Ce guide couvre le processus complet de gestion de vos comptes Reporting Studio, notamment comment demander un accès, acheter des licences supplémentaires et les bonnes pratiques pour gérer les comptes lorsqu'un membre de l'équipe quitte l'organisation.
Demander des modifications de licence utilisateur
Le signataire de changement de votre programme peut demander la création d'un nouvel utilisateur ou des modifications de licence en soumettant une demande d'aide via le B-Hive. Par défaut, chaque organisation cliente se voit attribuer un total de 5 licences d'éditeur à partager entre tous les administrateurs de programme.
Veuillez fournir le nom de l'utilisateur, son adresse courriel et l'accès spécifique requis (Employee Engagement, Grants ou les deux). Une fois que notre équipe a traité la demande, le nouvel utilisateur recevra un courriel d'activation automatisé de reporting-studio@benevity.com. En savoir plus sur l'activation du compte et la connexion.
Nous proposons deux niveaux de licence distincts pour vous aider à équilibrer les besoins de votre équipe :
- Licence d'éditeur (par défaut) : accès complet pour consulter les tableaux de bord standard, ainsi que la possibilité de créer, modifier et enregistrer des Looks et tableaux de bord personnalisés.
- Licence de lecteur (module complémentaire) : accès en lecture seule pour consulter et partager les tableaux de bord standard prédéfinis par courriel. Les lecteurs ne peuvent pas créer de rapports personnalisés.
Besoin de plus de 5 utilisateurs ? Si votre équipe nécessite plus de 5 connexions directes, des licences supplémentaires peuvent être achetées à un tarif par utilisateur. Veuillez communiquer avec votre directeur de compte pour en discuter davantage.
Pourquoi le nombre d'utilisateurs de Reporting Studio est-il limité ?
Bien que nos outils précédents permettaient un plus grand nombre d'utilisateurs, Reporting Studio est conçu selon une philosophie de « partage d'abord ». Limiter l'accès direct par connexion permet de :
- Protéger les données sensibles : en limitant l'accès par connexion à un groupe spécifique d'utilisateurs autorisés, vous réduisez le risque d'exposition accidentelle de renseignements personnels identifiables (RPI).
- Simplifier l'accès aux informations : la fonctionnalité de planification automatisée réduit le besoin pour chaque gestionnaire de se connecter. Au lieu de récupérer les données manuellement, ils reçoivent des informations organisées et à jour directement dans leur boîte de réception.
Soutenir les utilisateurs sans licence
Si un membre de l'équipe a besoin d'accéder à des rapports spécifiques mais n'a pas de compte Reporting Studio, vous pouvez le soutenir à l'aide de la fonctionnalité de planification.
En tant qu'administrateur, vous pouvez personnaliser un rapport, appliquer des filtres spécifiques (comme un filtre régional ou par département) et planifier sa livraison automatique à n'importe quelle adresse courriel sous forme de fichier PDF, CSV ou XLSX.
En savoir plus sur la planification de l'envoi d'un Look par courriel.
Supprimer ou désactiver des utilisateurs
Si vous devez supprimer la licence d'un utilisateur, par exemple lorsqu'un membre de l'équipe quitte votre organisation, suivez ces étapes pour vous assurer qu'aucune donnée n'est perdue :
- Mettre à jour le compte utilisateur : un signataire de changement doit soumettre une demande à CTS pour désactiver l'accès de l'utilisateur sortant et réattribuer la licence à un nouveau membre de l'équipe.
- Transférer la propriété des rapports : le travail enregistré dans le dossier « My Folder » d'un utilisateur est privé. Avant qu'un utilisateur quitte, il doit déplacer les rapports essentiels vers le dossier d'un nouvel utilisateur.
- Boards : nous recommandons fortement d'utiliser les Boards pour la collaboration. Partager un Board garantit que même si le propriétaire d'un rapport est indisponible, le reste de l'équipe peut consulter la collection organisée d'informations. En savoir plus sur la création et le partage de Boards.