Seeding des récompenses

Les récompenses sont des fonds de votre entreprise qui vont dans le compte de bienfaisance d’un utilisateur pour faire des dons à des organismes sans but lucratif admissibles. Vous pouvez distribuer des récompenses dans les comptes de bienfaisance de nombreux utilisateurs, dans plus d’une devise, à l’aide du processus de Seeding par lot. Le Seeding convient bien lorsque vous reconnaissez les employés pour leur participation à une campagne ou distribuez des fonds pour des activités d’équipe.

Le système valide les utilisateurs et les incidences budgétaires, puis ajoute les récompenses à leurs comptes de bienfaisance. Les récompenses issues du Seeding n’apparaissent pas dans votre rapport de don tant qu’elles n’ont pas été données, et elles n’affectent pas le solde annuel de récompenses de l’utilisateur.

Autorisations

Toute personne ayant le rôle d’utilisateur Awards Manager ou Budget Manager peut créer et gérer des lots de Seeding. Pour générer une liste dans Benevity Reporting, vous avez aussi besoin du rôle d’utilisateur Reports Manager. Pour générer une liste dans Reporting Studio, vous avez besoin d’un compte utilisateur Reporting Studio avec accès aux rapports Employee Engagement.

Créer un nouveau lot de Seeding

Pour créer un nouveau lot de Seeding :

1. Sélectionnez Manage dans le coin supérieur droit de l’écran.
2. Sélectionnez Company Giving dans la barre de navigation supérieure et choisissez Seeding.
3. Sélectionnez Create New Seeding pour commencer un nouveau lot.

Effectuez les étapes suivantes pour procéder au Seeding des comptes.

Ajouter les renseignements de base

Entrez les renseignements du lot :

• Batch description : un nom pour le lot de Seeding. Il remplit automatiquement l’Batch identifier unique (non modifiable).
• Expiry date (facultatif) : la date d’expiration des fonds.
• Expiry time (facultatif) : l’heure d’expiration des fonds.
• Expiry time zone (facultatif) : le fuseau horaire de l’heure d’expiration.
• Automated confirmation email : choisissez s’il faut aviser les utilisateurs par courriel lorsque des récompenses sont ajoutées. Vous pouvez revenir à un lot plus tard pour envoyer le courriel si vous traitez d’abord plusieurs lots.

Courriel de récompenses issues du Seeding pour aviser les utilisateurs

Ajouter des utilisateurs

Téléversez un fichier .csv, .xlsx ou .xls avec une seule colonne d’identifiants d’employés ou d’adresses courriel pour les comptes que vous souhaitez alimenter. Les fichiers .xls et .xlsx doivent être de la version 2007 ou ultérieure.

1. Préparez votre liste d’utilisateurs. Selon ce qui est disponible pour votre programme, vous pouvez :
   • Télécharger le modèle d’exemple de cette étape, supprimer les adresses courriel et identifiants d’employés d’exemple, et entrer une adresse courriel ou un identifiant d’employé par ligne. Utilisez le même type d’identifiant pour chaque ligne (tous des courriels ou tous des identifiants d’employés).

     Remarque : Les adresses courriel sont sensibles à la casse et doivent correspondre au courriel du profil de l’utilisateur (par exemple, USER1@BENEVITY.COM ou user2@benevity.com).

   • Générer une liste à partir de Benevity Reporting à l’aide du rapport stock User List. Supprimez toutes les colonnes sauf l’adresse courriel ou l’identifiant d’employé avant le téléversement.
   • Générer une liste à partir de Reporting Studio. Utilisez le Participation Explore pour créer et télécharger la liste.

     Remarque : User Email et Employee ID nécessitent un accès aux RPI dans Reporting Studio; sans cela, ces champs s’affichent comme [REDACTED].

2. Choisissez le type d’identifiant inclus dans le fichier.
3. Sélectionnez Add File ou glissez-déposez un fichier dans la zone de téléversement.
4. Sélectionnez Scan pour vérifier que les identifiants existent sur la plateforme, trouver les doublons et déterminer les devises des utilisateurs.
5. Examinez le résumé de validation. Les Warnings ne bloquent pas le Seeding. Les Errors exigent une action avant de continuer.

Si la validation trouve des problèmes, vous pouvez Download a Validation Report ou Upload a New File. Résolvez toutes les erreurs, puis sélectionnez Next. Les grandes listes d’utilisateurs peuvent prendre plus de temps à téléverser, valider et traiter.

Ajouter des montants

La devise de Seeding de chaque utilisateur dépend de son expérience localisée sur le site. C’est la devise dans laquelle il effectue des transactions. Par exemple, si votre liste d’utilisateurs comprend des utilisateurs de trois expériences localisées différentes, trois champs de devise apparaissent avec le nombre d’utilisateurs.

1. Entrez le Amount per user pour chaque devise détectée dans la liste d’utilisateurs. Vous pouvez entrer un montant par devise.
2. Sélectionnez Scan budgets après avoir entré les montants pour valider les budgets touchés.
3. Examinez le résumé de validation. Les Warnings ne bloquent pas le Seeding. Les Errors exigent une action avant de continuer.

La validation vérifie s’il y a suffisamment de budget pour le Seeding des récompenses. Les récompenses issues du Seeding peuvent toucher les budgets All ou Volunteering dans n’importe quelle devise, mais elles ne touchent jamais les budgets individuels des utilisateurs. Si deux budgets sont touchés dans la même devise, rappelez-vous que les utilisateurs ne reçoivent le Seeding qu’une seule fois. Apprenez-en davantage sur les budgets.

Vous pouvez :

• Download a Validation Report pour télécharger un rapport Excel des incidences budgétaires.
• Adjust Amounts pour réduire l’utilisation du budget.
• Augmenter les limites budgétaires pour éviter de dépasser un budget.

Résolvez toutes les erreurs et confirmez l’utilisation du budget, puis sélectionnez Next.

Réviser et soumettre

Examinez les détails et les incidences du lot de Seeding. Sélectionnez Download Seeding Report pour exporter les détails vers Excel.

Examinez attentivement les incidences avant de sélectionner Submit pour traiter le lot et créditer les comptes de bienfaisance des utilisateurs. Le processus de Seeding s’exécute en arrière-plan, afin que vous puissiez continuer à gérer votre programme. Plus tard, vous pouvez revenir au lot de Seeding terminé.

Gérer les lots de Seeding

Allez à Manage > Company Giving > Seeding pour ouvrir tous les lots de Seeding.

La liste affiche les lots et les détails suivants :

• Batch identifier : l’identifiant unique du lot. Référez-vous à cet identifiant si vous devez communiquer avec le soutien.
• Last modified date : la dernière date et heure de toute mise à jour du lot de Seeding.
• Last modified by : l’utilisateur qui a interagi en dernier avec le lot.
• Status : Draft, Processing, Action required, Complete.
• Actions : Edit, Delete, View.
  • Vous ne pouvez modifier ou supprimer qu’un lot Draft.

Continuer un lot en brouillon

Sélectionnez Edit à côté d’un brouillon de lot si vous voulez le poursuivre. Vous pouvez reprendre là où vous vous êtes arrêté et suivre les étapes décrites ci-dessus.

Si vous avez déjà validé la liste d’utilisateurs ou les budgets touchés, exécutez de nouveau la validation afin qu’elle soit à jour. Chaque validation est effectuée à partir de l’étape appropriée du processus, ou vous pouvez exécuter les deux validations à Review and Submit.

Réviser un lot soumis

Sélectionnez View à côté d’un lot soumis pour l’examiner. Il a un statut de Processing, Action required ou Complete :

• Un lot Processing est verrouillé et affiche la progression à mesure que les comptes de bienfaisance des utilisateurs reçoivent le Seeding. Vous êtes informé si des erreurs sont trouvées.
• Un lot Action required a été traité avec des problèmes. Sélectionnez Download Report pour examiner les problèmes et prendre des mesures.
• Un lot Complete a été traité sans problème.

Une fois le processus de Seeding terminé, vous pourriez avoir l’option Send Confirmation Email pour les utilisateurs si vous aviez précédemment choisi de ne pas le faire. Si vous envoyez la confirmation, un courriel est envoyé immédiatement pour informer les utilisateurs de leurs nouvelles récompenses.

Si un lot de Seeding a le statut Action required, vous pouvez le View et Mark as Complete si vous ne souhaitez pas prendre de mesures.

Notifications

Notifications d’administrateur

Si vous créez un lot de Seeding, vous recevez un courriel lorsque :

• La validation de la liste d’utilisateurs est terminée.
• La validation du budget est terminée.
• Le lot de Seeding est en cours de traitement.
• Le lot de Seeding est terminé sans erreurs.
• Le lot de Seeding est terminé et une action est requise.

Seul l’utilisateur administrateur qui soumet le lot de Seeding reçoit ces courriels. Vous ne pouvez pas vous désabonner de ces notifications système.

Problèmes de connexion

Vous pourriez être avisé de problèmes de connexion lorsque la page est inactive trop longtemps. Actualisez la page pour continuer.

Notifications aux utilisateurs

Une fois qu’un lot de Seeding est soumis, les utilisateurs reçoivent le Seeding immédiatement à mesure que la tâche progresse. Toutefois, un utilisateur pourrait ne pas recevoir de notification ni avoir un solde de récompenses mis à jour sur son tableau de bord immédiatement, même s’il a reçu le Seeding. Le moment et ce que les utilisateurs reçoivent dépendent de s’ils se sont déjà connectés et du paramètre de courriel du lot :

• Utilisateurs précédemment actifs : Pour les utilisateurs qui se sont déjà connectés, le solde et la bannière ne sont pas encore mis à jour. Ils doivent se reconnecter au moins deux heures après la tâche de Seeding pour que le solde et le message de bannière apparaissent.

• Nouveaux utilisateurs : Si un utilisateur ne s’est jamais connecté à Benevity Donate, la bannière de récompenses et le solde mis à jour du compte de bienfaisance apparaissent immédiatement, même s’ils se connectent dans les deux heures suivant le Seeding.

• Notifications par courriel : Si vous avez sélectionné les notifications par courriel pour le lot de Seeding, les utilisateurs reçoivent un courriel de confirmation lorsque des récompenses sont ajoutées à leur compte. Toutefois, la livraison peut être retardée selon le volume du système.
• Courriels de rappel d’expiration : Les utilisateurs reçoivent des courriels de rappel 10 jours avant et 24 heures avant l’expiration de leurs récompenses issues du Seeding.

Vérifier immédiatement si un utilisateur a bien reçu le Seeding

L’endroit le plus fiable pour confirmer qu’un utilisateur a reçu le Seeding est de sélectionner My Profile > Rewards. Cette section reflète le solde de récompenses mis à jour dès que l’utilisateur a reçu le Seeding. Si disponible, les utilisateurs peuvent utiliser immédiatement leurs récompenses issues du Seeding.

Tenir compte des délais de traitement des tâches de Seeding

Le temps nécessaire pour qu’une tâche de Seeding se termine dépend de la taille du lot et de la charge du système. Les grandes tâches, surtout celles qui concernent des dizaines ou des centaines de milliers d’utilisateurs, peuvent prendre plus de temps, particulièrement durant les périodes de pointe comme le Giving Tuesday. Ces événements à fort trafic peuvent augmenter le temps de traitement global et retarder les notifications.

Ressources connexes

Rapports stock de Benevity Reporting

• User List : générer des identifiants d’employés ou des adresses courriel pour le Seeding (Benevity Reporting).
• My Rewards Redemption by Identifier : mesurer l’utilisation des récompenses par identifiant de Seeding.
• Seeding Campaign : produire des rapports sur la participation et les retombées par groupe d’utilisateurs.
• Seeding Campaign Cause Report : produire des rapports sur les retombées pour les organismes sans but lucratif d’une campagne de Seeding.

Ressources Reporting Studio

• Générer une liste d’utilisateurs dans Reporting Studio : créer une liste à une colonne à partir du Participation Explore.
• Glossaire du Participation Explore de Reporting Studio : User Email, Employee ID et champs de filtre pour créer des listes de Seeding.
• Utiliser Reporting Studio efficacement : navigation, tableaux de bord standards et rapports en libre-service.

Cours de formation

Seeding Rewards (environ 5 minutes)