Vous pouvez configurer jusqu'à quatre niveaux de budgets pour votre programme Grants Essential. Vous pouvez consulter les montants et l'utilisation de votre budget annuel pour suivre et comparer les dépenses actuelles et historiques de l'entreprise. Vous pouvez également modifier les budgets actuels et planifier les budgets futurs.
Pour apprendre les bases de la gestion des budgets, lisez cet article ou regardez la vidéo ci-dessous :
Consulter les données budgétaires
Pour accéder à vos données budgétaires, sélectionnez Outils > Budget.
Vous pouvez sélectionner une année dans le menu déroulant Budget pour pour consulter toutes les données budgétaires de cette année. Vous pouvez voir les paramètres et l'utilisation des budgets historiques, actuels et futurs, s'ils sont disponibles.
Le tableau budgétaire affiche les détails suivants :
- % du budget : La proportion du niveau parent allouée à un budget de sous-niveau.
- Budget non alloué : Montant du budget du niveau parent qui n'est alloué à aucun budget de sous-niveau.
- Budget total : Montant total alloué à un budget.
- Payé : Montant total des paiements avec le statut payé relevant de ce budget.
- Non traité : Montant total des paiements confirmés ayant le statut non traité ou en cours de traitement.
- Solde : Budget total – (payé + non traité).
- En attente d'approbation : Paiements qui n'ont pas encore été approuvés.
- Solde de travail : Budget total – (payé + non traité + en attente d'approbation).
Niveaux de budget
Les budgets peuvent être configurés selon une structure à quatre niveaux. Chaque niveau de budget est indiqué par une couleur :
- Total du budget annuel = Gris foncé
- Niveau 2 = Gris moyen
- Niveau 3 = Gris clair
- Niveau 4 = Blanc
Dans un niveau de budget, vous pouvez avoir un nombre illimité de budgets.
Modifier les données budgétaires
Budget annuel
Le Budget annuel représente le montant total du budget pour l'année sélectionnée, y compris les budgets de sous-niveaux individuels. Pour réviser le budget annuel total :
- Entrez le nouveau montant dans le champ Budget annuel
- Entrez un Commentaire de révision expliquant le changement à des fins d'audit.
- Sélectionnez Réviser à côté du champ Budget annuel pour confirmer le changement.
Le journal d'audit des révisions du budget annuel est affiché sous le champ de commentaire de révision. Les détails du journal d'audit comprennent :
- Numéro de révision
- Montant du budget révisé
- Date de révision
- Adresse courriel de l'utilisateur
- Commentaire de révision
Montant total du budget
Le montant total du budget alloué à un budget peut être mis à jour directement dans le tableau :
- Choisissez le budget que vous souhaitez mettre à jour.
- Entrez un nouveau montant dans la colonne Budget total.
- Sélectionnez Enregistrer au bas du bloc de budget de niveau 2.
Taux de change
Si vous gérez des budgets en plusieurs devises, vous devriez définir des taux de change de l'entreprise aux fins d'allocation budgétaire. Le total du budget annuel est toujours affiché dans votre devise par défaut; cependant, les autres niveaux de budget peuvent être configurés dans différentes devises.
Les taux suggérés (taux réels) sont fournis à côté de chaque champ de devise Définir le taux selon le taux de change quotidien. Entrez un taux et sélectionnez Réviser pour appliquer un nouveau taux. Il est important de maintenir ces taux à jour. Si aucun taux d'entreprise n'est défini, le taux de conversion est de 1:1.
Avec des taux définis, vous pouvez voir la conversion vers la devise par défaut pour tout budget qui n'est pas dans la devise par défaut. Notez que les taux de change définis par l'entreprise ne s'appliquent pas aux paiements ni aux montants des demandes.