Les administrateurs peuvent annuler les retenues sur la paie à venir et récurrentes d’un employé avant la clôture de la période de paie. Cette action est le plus souvent utilisée lorsqu’une personne quitte votre organisation, ou lorsque vous devez retirer tous ses dons sur la paie planifiés après avoir vérifié les dons sur la paie à venir et non traités.
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d’utilisateur gestionnaire de la paie peut supprimer les demandes de retenue des employés à partir de People.
Les employés peuvent également modifier, arrêter ou suspendre un don sur la paie à partir de My Profile.
Supprimer les demandes de retenue d’un employé
Utilisez cette action lorsque vous devez arrêter toutes les retenues sur la paie à venir et récurrentes d’un employé alors que la période de paie est encore ouverte. Exécutez l’action avant la clôture de la période afin que les retenues ne passent pas à l’étape du traitement.
Important : cette action :
- supprime toutes les demandes de retenue de l’employé sélectionné;
- ne vous permet pas de choisir un organisme sans but lucratif ou un montant de don en particulier;
- n’envoie aucun courriel d’annulation à l’employé;
- retire les demandes de retenue annulées de la section Upcoming Donations.
Remarque : les demandes de retenue irréversibles (par exemple, certaines avances de cartes-cadeaux) ne peuvent pas être supprimées et peuvent toujours apparaître sous Upcoming Donations après l’exécution de l’action par lot.
- Sélectionnez Manage dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez People dans la barre de navigation de l’administration.
- Trouvez l’employé et cochez la case à côté de son nom. Vous pouvez sélectionner plus d’un employé.
- Sélectionnez Delete Deduction Requests for user sous Batch Updates.
- Sélectionnez Confirm et attendez que la page finisse de se charger.
- Ouvrez le profil de l’employé, accédez à Giving > Upcoming Donations et vérifiez que les dons que vous souhaitiez retirer n’y figurent plus.
Remarque : si des dons sont déjà passés à Unprocessed Donations, la section « Gérer les dons dans Unprocessed Donations » plus loin dans cet article explique la marche à suivre.
Annuler uniquement certains dons
L’action par lot supprime toutes les demandes de l’employé. Vous pouvez communiquer avec le soutien si vous devez :
- annuler certains des dons à venir d’un employé tout en conservant les autres;
- annuler les dons d’un grand nombre d’employés.
Le soutien peut exécuter une importation d’annulation des engagements à venir (Cancel Upcoming Pledges) qui cible des organismes sans but lucratif ou des occasions de don précis.
Gérer les dons sur la paie des employés qui ont quitté l’organisation
Lorsque vous bloquez le compte d’un employé, la plateforme supprime ses demandes de retenue sur la paie actives et futures et met en pause ses demandes de retenue récurrentes restantes. Vous n’avez pas besoin d’exécuter Delete Deduction Requests for user uniquement parce que le compte a été bloqué.
Vérifiez tout de même les cas suivants :
- Période ouverte, compte toujours actif : si la personne a quitté l’organisation, mais que son compte n’est pas encore bloqué, utilisez Delete Deduction Requests for user. Cela arrête les retenues à venir avant la clôture de la période.
- Unprocessed Donations : le blocage d’un compte ne supprime pas les dons déjà présents dans Unprocessed Donations. Ces dons ne peuvent pas être modifiés à partir de Upcoming Donations.
- Fournisseur de paie : le blocage d’un compte n’annule pas toujours les instructions déjà envoyées à votre système de paie. Coordonnez-vous avec votre équipe de la paie afin que des retenues ne soient pas prélevées après le dernier jour de l’employé.
Pour confirmer ce qui reste après le départ d’un employé :
- Ouvrez People et trouvez l’employé. Utilisez le filtre Account Status si vous cherchez des comptes bloqués.
- Vérifiez Giving > Upcoming Donations.
- Vérifiez Donation History > Unprocessed Donations.
Gérer les dons dans Unprocessed Donations
Une fois la période de paie close, les dons passent à Unprocessed Donations dans Donation History. Ils y restent aux fins de suivi et de rapprochement, et ils ne peuvent plus être modifiés à partir de Upcoming Donations.
Si un employé qui a quitté l’organisation a des dons dans cette section :
- Travaillez avec votre équipe de la paie pour empêcher ou ajuster la retenue conformément à la politique de paie de votre entreprise.
- Demandez de l’aide pour le dossier du don en communiquant avec le soutien lorsque vous rapprochez les retenues sur la paie.