Ce guide couvre le processus de bout en bout pour gérer vos comptes Reporting Studio, y compris comment demander l’accès, acheter des licences supplémentaires et gérer les comptes lorsqu’un membre de l’équipe part.
Demander des changements de licence utilisateur
Le signataire des changements de votre programme peut demander la configuration d’un nouvel utilisateur ou des changements de licence en communiquant avec le soutien. Le nombre et le type de licences inclus avec votre compte dépendent de votre forfait Benevity Platform et des produits que vous utilisez. Si vous n’êtes pas certain du forfait de votre organisation, demandez à votre équipe de compte ou communiquez avec le soutien, et nous pourrons confirmer.
Fournissez le nom de l’utilisateur, l’adresse courriel et l’accès précis requis (Employee Engagement, Grants, ou les deux), ainsi que le type de licence (Editor ou Viewer) et si l’utilisateur devrait avoir accès aux renseignements personnels identifiables (RPI). Une fois que notre équipe a traité la demande, le nouvel utilisateur reçoit un courriel d’activation automatisé de reporting-studio@benevity.com. Apprenez-en davantage sur l’activation du compte et la connexion.
Reporting Studio comprend deux niveaux de licence afin que vous puissiez équilibrer les besoins de votre équipe :
- Licence Editor : Accéder aux tableaux de bord standards, appliquer des filtres et télécharger ou planifier des rapports, plus créer et enregistrer vos propres Looks et tableaux de bord personnalisés. Les titulaires de licence Editor peuvent aussi demander des créations de rapports personnalisés.
- Licence Viewer : Accéder à la bibliothèque complète de tableaux de bord standards de Benevity pour filtrer, télécharger et planifier des rapports. Les Viewers peuvent aussi ouvrir tout Look ou tableau de bord personnalisé qu’un Editor de votre équipe a partagé avec eux via un board. Une licence Viewer n’inclut pas la création de vos propres Looks ou tableaux de bord personnalisés, ni la demande de créations de rapports personnalisés auprès de Benevity. Les tableaux de bord standards couvrent un large éventail de besoins de rapports courants; donc si vous avez une licence Viewer et une question précise sur vos données, communiquez avec le soutien et nous pourrons vous indiquer le bon tableau de bord et les bons filtres.
Remarque : Si votre équipe a besoin de plus de connexions que ce que votre forfait inclut, vous pouvez acheter des licences Editor ou Viewer supplémentaires à un tarif par utilisateur. Communiquez avec votre Account Executive pour discuter des options.
Comprendre les limites d’utilisateurs de Reporting Studio
Bien que nos outils hérités permettaient un plus grand nombre d’utilisateurs, Reporting Studio est conçu avec une philosophie « partager d’abord ». Limiter l’accès direct par connexion aide à :
- Protéger les données sensibles : En limitant l’accès par connexion à un groupe précis d’utilisateurs autorisés, vous réduisez le risque d’exposition accidentelle de renseignements personnels identifiables (RPI).
- Rationaliser les perspectives : La planification automatisée réduit le besoin pour chaque gestionnaire de se connecter. Au lieu de récupérer les données manuellement, ils reçoivent des perspectives organisées et à jour directement dans leur boîte de réception.
Soutenir les utilisateurs sans licence
Si un membre de l’équipe a besoin d’accéder à des rapports précis mais n’a pas de compte Reporting Studio, vous pouvez le soutenir à l’aide de la fonctionnalité de planification.
En tant qu’administrateur, vous pouvez préparer un rapport, appliquer des filtres précis (comme un filtre régional ou de service) et le planifier pour qu’il soit livré automatiquement à toute adresse courriel sous forme de fichier PDF, CSV ou XLSX.
Apprenez-en davantage sur la planification de la livraison d’un Look par courriel.
Retirer ou désactiver des utilisateurs
Si vous devez retirer la licence d’un utilisateur, par exemple lorsqu’un membre de l’équipe quitte votre organisation, suivez ces étapes pour faire en sorte qu’aucune donnée ne soit perdue :
- Mettre à jour le compte utilisateur : Un signataire des changements devrait communiquer avec le soutien pour désactiver l’accès de l’utilisateur qui part et réassigner la licence à un nouveau membre de l’équipe.
- Transférer la propriété des rapports : Le travail enregistré dans le My Folder d’un utilisateur est privé. Avant qu’un utilisateur parte, il devrait déplacer tout rapport essentiel vers le dossier d’un nouvel utilisateur.
- Boards : Partagez un board pour la collaboration afin que, même si un propriétaire de rapport n’est pas disponible, le reste de l’équipe puisse ouvrir la collection organisée de perspectives. Apprenez-en davantage sur la création et le partage de boards.