l’exercice en cours.
- Après la prolongation de l’approbation, les DJE approuvées dont la date de don se situe dans l’exercice financier précédent sont imputées au budget actif et aux offres de jumelage en vigueur à la date de soumission de la demande (dans l’exercice en cours).
- En l’absence de prolongation, toutes les DJE approuvées soumises après la fin d’un exercice financier ne seront pas imputées au budget de l’année précédente.
Le fonctionnement est similaire à celui des régimes d’assurance courants, selon lesquels les personnes peuvent soumettre des réclamations pour l’année de police précédente jusqu’à 90 jours après la fin de l’année.
Toutes les DJE approuvées suivent ces règles d’affectation budgétaire, qu’elles soient approuvées manuellement ou approuvées automatiquement. Le taux utilisé pour la demande de jumelage dépend de l’offre de jumelage active au moment du don, y compris les offres de jumelage à durée limitée (campagnes de jumelage spéciales).
Autorisations
Tout utilisateur ayant le rôle de gestionnaire de budget peut mettre à jour la prolongation du délai d’approbation.
Définir une prolongation de l’approbation des DJE
Vous pouvez définir une prolongation de l’approbation entre 0 et 90 jours et la modifier à tout moment, même après qu’elle soit terminée. Par exemple, vous pourriez augmenter le nombre de jours de 30 à 45 le 35e jour.
La prolongation de l’approbation offre aux administrateurs et aux employés du temps supplémentaire pour soumettre et approuver des demandes après la fin de l’exercice financier.
Recommandation
Communiquez à vos employés un délai de soumission légèrement plus court que la prolongation de l’approbation que vous avez établie. Cela vous laisse, ou laisse à Benevity, suffisamment de temps pour examiner les demandes de jumelage avant la fin de la période de prolongation de l’approbation. Par exemple, envisagez d’annoncer un délai de soumission de 60 jours. Définissez la prolongation de l’approbation à 90 jours pour laisser aux administrateurs le temps de traiter les demandes.
Pour mettre à jour votre période de prolongation de l’approbation :
- Accédez à Gérer > Paramètres de demandes de jumelage > Prolongation de l’approbation.
- Entrez le nombre de jours après votre exercice financier pendant lesquels les administrateurs peuvent approuver les DJE pour les dons de l’année précédente et les imputer au budget de l’exercice précédent. Notez que les employés peuvent également soumettre des DJE pendant cette période et que la date de don acceptée est contrôlée par votre paramètre de plage de dates des dons.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Si un utilisateur a atteint sa limite de jumelage pour l’année et que la DJE est approuvée pendant la période de prolongation de l’approbation, l’utilisateur ne recevra pas de jumelage. Cela représente un changement par rapport à la politique précédente, selon laquelle les utilisateurs recevaient des jumelages de l’exercice financier en cours.
- La période de prolongation de l’approbation est basée sur minuit UTC. La période de prolongation totale est calculée à partir de la date de fin de l’exercice budgétaire en UTC, plus la prolongation spécifiée. Ce calcul est indépendant du fuseau horaire local de l’administrateur.
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Lorsque les utilisateurs saisissent une heure de don pour la DJE, une heure approximative est acceptable. Cela permet de s’assurer que le bon taux de jumelage est appliqué, surtout si le don a été effectué pendant une campagne de jumelage spéciale. Les utilisateurs doivent fournir les informations suivantes :
- L’horodatage du courriel de l’organisme sans but lucratif confirmant le don.
- Si aucun horodatage n’est disponible, 00 h 00 (minuit) à la date du don est acceptable.
Exemple
- Exercice financier : du 1er janvier au 31 décembre 2025
- L’employé effectue un don hors de la plateforme le 1er décembre 2025
- L’employé soumet une demande de jumelage externe le 28 janvier 2026
Budgets applicables :
- Si la prolongation de l’approbation est de 30 jours, la DJE approuvée le 29 janvier sera imputée aux budgets d’entreprise et utilisateur de 2025.
- Si la prolongation de l’approbation est de 0 jour, la DJE approuvée le 29 janvier sera imputée aux budgets d’entreprise et utilisateur de 2026.
Offres à durée limitée
Des demandes de jumelage externe peuvent être soumises pour des offres de jumelage à durée limitée pendant la période de prolongation de l’approbation.
Recommandation : Pour vous assurer que la demande n’est pas imputée à un budget d’offre à durée limitée, refusez la DJE. Si vous souhaitez autoriser les soumissions tardives, vous pouvez accepter la demande. Pour éviter cette éventualité, définissez la prolongation de l’approbation à 0 jour.
Notifications
Un élément d’action apparaît dans votre tableau de bord d’administration lorsque votre période de prolongation de l’approbation est active.
Ressources connexes
Cours de formation :
Gestion des demandes de jumelage externe
Un guide pour gérer les demandes de jumelage externe pour les dons effectués hors de votre programme.
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