Dans différents scénarios, vous recevrez des propositions d'organismes qui font partie d'une institution plus grande, comme une organisation nationale avec des sections régionales ou une université avec plusieurs départements. Pour gérer ces situations efficacement, créez des profils d'organismes distincts pour chaque section ou filiale dans le système. Ainsi, vous pouvez suivre l'historique des propositions pour chaque entité spécifique et garantir des comptes fournisseurs distincts pour le traitement des paiements.
Il est conseillé de créer un organisme parent et d'ajouter toutes les sections/filiales en tant qu'enfants dans le système. Cela est utile pour deux raisons principales :
- Lorsqu'une nouvelle proposition est soumise avec un numéro d'identification fiscale partagé entre plusieurs profils d'organismes, le système la lie à l'organisme parent. Vous pouvez rapidement voir tous les organismes associés et vous assurer que le bon est assigné.
- Vous pouvez accéder à l'historique des propositions pour chaque organisme enfant individuellement, mais vous avez également la possibilité de consulter l'historique de tous les organismes enfants à partir du profil parent.
Pour créer une hiérarchie parent/enfant d'organismes, vous pouvez ajouter un parent à un organisme enfant ou ajouter un enfant à un organisme parent.
Ajouter un organisme parent
Pour lier un organisme parent à un profil :
- Créez un organisme ou identifiez un organisme existant qui sera le parent.
- Ouvrez le profil de l'organisme auquel vous souhaitez ajouter un parent.
- Accédez à la section Organisme parent et sélectionnez Modifier l'organisme parent.
- Localisez l'organisme, sélectionnez-le et Enregistrez pour lier le parent.
Ajouter un organisme enfant
Pour lier un ou plusieurs organismes enfants à un profil :
- Créez un organisme ou identifiez un organisme existant qui sera l'enfant.
- Ouvrez le profil de l'organisme auquel vous souhaitez ajouter un enfant.
- Accédez à la section Organismes enfants et sélectionnez Ajouter des organismes enfants.
- Localisez le ou les organismes, sélectionnez-en un ou plusieurs et Enregistrez pour lier les enfants.
Structure organisationnelle
Lorsque vous consultez l'onglet Organisme d'une proposition, vous pouvez rapidement identifier s'il s'agit de l'organisme parent si la section Structure organisationnelle indique un ou plusieurs enfants. Alternativement, il peut s'agir d'un organisme enfant si un Organisme parent y est lié.
Historique groupé de l'organisme
Lors de la consultation de l'historique des propositions du parent, vous avez la possibilité d'inclure les propositions soumises par tous les enfants liés :
- Ouvrez le profil parent.
- Sélectionnez Propositions sous le nom de l'organisme pour afficher l'historique.
- Activez la case à cocher Afficher l'historique des organismes enfants et sélectionnez Appliquer.
Les résultats des propositions affichés incluent celles soumises par le parent et tous les enfants.