Le don par retenue à la source permet aux employés de déduire des contributions directement de leur chèque de paie, de façon unique ou récurrente, sans avoir besoin d’une carte de crédit ou d’un compte PayPal. Il s’intègre à vos systèmes de paie existants et prend en charge les programmes dans 13 devises.
Les dons par retenue à la source éliminent plusieurs obstacles courants pour les employés :
- Aucune carte de crédit ni mode de paiement n’est requis au moment du don
- Les dons peuvent être aussi petits ou aussi grands que l’employé le souhaite
- Les dons récurrents sont déduits automatiquement à chaque cycle de paie
- La production des reçus fiscaux est gérée automatiquement
- Aucun frais de traitement de carte de crédit, ce qui permet à davantage de fonds d’atteindre les organismes sans but lucratif
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d’utilisateur gestionnaire de la paie peut gérer les dons par retenue à la source.
Parcourir le processus de paie
Le cycle de don par retenue à la source est un processus collaboratif entre vous et Benevity. Chaque période de paie suit la même séquence, depuis les engagements des employés jusqu’au déboursement aux organismes sans but lucratif.
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Communiquez la date limite aux employés afin qu’ils puissent soumettre leurs sélections de dons par retenue à la source à temps. À la date limite, Benevity fige les données de dons pour ce cycle de paie. Toute modification apportée par les employés après cette date est capturée dans le cycle de paie suivant.
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Téléchargez le fichier de retenues à partir du transfert de fichiers géré (MFT) le jour suivant la date limite. Benevity génère ce fichier contenant tous les montants de dons des employés demandés pour le cycle de paie.
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Importez le fichier de retenues dans votre système de paie interne (par exemple, Workday, ADP ou SAP) et traitez la paie comme à l’habitude, en intégrant les montants des dons comme retenues.
Remarque : Le fait que les retenues soient après impôt ou avant impôt dépend de votre région et de la configuration de votre programme. Cela est configuré avec votre système de paie au lancement, et non choisi à chaque cycle de paie.
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Traitez les retenues sur les chèques de paie des employés à la date de paie officielle. Votre organisation détient les fonds perçus jusqu’à ce que vous payiez la facture envoyée par Benevity (voir l’étape 7), moment auquel Benevity distribue les fonds aux organismes sans but lucratif sélectionnés.
Remarque : Benevity confirme les dons le jour suivant la date de paie, et non à la date de paie elle-même. Cela garantit que la date du don reflète avec exactitude le moment où l’argent change de mains, ce qui influe sur les calculs de jumelage, la production des reçus fiscaux et les prélèvements budgétaires. Il s’agit de la règle de la date d’intention : la date confirmée reflète le moment où les fonds sont confirmés, et non celui où l’employé a pris l’engagement.
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Générez et téléversez un fichier de réussite vers Benevity une fois la paie finalisée. Indiquez dans le fichier toute retenue non réussie. Par exemple, si un employé était en congé sans solde et n’avait pas suffisamment de gains pour couvrir un don, marquez ce don comme non réussi.
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Examinez le rapport de rapprochement de la paie après confirmation, que Benevity génère après avoir rapproché le fichier de réussite avec le fichier de retenues original. Benevity traite tout écart selon vos paramètres de rapprochement de la paie et confirme les dons une fois le rapprochement terminé. Pour plus de détails, consultez Rapprocher les retenues à la source.
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Examinez les montants totaux retenus dans le rapport de don mensuel et payez la facture envoyée par Benevity. Une fois le paiement effectué, Benevity distribue les fonds aux organismes sans but lucratif concernés.
Si vous souhaitez explorer la retenue à la source pour votre programme, communiquez avec le soutien ou apprenez-en davantage grâce à notre cours sur la paie.