Selon que la période de paie est encore ouverte ou non, les dons sur la paie peuvent apparaître à deux endroits dans le profil d’un employé. Les dons de la section Upcoming Donations peuvent encore être modifiés, annulés, suspendus ou convertis de don unique en don récurrent, tandis que les dons passés à Unprocessed Donations dans l’onglet Donation History ne peuvent plus être modifiés. Une fois un don engagé, vous pouvez aussi vérifier la signification des statuts suivants à mesure qu’il progresse dans le cycle de déboursement.
Les administrateurs peuvent aussi annuler les dons sur la paie à venir pour les employés, notamment lorsqu’une personne quitte votre organisation.
Autorisations
Tous les employés peuvent accéder à leurs propres dons sur la paie à venir et non traités. Toute personne ayant le rôle d’utilisateur gestionnaire de comptes d’utilisateurs peut également accéder à ces sections dans le profil d’un autre employé.
Trouver les dons sur la paie à venir
Si la période de paie est encore ouverte, un don à venir apparaît dans la section Upcoming Donations du profil de l’employé. Il indique le montant du don ainsi que la date et l’heure de clôture de la période de paie. Ces dons restent en attente jusqu’à ce qu’ils soient soumis au traitement.
Pour accéder aux dons sur la paie à venir dans votre propre profil :
- Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez My Profile.
- Sélectionnez l’onglet Giving.
- Sélectionnez Upcoming Donations dans la barre de navigation latérale.
Remarque : les périodes de paie sont configurées par l’entreprise. Le traitement des dons a lieu après la clôture de chaque période.
Trouver les dons sur la paie non traités
Si la période de paie est close et que le don n’a pas encore été traité, il passe de Upcoming Donations à la section Unprocessed Donations de Donation History. Ces dons sont visibles quelle que soit l’année sélectionnée dans l’onglet Donation History, ce qui permet de conserver des dossiers complets pour les anciennes périodes de paie.
Pour accéder aux dons sur la paie non traités dans votre propre profil :
- Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez My Profile.
- Sélectionnez l’onglet Giving.
- Sélectionnez Donation History dans la barre de navigation latérale.
- Repérez Unprocessed Donations sous l’historique annuel.
Trouver les dons sur la paie dans le profil d’un autre employé
En tant que gestionnaire de comptes d’utilisateurs, vous pouvez accéder aux dons sur la paie à venir et non traités dans le profil d’un autre employé à partir de la zone d’administration.
Pour accéder aux dons sur la paie dans le profil d’un autre employé :
- Sélectionnez Manage dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez People dans la barre de navigation de l’administration.
- Trouvez le nom de l’employé et sélectionnez-le pour ouvrir son profil.
- Sélectionnez l’onglet Giving.
- Sélectionnez Upcoming Donations ou Donation History dans la barre de navigation latérale, selon la section dont vous avez besoin.
Comprendre les statuts des dons sur la paie
Après qu’un employé a configuré un don sur la paie, celui-ci passe par plusieurs statuts, de la retenue jusqu’au déboursement.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Upcoming | La période de paie est encore ouverte. Le don n’a pas encore été prélevé. L’employé peut encore le modifier, le suspendre ou l’annuler jusqu’à la clôture de la période. |
| Unprocessed | La période de paie est close. Le traitement de la paie est en cours et la retenue n’a pas encore été confirmée dans le fichier de confirmation. L’employé ne peut pas modifier, suspendre ou annuler le don à ce statut. |
| Initiated | La retenue a été confirmée et le don a été engagé. Il est entré dans le cycle de déboursement. |
| Initiated - Pending | Le regroupement a commencé. Le don est combiné aux autres dons destinés au même organisme sans but lucratif, en préparation du déboursement. |
| In Progress | Regroupement final avant l’envoi des fonds. Les dons destinés au même organisme sans but lucratif, y compris ceux d’autres entreprises, sont combinés en un seul paiement. Cette étape a lieu plus tard dans le cycle de déboursement, plus près du moment où l’organisme sans but lucratif est payé. |
| Completed | Les fonds ont été déboursés à l’organisme sans but lucratif. |
La vitesse à laquelle un don franchit les statuts postérieurs à l’engagement dépend du calendrier de déboursement de votre organisation.
Si votre organisation ne prélève pas le don et qu’il n’apparaît pas dans le fichier de confirmation, il peut être retiré de l’onglet Donation History de l’employé après le rapprochement. Par ailleurs, un don sur la paie peut être annulé si l’organisme sans but lucratif n’est plus admissible ou devient inactif.
Ces statuts s’inscrivent dans le processus de don sur la paie plus large, du fichier de retenues jusqu’à la facturation.