Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Lorsque vous développez une relation avec un organisme, vous pouvez consigner les coordonnées et les lier aux profils d'organismes. Les contacts servent à vos dossiers internes et ne sont pas liés aux profils des soumissionnaires. Si vous ajoutez un contact à un organisme, il n'est pas notifié de cette action.
Accédez à Organismes > Passer à la vue Contacts pour parcourir et gérer tous les contacts créés par vos administrateurs. Vous pouvez sélectionner le nom d'un contact dans la liste pour ouvrir le dossier, afficher son organisme et mettre à jour les détails.
Depuis la vue Contacts, les actions suivantes sont disponibles pour gérer les contacts :
- Créer un nouveau contact : saisissez les coordonnées du nouveau contact pour créer un dossier.
- Supprimer : supprimer un dossier de contact.
- Exporter : choisissez un gabarit pour exporter les données.
- Actualiser : met à jour la liste des contacts pour inclure les ajouts récents.
Créer un contact
Vous pouvez créer un nouveau contact dans l'espace Organismes :
- Accédez à Organismes > Passer à la vue Contacts.
- Sélectionnez Créer un nouveau contact.
- Saisissez tout ou partie des informations de contact suivantes :
- Prénom
- Nom de famille
- Titre du poste
- Courriel
- Courriel personnel
- Téléphone
- Télécopieur
- Téléphone cellulaire
- Téléphone à la maison
- Note interne
- Sélectionnez Enregistrer.
Le dossier de contact existe maintenant et vous pouvez le trouver à l'aide des filtres de nom et de date en haut de la page.
Si vous souhaitez ajouter le contact à un organisme :
- Sélectionnez le nom du contact pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
- Sélectionnez Ajouter le contact à un organisme.
- Localisez l'organisme, sélectionnez la case à cocher à côté et sélectionnez Ajouter.
Vous pouvez également créer de nouveaux contacts directement depuis le profil d'organisme :
- Ouvrez un organisme et faites défiler jusqu'à la section Contacts.
- Sélectionnez Créer un nouveau contact.
- Saisissez les informations de contact et Enregistrez.
Ajouter un contact à un organisme
Vous pouvez ajouter des contacts existants à un organisme depuis la section Contact du profil :
- Ouvrez un organisme et faites défiler jusqu'à la section Contacts.
- Sélectionnez Ajouter un contact.
- Localisez le contact, sélectionnez la case à cocher à côté et sélectionnez Ajouter.
Suivez le lien sur le nom du contact pour afficher le dossier de contact complet. La colonne la plus à droite dans la grille des contacts vous permet de Retirer le contact du profil d'organisme. Le contact existera toujours dans la vue Contacts s'il est retiré ici.