Les calendriers de paie définissent les périodes de retenue et les dates de paie qui déterminent quand les contributions des employés sont traitées. En maintenant vos calendriers à jour, vous vous assurez que les fichiers de retenues sont générés à temps et que les dons des employés sont alignés sur votre calendrier de paie.
Permissions
Toute personne ayant le rôle d’utilisateur gestionnaire de la paie peut mettre à jour les calendriers de paie.
Préparation et soumission des calendriers de paie
Les mises à jour des calendriers de paie sont soumises à Benevity au moyen du classeur Payroll Schedule Workbook. Benevity se charge du téléversement et envoie une confirmation lorsque vos nouveaux calendriers sont actifs.
Remarque : Effectuez les mises à jour des calendriers quelques mois avant la fin de l’année civile afin de prévoir suffisamment de temps pour l’examen et la configuration avant l’entrée en vigueur de vos nouveaux calendriers.
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Téléchargez le classeur Payroll Schedule Workbook.
Conseil : Utilisez un nouveau classeur pour chaque calendrier distinct que votre organisation tient à jour (par exemple, un pour le bihebdomadaire et un pour le mensuel). Enregistrez et soumettez chacun dans un fichier distinct afin de garder les calendriers organisés et faciles à traiter.
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Remplissez le classeur avec les dates précises de chaque période de paie. Avant de le remplir, examinez vos dernières périodes de paie de l’année en cours pour vous assurer que le nouveau calendrier prend exactement le relais là où l’ancien s’est arrêté. Incluez les détails suivants pour chaque période :
- Payroll Schedule Name : Utilisez une convention de nommage claire, comme Company_USA_Bi-Weekly_YYYY.
- Donation Cut-Off Date (crucial) : La date limite, fixée à un jour avant que votre équipe de paie ait besoin du fichier de retenues. Par exemple, si le fichier est requis le 15 janvier 2026, réglez la Donation Cut-Off Date au 14 janvier 2026. Le fichier sera prêt à être téléchargé le matin du 15 janvier.
- Client Pay Date : La date réelle à laquelle les employés reçoivent leur chèque de paie.
- Client Pay Start and End Dates : Les dates de votre période de paie interne. L’inclusion de ces dates aide Benevity à confirmer que le nouveau calendrier s’aligne sur vos systèmes internes.
Vérifiez que toutes les dates suivent le format AAAA-MM-JJ et s’alignent sur le calendrier de paie interne de votre organisation. L’exactitude à cette étape évite les retards de traitement et garantit que les contributions des employés sont retenues correctement.
Confirmez que tous les services qui soutiennent votre programme de paie, y compris les équipes TI et Finance qui gèrent les automatisations de transfert de fichiers, sont au courant des nouvelles dates. Vérifiez que vos systèmes sont configurés pour extraire le fichier de retenues le jour suivant la Donation Cut-Off Date indiquée dans vos nouveaux calendriers.
Enregistrez chaque fichier en utilisant le nom précis du calendrier (par exemple, Company_USA_Bi-Weekly_2026) et communiquez avec le soutien pour soumettre les calendriers remplis. Benevity se chargera du téléversement et enverra une confirmation lorsque vos nouveaux calendriers seront actifs.