Utilisez le rapport sur les causes pour vérifier la progression de l’intégration de vos organismes sans but lucratif partenaires, puis communiquez avec eux en utilisant le bon message lorsque l’inscription est incomplète. Les partenaires ne peuvent recevoir les dons, les subventions et le soutien de bénévoles de votre programme qu’une fois inscrits sur le Portail des causes Benevity. Avant de rédiger votre message, confirmez le fonctionnement complet de l’inscription des organismes sans but lucratif, et trouvez la bonne ressource pour votre organisme sans but lucratif partenaire à chaque étape.
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d’utilisateur gestionnaire de rapports peut exécuter le rapport sur les causes et vérifier le statut d’un organisme sans but lucratif.
Comprendre les statuts d’inscription des organismes sans but lucratif
Pour vérifier la progression de l’intégration, ouvrez Rapports Benevity (Benevity Reporting) à partir de Manage, exécutez le rapport sur les causes, puis examinez Claimed Status, Verified Status et Payment Status.
| Ce que vous voyez dans le rapport sur les causes | Signification | Marche à suivre |
|---|---|---|
| Claimed Status indique que le profil n’est pas revendiqué | L’organisme sans but lucratif ne s’est pas inscrit sur le Portail des causes Benevity. Le profil affiche encore les renseignements de base provenant d’une liste gouvernementale. | Suivez les étapes de sollicitation ci-dessous et utilisez le modèle de courriel pour les organismes sans but lucratif dont le profil n’est pas revendiqué |
| Claimed Status indique que le profil est revendiqué, mais Verified Status n’est pas complété | L’organisme sans but lucratif a commencé son inscription (il a revendiqué le profil), mais n’a pas terminé la validation. | Suivez les étapes de sollicitation ci-dessous et utilisez le modèle de courriel pour les organismes sans but lucratif qui ont commencé leur inscription sans la terminer |
| Payment Status n’indique pas TEF (par exemple, chèque) | L’inscription et la validation sont peut-être terminées, mais les renseignements bancaires ne sont pas configurés pour le transfert électronique de fonds (TEF). | Aidez l’organisme sans but lucratif à configurer le transfert électronique de fonds |
| Le profil de l’organisme sans but lucratif est inactif | Le profil de l’organisme sans but lucratif n’est plus actif. | Vérifiez pourquoi l’organisme sans but lucratif est devenu inactif |
| Claimed Status, Verified Status et Payment Status indiquent que l’organisme sans but lucratif est entièrement intégré (profil revendiqué, vérifié et configuré pour le TEF) | L’organisme sans but lucratif est inscrit, validé et prêt à recevoir des fonds par voie électronique. | Transmettez les ressources de mobilisation destinées aux partenaires inscrits |
Inviter les organismes sans but lucratif partenaires à s’inscrire
Les organismes sans but lucratif ont parfois besoin d’un petit coup de pouce pour commencer ou terminer leur inscription. Un message direct de votre part fonctionne souvent mieux qu’un rappel générique de Benevity, parce qu’ils travaillent déjà avec votre entreprise.
Suivez ces étapes lorsque Claimed Status indique que le profil n’est pas revendiqué, ou lorsque le profil est revendiqué mais que Verified Status n’est pas complété :
- Confirmez les champs du rapport sur les causes de l’organisme sans but lucratif avant de communiquer avec lui, afin que votre message corresponde à sa situation.
- Communiquez directement avec l’organisme sans but lucratif. Utilisez les modèles de courriel ci-dessous comme point de départ, et envoyez le message à partir de votre propre compte.
- Transmettez une ressource d’inscription. Envoyez le guide d’inscription étape par étape du Centre d’aide Causes, ou le guide d’inscription imprimable, afin que l’organisme sans but lucratif puisse confirmer que toutes les étapes sont terminées :
Comprendre les délais d’inscription
Les examens initiaux des demandes ont généralement lieu dans un délai de 24 à 72 heures, comme décrit dans Inscription des organismes sans but lucratif. L’équipe de validation interne de Benevity examine ensuite la soumission. Pour éviter les retards, encouragez l’organisme sans but lucratif à soumettre une documentation complète et à répondre rapidement à toute demande de suivi.
Lorsqu’une autre personne a déjà inscrit le profil
Si un autre contact de l’organisme sans but lucratif y travaille toujours, demandez-lui d’ajouter la nouvelle personne comme sous-utilisateur. Ne partagez pas les identifiants de connexion.
Si le propriétaire a quitté l’organisme ou est impossible à joindre, l’organisme sans but lucratif peut souvent sélectionner Apply to Register dans le formulaire d’inscription. S’il reçoit le message « Ce compte est activement géré. Veuillez communiquer avec le propriétaire actuel ou avec le soutien. » (le propriétaire s’est connecté au cours des 90 derniers jours), il doit plutôt communiquer avec le propriétaire ou communiquer avec le soutien. Suivez le processus complet pour accéder à un compte inscrit.
Lorsque l’inscription affiche une erreur d’enregistrement
Si l’organisme sans but lucratif voit le message « Une erreur s’est produite lors de l’enregistrement de votre progression » (ou « lors de la mise à jour de votre emplacement »), dites-lui de communiquer avec le soutien immédiatement. Il ne doit pas essayer de contourner l’erreur.
Lorsque le pays d’un organisme sans but lucratif ne figure pas dans le formulaire d’inscription
Si un pays n’apparaît pas dans le formulaire d’inscription du Portail des causes Benevity, Benevity ne peut probablement pas effectuer de déboursements dans ce pays.
Utiliser des modèles de courriel pour la sollicitation d’inscription
Utilisez ces modèles pour communiquer avec un organisme sans but lucratif, selon les champs de son rapport sur les causes. Adaptez les champs entre crochets à votre style et à votre relation avec l’organisme sans but lucratif.
Pour les organismes sans but lucratif dont le profil n’est pas revendiqué
Objet : Votre organisation est invitée à s’inscrire à Benevity pour le programme de [nom de votre entreprise]
Bonjour [nom du contact de l’organisme],
Nous communiquons avec vous parce que nous utilisons Benevity pour propulser nos programmes de dons et de bénévolat, et nous voulons nous assurer que votre organisation pourra participer aux occasions à venir.
Pour cela, nous vous invitons à vous inscrire sur le Portail des causes Benevity. Il n’en coûte rien pour se joindre à Benevity : l’inscription est entièrement gratuite.
Une fois votre inscription terminée, votre organisation sera admissible à recevoir des dons de bienfaisance des employés de [nom de votre entreprise] partout dans le monde, tout en gagnant en visibilité auprès de l’ensemble des sympathisants de Benevity.
Pour commencer, nous vous recommandons de consulter le guide Comment inscrire votre organisme sans but lucratif sur le Portail des causes Benevity avant de commencer votre demande d’inscription au Portail des causes Benevity.
Chaque étape ne devrait prendre que quelques minutes si vous avez les bons renseignements en main. La réussite de votre demande dépend de la qualité et de l’exhaustivité des documents requis que vous fournissez pendant le processus de validation. Votre progression est enregistrée à la fin de chaque étape.
Remarque : Vous serez avisé par courriel si Benevity a besoin de renseignements supplémentaires. Nous vous encourageons à vérifier régulièrement votre dossier de courrier indésirable et à répondre rapidement, afin que votre demande continue d’avancer.
Vous serez également avisé par courriel lorsque votre demande aura été approuvée.
Une fois votre demande approuvée, vous devrez compléter votre profil du Portail des causes Benevity, y compris faire une demande de transfert électronique de fonds (TEF) pour être admissible à recevoir des fonds par l’entremise de Benevity.
Si vous rencontrez des difficultés à n’importe quelle étape du processus, veuillez communiquer directement avec le soutien aux organismes sans but lucratif de Benevity par l’entremise du Centre d’aide pour les organismes sans but lucratif.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre] | [Nom de votre entreprise]
[Vos coordonnées]
Pour les organismes sans but lucratif qui ont commencé leur inscription sans la terminer
Objet : Une dernière étape rapide pour terminer votre inscription à Benevity
Bonjour [nom du contact de l’organisme],
Je vous écris au nom de [nom de votre entreprise]. Il semble que [nom de l’organisation] ait commencé son inscription sur le Portail des causes Benevity, et nous voulions vous aider à franchir les dernières étapes.
Une fois votre inscription terminée, votre organisation sera admissible à recevoir des dons de bienfaisance des employés de [nom de votre entreprise] partout dans le monde, tout en gagnant en visibilité auprès de l’ensemble des sympathisants de Benevity. Il n’en coûte rien pour se joindre à Benevity : l’inscription est entièrement gratuite.
Pour compléter les étapes requises :
- Consultez la ressource Comment inscrire votre organisme sans but lucratif sur le Portail des causes Benevity
- Suivez ce lien pour terminer votre demande d’inscription au Portail des causes Benevity.
- Si vous avez déjà créé un compte, cliquez sur Causes Portal Login pour vous connecter.
- Si vous n’avez pas créé de compte, cliquez sur Register your Nonprofit.
- Remplissez le formulaire de demande. Si vous rencontrez une erreur ou ne parvenez pas à poursuivre dans le formulaire, veuillez communiquer sans tarder avec l’équipe du soutien aux organismes sans but lucratif de Benevity.
- Une fois votre inscription approuvée et votre accès au profil de votre cause obtenu, veuillez compléter votre profil et vous inscrire au transfert électronique de fonds (TEF) afin d’être admissible à recevoir des dons.
Le profil de votre organisation a-t-il déjà été inscrit par quelqu’un d’autre? Si cette personne fait toujours partie de votre organisation, veuillez communiquer directement avec elle : elle peut conserver la propriété du compte et ajouter des identifiants d’utilisateur supplémentaires pour donner accès à d’autres personnes. Sinon, vous pouvez demander à prendre en charge la propriété du compte par l’entremise du formulaire d’inscription.
Chaque étape du formulaire ne devrait prendre que quelques minutes si vous avez les bons renseignements en main. Votre progression sera enregistrée à la fin de chaque étape. Une fois votre demande soumise, vous serez avisé par courriel lorsqu’elle sera approuvée.
Si vous rencontrez des difficultés à n’importe quelle étape du processus, veuillez communiquer directement avec le soutien aux organismes sans but lucratif de Benevity par l’entremise du Centre d’aide pour les organismes sans but lucratif.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre] | [Nom de votre entreprise]
[Vos coordonnées]